Mindenki számára ismerős Titus római császár lassan 2000 éve, a Római Szenátus előtt elhangzott „Verba volant, scripta manent.” („A szó elszáll, az írás megmarad.”) mondata? Ezzel az idézettel akár vége is lehetne ennek a cikknek, hiszen minden fontos, az írásos szerződés megkötésére biztató elem benne van, cikkünkben mégis arra vállalkozunk, hogy sorra vesszük, hogy miért is kell írásban szerződnünk a könyvelőnkkel.
Mi a szerződés?
Definíciója szerint: „a szerződés a felek kölcsönös és egybehangzó jognyilatkozata, amelyből kötelezettség keletkezik a szolgáltatás teljesítésére és jogosultság a szolgáltatás követelésére.” Ebből következik, hogy a szerződő felek kölcsönösen vállalják azt, hogy egymással bizonyítható és felelősségteljes üzleti kapcsolatot alakítanak ki. A szerződés amellett, hogy megalapozza a közös együttműködést, különböző jogokkal és biztosítékokkal ruházza fel a szerződés szereplőit, ami mindkét felet védi. Fontos, hogy a szerződés aláírása előtt értelmezzük azt és az együttműködés minden olyan pontját belefogalmazzuk, amit a jövőbeni közös munka során fontosnak tartunk.
Hogy mik lehetnek ezek a pontok? Vegyük sorra őket.
A szerződésben foglalt feladatkörök
A szerződés egyik legfontosabb pontja az, hogy mit várhat el a könyvelő az ügyféltől és fordítva. A feladatkörök tisztázása során bármilyen olyan igényt belefoglalhatunk a megállapodása, ami a vállalkozásunk működéséhez szükséges, vagy – akár speciális módon is – de elvárunk a könyvelőtől. A szerződésben már az alapvető feladatokat és a hozzájuk tartozó határidőket is érdemes tisztázni: ilyenek a bérszámfejtési, adózási és különböző határidőkkel megtűzdelt leadási feladatok is, amikkel a hivatalos szervek felé tartozik a vállalkozásunk. Érdemes tudni, hogy a könyvelőnk csak akkor képes ezeket határidőre elkészíteni, ha időben megkapta tőlünk a hozzá szükséges adatokat, így a szerződés, és az abban rögzített határidők voltaképpen nem csak minket, de a könyvelőnket és legfőképpen a saját, üzleti folyamatainkat is védik azzal, hogy rákényszerítenek minket a pontosságra.
A könyvelőt sokszor összetévesztik a pénzügyessel, ezért gyakran előfordul, hogy olyan esetekben is a segítségét kérik, amiben egyáltalán nem kompetens. Ilyen lehet például hiteligénylés a vállalkozás számára, különböző támogatások ügyintézése, a könyveléshez egyáltalán nem fűződő pénzügyi adatokat tartalmazó formanyomtatványok beszerzése és kitöltése. Bár vannak olyan könyvelők, akik ezeken a területeken is segítenek, mégis fontos tudni, hogy ez alapvetően nem képezik a vállalkozást érintő könyvelési feladatainak részét. Ha a szolgáltatónk ezt is biztosítja, azt ne várjuk el az alapdíj, az alapszolgáltatás részeként.
A szerződés megírásakor ezért is lényeges figyelembe vennünk, pontosan mik azok a tevékenységek, melyekkel meg szeretnénk bízni a könyvelőt és ezeket tételesen soroljuk fel a dokumentumban. Ha később adódna olyan helyzet, hogy az írásos megállapodásban foglaltakon túli feladat megoldását kérjük tőle, feltehetőleg nyitott fülekre találhatunk, de ha mégsem vág a profiljába a feladat, vagy nincs hozzá elegendő kompetenciája, akkor ezt el kell tudnunk fogadni.
Jöjjön egy kis adok-kapok: az adatok
A szerződés második legfontosabb része az adatvagyon. Kezdő vállalkozásnál valószínűleg a könyvelőnkre és az általa javasolt szerződésre fogunk hagyatkozni az adatokkal kapcsolatban, meglévő vállalkozásként – jellemzően a könyvelőváltás során – pedig azokra az adatokra, amiket az előző könyvelőnktől kaptunk, illetve amiket a saját rendszereinkből tudunk megszerezni. Az adatvagyonra vonatkozó részben tehát azt fogjuk definiálni, hogy milyen adatokat adunk át a könyvelőnknek, azokat milyen formátumban készítjük elő, és a könyvelőnk az adatok feldolgozása után ezeket milyen formában tudja visszajuttatni hozzánk. Egy előző cikkünkben már kitértünk arra, hogy ugyanúgy vannak papíralapon és digitálisan dolgozó vállalkozások, ahogy könyvelők is. A szerződésben ezeket is tisztázzuk és lehetőség szerint konvergáljunk a digitális megoldások felé, még akkor is, ha eddig az analóg, papíralapú ügymenetben hittük vagy azt tartottuk a kényelmesebb megoldásnak.
A témával kapcsolatban továbbá fontos megemlíteni, hogy az adatvagyon (még maga a könyvelőprogramban található könyvelési állomány) sem teljeskörűen a könyvelő szellemi terméke, tehát jogosultak vagyunk ezen adatok elkérésére/megszerzésére. Az esetek nagy részében a megrendelő fogja az adatokat szolgáltatni a könyvelő felé, mégis előfordulhat, hogy nekünk lesz szükségünk a könyvelőnél rendelkezésre álló, immár összerendezett könyvelési információkra, amit a könyvelőnknek minden esetben kötelező lesz átadnia nekünk, ha kérjük – és van róla szerződésünk.
Adatvédelem
És ha már adatok, akkor térjünk ki adatvédelemre is. Ennek keretében a könyvelő felelősséget vállal azért, hogy a nála tárolt könyvelési és bérszámfejtési adataink nem jutnak illetéktelen harmadik fél kezére. Ez esetben viszont kivételt képeznek azok a szervek, akik felé jelentési kötelezettségeink vannak. A szerződéskötés során tehát térjünk ki az adatvédelemre és annak mélységeire is.
Az egyik ilyen definiálható rész maga a titoktartás, amiben lefektetjük, hogy a könyvelőnk milyen ránk vonatkozó adatokkal kapcsolatban köteles a lehető legkörültekintőbb lenni. A titoktartás során még azt is megtilthatjuk, hogy a könyvelőnk bárkinek elárulja, hogy a mi vállalkozásunkat könyveli. Noha ez az adat egyébként publikusan elérhető a céginformációink között, mégis előfordulhat, hogy a könyvelőnk egy versenytársnak is dolgozik és a kilétét az üzleti titoktartás miatt nem fedi fel. Ilyenkor célszerű nyilatkoztatni, vagy szerződésben előírni a tájékoztatási kötelezettséget. Előfordulhat, hogy nem zavar bennünket az, ha a konkurenciának is ugyanaz könyvel, ha megfelelően felkészült és hozzáértő, speciális ismereteket kívánó tevékenységünk van, de elvárható, hogy ilyenkor tudjunk a további szereplőkről.
Az adatvédelmi garanciáknak fontos része a szerződés, illetve, hogy a könyvelőnknek legyen GDPR szabályzata, amelyről kapunk is tájékoztatást. Győződjünk meg róla, hogy a szerződésben rögzítettekkel összhangban van-e adataink biztonsága, illetve az, hogy adatainkkal nem veszhetnek el és nem kerülnek illetéktelen kezekbe. Szintén egy korábbi cikkünkben írtunk arról, milyen veszélyekkel járhat, ha mögöttes alvállalkozói hálók igénybevételével nyújt valaki könyvelési szolgáltatást és adataink (bizonylataink, munkavállalóink adatai) általunk nem ismert személyek részére kézen-közön kerülnek továbbításra, vagy a szolgáltatónk infrastrukturálisan nincs megfelelően felkészülve.
Ha beüt a ménkű: a felelősség
Az egyik legfontosabb ok, amiért kötelező szerződést kötni: a felelősség. Míg a vállalkozók azért felelősek a könyvelési folyamatban, hogy rendre és időre átadják a szükséges adatokat a könyvelőnek, addig utóbbi azért felelős, hogy a kapott adatokat a törvényi előírásokat betartva dolgozza fel és juttassa tovább a megfelelő intézményekhez. Ha a könyvelőnek nem sikerül betartani a határidőt, vagy számítási hibát vét, még az is előfordulhat, hogy az adott szerv bírságot helyez kilátásba. Ilyen esetben (feltéve, ha mi minden szükséges adatot időben és pontosan átadtunk) a könyvelőt terheli a felelősség, de egy szerződés hiányában ezt meglehetősen nehéz a könyvelőre hárítani, esetlegesen a könyvelési díj visszatartásával lehet ilyenkor a helyzet tisztázása érdekében élni.
Ezért tehát a szerződésnek tartalmaznia kell, hogy a könyvelőnek milyen jellegű felelősségvállalása van felénk és milyen értékben. Minél jelentősebb értékű a megbízási szerződésünk, annál nagyobb felelősség terheli a könyvelőnket és annál nagyobb kárkifizetési korlátokban tudunk megállapodni, úgyhogy ha másért nem is, ezért mindenképpen érdemes leszerződnünk.
Sokakban felmerülhet ilyenkor a kérdés, hogy minek szerződni, ha a mai, digitális világban az e-mailekkel, telefonhívásokkal, sms-ekkel egyszerűen bizonyítható a vállalkozói-könyvelői kapcsolat? A válasz egyszerűbb, mint hinnénk: sok szerződés nélkül dolgozó könyvelő igyekszik a könyvelés adattovábbítással kapcsolatos részeiből kimaradni. Az ilyen esetek kezdődnek általában úgy, hogy „Meg tudná adni az ügyfélkapus felhasználónevét és jelszavát?” A belépési adataink könyvelőnek való megadása után a bevallásainkat a könyvelő a saját nevünk alatt teljesíti. Ebből számtalan probléma kerekedhet: nekünk küld a NAV elektronikus levelet (miközben mi az elektronikus tárhelyet használni sem tudjuk), illetve az esetleges hibás bevallásokról, adóellenőrzésekről is hozzánk érkeznek értesítések. Ha akár egy át nem vett üzenet miatt hátrány ér bennünket, vagy egy illetékes szerv bírságot szab ki, akkor abban az esetben hiába mutatunk a szerződés nélküli könyvelőnkre, az adatokat az informatikai rendszerek szerint nem Ő, hanem mi töltöttük fel.
Egy szerződéssel megbízott könyvelőnél ilyen nem fordulhat elő, vagy ha mégis, akkor is hivatkozhatunk a szerződésre és arra, hogy ezt a munkát a könyvelő végezte el és ő tartozik felelősséggel érte. Szerződés nélkül pedig csak a szerencsében, a szervek megértő és kedvező megítélésében és az esetlegesen hosszú éveken át tartó polgári peres eljárásokban bízhatunk, amit megspórolhattunk volna egy 1-2 órás szerződésírással.
Mennyi az annyi?
Amiről nem ejtettünk még szót az a megbízási díj, amit a szerződésnek is tartalmaznia kell. A megbízás lehet óradíjas vagy fix díjas, ez minden esetben a két szerződő fél megállapodásán alapul. Bár sokakban felmerülhet most a kérdés, hogy vajon mennyibe kerülhet egy havi megbízás, a legtöbb, amit válaszolni tudunk erre az az, hogy ez nagyon sok mindentől függ. Ráadásul az sem mindegy, hogy milyen elszámolási alapja lesz a szerződésnek.
A mikromenedzsment szemlélettel dolgozó könyvelők minden egyes munkafolyamatot és részfeladatot tételesen beáraznak és ezt a szerződésbe vagy annak mellékletébe foglalják. Az ilyen árazások bár átláthatóak és korrekten kalkulálhatóak, mégis nyomasztóak tudnak lenni, hiszen minden rugalmasságot és mozgásteret nélkülöznek.
Az óradíjas szerződések a nagyvállalati szegmensre jellemzőek és ehhez mérhető árakkal is kalkulálnak. Noha a megrendelő számára egy tökéletes világban ez lehet a legjobb alternatíva, a végszámla összege nagyban függ attól, hogy a könyvelő milyen hatékonyan és gyorsan dolgozik. Ehhez ráadásul tartoznia kell egy megelőlegezett bizalomnak is, ami során elhisszük, hogy a könyvelő tényleg csak annyit számol el felénk, amennyit a pénzügyi feladataink elvégzésével töltött.
A harmadik – és közkedvelt – lehetőség a havi fix díjazás, amit egy jól átgondolt előzetes felméréssel úgy lehet kialakítani, hogy az a könyvelő és a vállalkozás számára is előnyös legyen. A felmérés során tisztázni kell, hogy:
- mennyi a cég árbevétele, illetve eszközvagyona,
- nyereséges-e a működése,
- havonta hány tranzakciója van,
- mennyi a tranzakciók értéke,
- a tranzakciók mekkora hányada kerülhet automatikusan a könyvelésbe,
- hány munkavállalója van a vállalkozásnak,
- mennyire végez a vállalkozás speciális ismereteket igénylő tevékenységet,
- szükség van-e menedzsment riportra és egyéb rendszeres kimutatásokra,
- vannak-e olyan havi rendszerességű plusz feladatok, amik ugyan nem kapcsolódnak a könyveléshez, de pénzügyi feladat lévén a könyvelő elvállalja és elkészíti.
Ha ezeket definiáljuk és rögzítjük, akkor egy korrekt, fix díjazású szerződés állhat elő, ami továbbra sem fog gátat szabni az esetleges plusz igényeknek és feladatoknak – amikért értelemszerűen további díjazás illetheti meg a könyvelőt.
Mellékesen a mellékletekről
Most, hogy átbeszéltük a szerződés fontos elemeit, akár hátra is dőlhetnénk, de mielőtt ezt megtehetnénk még el kell látogatnunk a mellékletek világába is. A mellékletek olyan elemeket tartalmazhatnak, mint a:
- Pénzmosással kapcsolatos nyilatkozatok, ügyfélazonosítás,
- Tényleges tulajdonosi nyilatkozat a cég tulajdonosáról,
- Kiemelt közszereplői nyilatkozat,
- Ügyfél beazonosítás,
- Adatkezeléssel összefüggő GDPR nyilatkozat,
- Bérszámfejtéshez és a vállalkozás egyéb adataihoz kapcsolódó adatkezelési szabályzatok.
Ezeken túl pedig bármilyen olyan melléklet szóba jöhet még, amit fontosnak tartunk az ügymenetünk és a vállalkozásunk kapcsán. Előfordulhat, hogy az aláírandó, kitöltendő mellékletek terjedelmesebbek, mint maga a szerződés. Ha nem tudjuk, hogy mikre érdemes kitérni, akkor nyugodtan kérjük a meglévő vagy leendőnk könyvelőnk, vagy akár az ügyvédünk/jogászunk segítségét is.
Irány szerződni!
A cikk elolvasása után most már bizonyára azok is a kötelező szerződés pártjára állnak, akik eddig úgy gondolták, hogy a könyvelővel való együttműködés a kölcsönös bizalmon, empátián és rokonszenven túl nem igényel semmilyen írásos megállapodást. Szerencsére most már mindannyian tudjuk, hogy a szerződés milyen nagyfokú biztonságérzetet képes adni és megannyi félreértéstől és veszélytől képes megóvni minket és a vállalkozásunkat. Most már csak egy feladat van hátra: vegyük elő a jelenlegi szerződésünket és nézzük át. Ha nincs benne valamelyik a fent felsorolt pontok közül, akkor tisztázzuk magunkban annak szükségességét és ha kényelmesebbé és az üzletünket támogatóbbá válhat tőle a könyvelői szerződésünk, akkor nyugodtan kérjük a szerződés módosítását és írjuk bele.
Ha pedig könyvelőnk az van, de szerződésünk nincs vele, akkor máris van egy kiváló programajánlatunk a hétre.