A cégvezetők által tapasztalt fejfájást 10-ből 8 esetben a pénzügyi adminisztráció és a könyvelés okozza. A tünetei könnyen felismerhetőek: közelgő határidők előtti feszültség, adófizetéskor megjelenő tikkelések, a múltbéli, pénzügyi döntések gyakori megbánása és „A zuhanó repülőgépen nincsenek ateisták” mondás mentén haladó, ciklikusan megjelenő, egy tőlünk magasabb rendhez tartozó entitáshoz való fohászkodás. Az ilyen típusú fejfájások egyik legrosszabb tulajdonsága, hogy hatalmas küzdelmek árán orvosolhatóak, úgyhogy, ha szeretné elkerülni ezeket, mindenképpen a megelőzésre kell fektetni a hangsúlyt. Cikksorozatunk következő részében olyan megoldásokat és javaslatokat szedtünk össze, amik hosszútávon megelőzik a fejfájástól a magas vérnyomáson át az évzáráskor tapasztalható, átdolgozott hétvégéket is.
Az első hiba: ötletszerű cégalapítás
Az idejekorán történő vállalkozásindításhoz köthető fejfájás általában nyilalló, hirtelen jelentkező szokott lenni. Jellemzően azoknál a vezetőknél fordul elő, akik meggondolatlanul, még az üzleti modelljük kidolgozása előtt belevágnak a cégalapításba. Az elhamarkodott döntésekből adódó, váratlanul fellépő problémák később elhatalmasodhatnak és nem csak a vezetők, de a cég felett is átvehetik az irányítást. De hogyan néz ki ez a gyakorlatban? Hirte Lenke példáján keresztül megmutatjuk:
Hirte Lenkének egy átkoktélozott, unalmas estén grandiózus ötlete támadt: Mi lenne, ha natúrkozmetikumokat gyártana? Egy minimális piackutatás – és szükségszerűen kihagyott versenytárselemzés után – úgy döntött, hogy máris alapít egy kft.-t, ami az egyéni vállalkozás és a Bt. lekicsinylő mivoltát átugorva úgy robban be a cégközlönybe, mint az óradíjas könyvelő a multinacionális cégek archivált számla részlegébe. A könyvelővel való konzultációt tudatosan kihagyva a következő héten már be is jegyezteti a céget és elindítja a vállalkozást. A hetek telnek-múlnak és a natúrkozmetikumok piacába ásva magát Lenke egyre több olyan felismerést tesz, ami egyre messzebbre sodorja attól, hogy a megvalósítás útjára lépjen: rengeteg versenytárs, kiszámíthatatlan és hullámzó piac, minden erőforrást felemésztő marketingköltségek és a drogéria láncok nehezen megszerezhető polcai.
Lenke végül úgy dönt, hogy nem valósítja meg a natúrkozmetikumos elképzeléseit és mivel – hiedelme szerint – egy cég „nem kér enni”, ezért gyorsan más ötletek irányába fordul. Az első, hirtelen bekövetkező, nyilalló fejfájások akkor kezdődnek nála, amikor megindul a kötelező bankszámla megnyitásának hiányából fakadó cégbírósági eljárás és megérkezik a bírság. A következő hasító fájdalom akkor jelentkezik, amikor kiderül, hogy a heti, legalább 36 órás munkaviszony nem megléte miatt járulékokat kell fizetnie maga után. Mindez ráadásul a 4-5 hónappal a cégalapítás után derül ki, ami a váratlanul megjelent, kifejezetten vaskos számokat tartalmazó fizetési kötelezettség miatt gúzsba köti Lenke neuronjait.
Mivel a hátrahagyott cégben forgalom és bevétel sem keletkezett, ezért Lenke az adóbevallásokat sem készíti el, pedig, ha rendelkezne némi könyvelési ismerettel, akkor tudná, hogy ha 0-ás is az az adóbevallás, akkor is el kell készíteni és le kell adni. Az erről érkező, finomnak és kendőzöttnek egyáltalán nem nevezhető NAV-os megkeresések is azonnal, koponyatéri, hasító fájdalmakat okozhatnak, amit Lenkének – a nyakába szakadt, utólagos adminisztrációs feladatok mellett – el kell viselnie. Mindezt csak tetőzi a székhelyen ki nem rakott cégtábla miatti NAV eljárás, ami idővel az adószám megszüntetését és a cég kényszertörlését eredményezheti.
Az ilyen elhamarkodott döntésekből származó kínok megelőzhetőek lettek volna, ha Lenke a cégalapítás előtt az ügyvédjével és a könyvelőjével is egyeztet és kikéri a véleményüket a cég- és adózási formával kapcsolatban. Ha ezt a lépést megteszi, akkor induló vállalkozásként valószínűleg a KATA-s egyéni vállalkozói vállalkozási formát választja, amit különösebben megterhelő költségek nélkül tud üzemeltetni és egyszerű módon hátra hagyni, ha arra már nincs szüksége.
A második hiba: a nem megfelelő vállalkozási forma választása
A nem megfelelő vállalkozási formához kapcsolódó fájdalom hosszan elnyúló, már-már migrénszerű. Bármikor képes megjelenni és a nyugodt estéket és hétvégéket egy rémálommá „varázsolni”. Menő Benőnél minden azzal kezdődött, hogy annak ellenére, hogy Benő egy néhány főt alkalmazó üzleti tanácsadó céget üzemeltetett, pusztán azért választotta a Zrt.-t vállalkozási formaként, hogy a névjegykártyáján a vezérigazgató titulus szerepelhessen.
Ha Benő egyedül dolgozott volna, akkor KATA-s vállalkozóként a tételes adó megfizetése mellett tudta volna a leghatékonyabban kivenni a jövedelmét. Ha társas vállalkozásban tevékenykedik és alkalmazottai vannak, célszerűbb lett volna társas vállalkozónak lennie, ahol lehetősége van a jövedelmek átgondolt felosztására. Ha a cége növekedésnek indul és befektetők bevonására is alkalma nyílik, a tulajdonosi kör dinamikus változásával járó cégbírósági bejelentésre minden egyes részvényest érintő változás alkalmával már nem kötelezett részvénytársasági forma lett volna számára a legjobb választás. A meggondolatlan választás miatt viszont egy titulus csapdájába csalva magát rengeteg olyan dologgal, költséggel és fejfájással kellett megküzdenie, amit egy néhány órás, a könyvelőre szánt konzultációval meg tudott volna előzni.
A harmadik hiba: nem megfelelő könyvelőválasztás
A nem megfelelően kiválasztott könyvelő konstans migrént képes okozni, amihez kontrollálatlan dührohamok, általános elkeseredettség és kilátástalanság is társul. Ha tudatára ébredtünk annak, hogy a könyvelővel emberileg és szakmailag sem tudunk együttműködni, érdemes egy másikra bíznunk a cégünk és a lelkünk egyensúlyát. Az új kiválasztás előtt bizonyosodjunk meg arról, hogy:
- a könyvelő birtokában van-e annak a szaktudásnak, amire a cégünk speciális igényeiből adódóan szükségünk van
- képesek vagyunk-e hosszútávon együttműködni vele, közkedvelten megfogalmazva: működik-e vele a kémia
- a leendő könyvelőnk felelősséget vállal értünk és a legjobb szakmai és emberi szándékok mentén könyvelni miket
- ésszerűen, a mi és a saját érdekeit is szem előtt tartva árazza be magát
- figyel arra, hogy kellően felmérje a cégünket mielőtt elvállalná annak könyvelését, hiszen ebből máris kiderül, hogy mennyire alapos és felelősségtudó
- kész arra, hogy az előző könyvelőnk elhagyásából adódó problémákat (át nem adott adatok, a szekrényből kihulló csontvázak) is magára vállalja
- csapatjátékosként akar dolgozni és nem csak egy ügyfélként tekint ránk
- olvasta a könyvelőválasztás 7 pontja című cikkünket és azzal maximálisan egyetért
Az előző könyvelő okozta, migrénes tünetek könnyen elmulaszthatóak, ha az új könyvelővel rendszeresen, (a maximális gondolkodási kapacitásunkat szem előtt tartva) egyeztetünk. Ahhoz, hogy ezek az egyeztetések hatékonyabbak legyenek érdemes 1-2 kávét is elfogyasztani, és az egyeztetések után beálló konstans nyugalmat célszerű néhány, a relaxációt is elősegítő gyógynövény teakeverék lassú kortyolgatásával elmélyíteni.
A negyedik hiba: Nem megfelelően kialakított adminisztrációs folyamatok
A nem megfelelően kialakított adminisztrációs folyamatokból adódó fejfájást nagyon könnyű felismerni: folyamatosan jelen van, nyomást helyez nem csak a testre, de a lélekre is, depressziót okoz és – ragályosságának hála – nem csak a mi, de a könyvelőnk életét is megkeseríti. Kiváltó okai lehetnek az alábbiak:
- rendezetlen és/vagy a rendszerezést nélkülöző bejövő és kimenő számlák,
- magára hagyott és „elúszott” házipénztár,
- utólag pótolni kívánt költség számlák,
- be nem tartott könyvelési határidők,
- oda nem illő tételeket tartalmazó bankszámlakivonat,
- eltitkolt vagy elfelejtett könyvelési tételek,
- be nem vallott vagy faramuci számlázási és adminisztrációs „megoldások”,
- a NAV-tól lehívott online számlák könyvelő általi befogadására irányuló próbálkozások,
- a könyvelő hatáskörébe nem tartozó megbízások: pl. hitelfelvételben vagy lízingben való segítségnyújtás,
- etikátlan, a szakmaiságot nélkülöző megoldásokra és adómegkerülésre irányuló kérések.
Ezek azok a kiváltó okok, amiket mindenképpen és minél hamarabb orvosolni kell. Ha ez megtörtént, akkor – ha nem is könnyen -, de elérhetjük a „Ha a könyvelőm boldog, én is boldog vagyok” állapotot.
Az ötödik hiba: a nem megfelelő kommunikáció
Ahogy cikkünk előző fejezeteiben is jeleztük: a könyvelővel kialakított kapcsolat a munkára is rányomja a bélyegét, ezért nagyon fontos, hogy vállalkozásunk aktív és fontos tagjaként, egyfajta csapattársként tekintsünk rá. Ha ez nem tudjuk vagy akarjuk kivitelezni, akkor a kapkodásunkból adódó hirtelen bekövetkezett, a magas vérnyomás kísérőjeként megjelenő fejfájások fogják tizedelni a boldognak is megélhető perceinket és ebből az „áldásos” hatásból a könyvelőnk sem fog kimaradni.
A tünetek megszüntetése előtt mindenképpen érdemes egy revíziót tartani és megbizonyosodni arról, hogy nem csak mi, de a könyvelőnk is megtesz-e mindent azért, hogy ápolja a kapcsolatunkat. Ez könnyen kideríthető, ha megnézzük az oda-vissza kapcsolat minőségét:
- idejében tájékoztatják-e egymást a felek és nem ad-hoc módon, azonnal akarnak mindent;
- jelen van-e egy (akár szerződéskötést vagy üzleti döntést megelőző) általános, döntéselőkészítő konzultáció az ügymenetben;
- ügyfélként proaktívak vagyunk-e és nem várjuk, hogy a könyvelőnk noszogasson minket az anyagok leadásával kapcsolatban;
- ezt a proaktivitást tapasztaljuk-e a könyvelőnk oldaláról is és jelzi-e előre az esetleges buktatókat (amit legkönnyebben a konzultációink során képes felismerni, feltéve, ha rendszeresen konzultálunk vele);
- mindkét fél arra törekszik, hogy ügymenetileg és technológiailag is a közös nyelvet beszélje és olyan megoldásokat alkalmazzanak, ami, ha nem is gyorsítja, de legalább nem hátráltatja a folyamatokat
A fenti pontok mentén megtartott revíziók nagyban meg tudják változtatni egy akár rossz irányba is haladó ügyfél-könyvelő kapcsolat menetét és az előzetesen előforduló fejfájások könnyen egy boldog, már-már eufórikus érzésbe és munkakapcsolatba csaphatnak át. Ehhez elengedhetetlen a könyvelést végzőpartnerünkkel való, néha fájdalmasan őszinte kommunikáció, ahol mindenki nyíltan képes vállalni a másik felé az elvárásait és a gyengeségeit egyaránt.
Reméljük, hogy cikkünk megoldást nyújt az esetlegesen előforduló, nem kívánt tünetekkel kapcsolatban és megóvnak mindenkit a jövőben előforduló könyvelési fejfájásoktól is. Ha esetleg mégis van olyan pont, amit nem érintettünk, de az fejfájást okoz, a legjobb, amit tudunk tanácsolni az, hogy „Annak kockázataival és mellékhatásaival kapcsolatban olvassa el a kapcsolódó aktuális jogszabályokat, vagy kérdezze meg a pénzügyesét, könyvelőjét.”