Egy előző cikkünkben gondosan szemléztük, hogy mik azok a könyveléshez kapcsolódó évzáró feladatok, amik egy KKV-ra várnak. A mai cikkünkben azt vesszük szemügyre, hogyan zajlik az évzárásra való felkészülés a könyvelőirodánknál.
Az évzárási munka megkezdése előtt
Az első és legfontosabb, hogy évzárás előtt rendelkezésre álljon egy teljeskörűen könyvelt bizonylatokból eredő állapot. Itt a hangsúly a bizonylatokon van, hiszen mi, könyvelők dokumentum-alapon dolgozunk és nem „bemondásra”. Az, hogy minden bizonylatot megkapunk az év során vagy az év vége felé közeledve, nem rajtunk múlik, erről a könyvelt cég pénzügyesének vagy ügyvezetőjének kell gondoskodnia. A munkáját ezzel kapcsolatban annyiban tudjuk segíteni, hogy a rendelkezésre álló dokumentumok alapján elkészítjük az előzetes zárást, amiből az ügyféloldalon történő átnézés során kiderülhetnek az esetlegesen hiányzó tételek. A hiányzó számlákat és bizonylatokat a hiánypótlás során feldolgozzuk és – az ügyféllel közösen – reménykedünk abban, hogy semmilyen tétel nem maradt ki a már véglegesen elkészült zárásból.
Első pont: A mérlegleltár
Lényeges pont, hogy az évzárást mérlegleltárral kell alátámasztani. Ennek két része van: az egyik a klasszikus leltár, amikor valamilyen tételes mennyiségi felvétel útján végezzük a leltározást, azaz az ügyfél lebonyolít egy eszköz- és készletleltározást és az ezekről készült leltárakat a rendelkezésünkre bocsátja. Az ügyfélnek leltároznia kell a pénzkészletét is (melynek ki kell terjednie a házipénztárra is) és ezt a leltárt is meg kell osztania velünk.
A másik része az egyeztetéssel végzett leltározás. Ilyenkor visszaigazoltatjuk az ügyféllel a követeléseket és a kötelezettségeket, valamint összeegyeztetjük a nyilvántartásban szereplő összegeket azokkal az összegekkel, amik a „valóságban”, az alátámasztó dokumentumok alapján rendelkezésre állnak (pl. bankszámlaegyenleg a banki kivonat alapján). A követelések egyeztetése során megnézzük, hogy egyáltalán milyen követelésekről van szó, egy külső forrásból érkező információt egyeztetünk egy belső adattal. A kintlévőségeket egy, az ügyfeleink partnereivel is visszaigazoltatott tartozás lista alapján leltározzuk. Fontos megjegyezni, hogy ez nem egy bíróságon is hitelt érdemlő tartozáselismerő nyilatkozat, hanem pusztán egy informális, a könyvelés szempontjából információkkal szolgáló dokumentum. Erre nincs szükség amennyiben a következő év elejei bankkivonaton láthatóak a tartozások kiegyenlítései.
De miért is fontos ez? Volt már rá példa, hogy az ügyfél egy 10 millió forintos követeléssel állt elő az egyik partnerével szemben, aki email-fordultával leigazolta, hogy a tartozást már kiegyenlítette. Később pedig kiderült, hogy az ügyfél időközben nyitott egy új bankszámlát külföldön, csak elfelejtett róla szólni, a kintlévőséget a partner pedig természetesen erre a számlára utalta. Noha a kintlévőség egyeztetésének egyetlen célja, hogy az egyenlegeket megerősítse, mégis gyakran előfordul, hogy különböző csontvázakat is magával sodor, amit együttesen, az ügyfél lehetőségeihez, a szaktudásunkhoz és a jogi iránymutatásokhoz mérten kell megoldanunk. A rendezetlen kimenő számlákon túl olyan egyeztetnivaló követelések is lehetnek még a cégben, mint az adótúlfizetés, munkavállalói kölcsönök és még számos, a cég tevékenységétől és az ügymenettől függő tétel, amiket szintén ellenőriznünk és adminisztrálnunk kell.
Második pont: A banki egyenlegek ellenőrzése
A banki egyenlegeket alapvetően a bankszámlakivonatokkal támasztjuk alá. Ehhez a tárgyévi utolsó, és következő évi első bankkivonat kell és előfeltétele, hogy a tárgyévi záró egyenleg és következő évi nyitó egyenleg megegyezzen. Fontos, hogy az utolsó kivonatot akkor kapjuk meg, amikor már bizonyos, hogy nem történik semmilyen tranzakció az érintett bankszámlán. Ellenkező esetben a nyilvántartásunk szerinti záró egyenleg nem lesz azonos a nyitó egyenleggel. Ezen probléma kiküszöbölése miatt szükséges a következő évi első banki kivonat is. Bizonyos esetekben célszerű az év végi egyenleget a számlavezető banktól bekért egyenlegközlő levéllel is megerősíttetni, főleg, ha értékpapírjaink, rendelkezésre álló, de fel nem használt hitelkeretünk van.
Harmadik pont: Az elhatárolások
Az elhatárolásokat a hozzájuk kapcsolódó bizonylatok alapján ellenőrizzük és két típusát különböztetjük meg: aktív és passzív időbeli elhatárolás. Aktív elhatárolással eredményt növelünk. Ilyen eset lehet például az, amikor egy decemberre vonatkozó bevételről csak januárban állítanak ki számlát. Az ilyen jellegű elhatároláshoz a szerződést és a következő évi számlát is hozzá kell csatolni, mert csak ezekkel alátámasztható az, hogy az bevételt miért nem a számlakiállítás évében számoljuk el. Tipikus esete az aktív elhatárolásnak, mikor valami befektetésünk van, amire kamat jár, de annak esedékessége a jövő évben van. Ilyenkor az időarányos kamat bevételként elhatárolandó. Költségek esetén, ha már a tárgyévben kifizettünk olyan tételeket, amelyek egy hosszabb időszakra vonatkoznak és ez átnyúlik a következő évre (biztosítás, előfizetési díj, esetleg bérleti díjak), ezekből is az időarányos, nem tárgyévi részt részt el kell határoljuk.
Lényeges látnunk, hogy az aktív időbeli elhatárolásokban az eredményünk javításának lehetősége rejlik, ezért is fontos a körültekintő könyvelési munka. Mindazonáltal megjegyezzük, hogy csak a biztos, szerződéssel, számlával alátámasztott tételeket lehet elhatárolásként érvényesíteni, „becslés”, vagy „ötlet” jellegű bevételösszegek elhatárolására – csak azért, hogy jobb eredményünk, „szebb számaink” legyenek – nincs lehetőség, az jogellenes, és a cégünkről a valós összképet torzítani fogja.
A passzív időbeli elhatárolás pont az aktív fordítottja: eredménycsökkentő hatású. Tipikusan olyan szerződéssel, számlával alátámasztott tételeket szükséges passzív időbeli elhatárolásként kimutatni, amelyek még a tárgyévre vonatkoznak, de a számla maga a következő évben, a mérleg elkészítéséig érkezik csak be. Tipikus eset a januárban érkező rezsiszámla, amelynek egy része még a korábbi évet érinti. Ezekben az esetekben a számlamásolatok lesznek azok, amik a mérlegben alá tudják támasztani a leltárt.
Negyedik pont: A kötelezettségek
Kötelezettségek lehetnek a NAV felé befizetendő adók, a beszállítók felé nyilvántartott számlatartozások, önkormányzati adóterhek, még ki nem fizetett nettó bér és minden olyan tétel, amivel az ügyfelünk tartozik valaki felé. A kintlévőségekhez hasonlóan a számlatartozásokat is fel kell vállalnia valakinek – jelen esetben az ügyfélnek – ezért ezt a fajta kötelezettséget is praktikusan egyenlegközlőn keresztül ismertetjük el.
A kötelezettség további, tipikus esete a kölcsöntartozás és a lízing, melynek meglétét és értékét szerződéssel, törlesztési értesítővel tudjuk alátámasztani. Az adókat érintő tételeket az adott szerv (NAV, önkormányzat) adófolyószámlájával, a nettó bér egyenlegét bérszámfejtéssel és a későbbi évi átutalás banki kivonatával tudjuk igazolni. Általános forgalmi adó esetében felmerülhet az, hogy vannak tárgyévben könyvelt, de következő évi ÁFA teljesítésű tételek is, ezekről külön analitikára van szükség, hiszen ezen tételek még sem a bevallásban, sem a folyószámlán nem szerepelnek.
Ötödik pont: Saját tőke
A saját tőkén belül a jegyzett tőke a cégbíróságon bejegyzett, cégkivonaton is szereplő, rendelkezésre bocsátott tőke. Erről rendelkeznünk kell a bejegyző végzéssel, vagy cégkivonattal, a szükséges alapítói határozattal, alapítói okirattal, valamint a befizetést, rendelkezésre bocsátást igazoló bizonylattal. Pénzben rendelkezése bocsátott jegyzett tőke esetén tipikusan banki kivonattal. Ha ennél komplikáltabb a helyzet, mert időközben tőkeemelések, tőkekivonás, apport, stb. is történt, akkor fontos, hogy ott is rendelkezzünk az összeget alátámasztó dokumentumokkal könyvelési oldalról is.
Tőketartalékkal többféle jogcímen is rendelkezhet egy vállalkozás, itt is lényeges, hogy az alapdokumentumot tegyük el az évzáró mérlegleltárba. Ha tőkeemeléshez kapcsolódik a tőketartalék, akkor alapítói határozattal, banki kivonattal, vagy a rendelkezésre bocsátás bizonylatával kell rendelkeznünk. Kapott támogatások esetén – amennyiben azt tőketartalékként kell kimutatnunk – szükséges a támogatási szerződés, a támogatás kifizetéséről szóló banki kivonat.
Lekötött tartalék esetén is egyeztetnünk kell, hogy az ilyen címen kimutatott összeget mi támasztja alá. Amennyiben társasági adóban fejlesztési tartalék címén csökkentettük adóalapunkat, eredménytartalékból lekötött tartalékot könyveltünk. Ez esetben az adóbevallás az alátámasztó dokumentum. A feloldás esetén pedig a tárgyi eszköz kartonokra lesz szükség.
Szintén eredménytartalékból kell lekötött tartalékba könyvelünk bizonyos immateriális jószágaink még le nem írt részét (alapítás-átszervezés, kísérleti fejlesztés), amelyek így egyúttal osztalékfizetési korlátok is. Ezt a tárgyi eszköz nyilvántartásunkkal összhangban kell megtennünk.
Tőketartalékból lekötött tartalék lesz egyebek mellett a tagi pótbefizetés, amelyet fő szabály szerint veszteségek pótlására bocsát meghatározott időre a társaság rendelkezésére a tulajdonosa, az alapító okirat rendelkezései alapján. Az ilyen ügyletet is az alapító okirat, a határozat, illetve a befizetés banki kivonata dokumentálja.
Rendelkezhet a vállalkozás értékelési tartalékkal. Amennyiben az eszközei piaci értéke jelentősen meghaladja a könyv szerinti értéket, megfelelően dokumentumált értékelés (jellemzően szakértői vélemény) alapján van lehetőség a felértékelésre. Ez esetben az eszközök között értékhelyesbítésként mutatjuk ki a különbözetet (ÉCS alapot nem képez), forrás oldalon pedig értékelési tartalékként, amely így javítja a saját tőkét. Fontos dolog, hogy amennyiben értékelési tartalékot alkalmaz a vállalkozás, a könyvvizsgálat mindig kötelező, függetlenül attól, hogy az alól a létszám, vagy árbevétel miatt egyébként mentesülne-e.
Az eredménytartalékot jellemzően az előző évi beszámolók alapján analitikusan vezetjük le, ha ezen belül valamilyen mozgás volt, annak a bizonylataival rendelkeznünk kell. Fő szabály szerint a tárgyévi eredménytartalék összege megegyezik az előző évi eredménytartalék és az adózott eredmény összegével. A tárgyévi eredménytartalékot csökkenti többek között, ha döntés volt osztalékfizetésről, vagy ha a cégünk pótbefizetést adott, netalántán tőkét emelt eredménytartalék terhére. Nőhet is az eredménytartalékunk, főként, ha év végén a korábban lekötött tartalékunk visszavezetésre kerül. Az évzárás során az ezekhez kapcsolódó dokumentumokat, alapítói határozatokat, banki kivonatokat is egyeztetnünk kell.
Ha azt látjuk a mérleg készítése során, hogy a vállalkozás saját tőkéje a vállalkozási forma számára előírt tőkeminimum alá csökkenne, esetleg negatív lenne, akkor a veszteség pontos számszerűsítése és annak okainak feltárása mellett az is a feladatunk, hogy a megfelelő tanácsokkal lássuk el az ügyfelet. A veszteség maga már jó, ha a tárgyévi működés során ismertté válik és nem az évzáráskor ér ez a meglepetés minket könyvelőket, illetve az ügyfelet. Ez esetben van ugyanis lehetőség a tőkeprobléma elkerülésére, megoldások kidolgozására.
Hatodik pont: Devizás tételek átértékelése
Ha minden tételünk könyvelve van, sor kerülhet a devizás tételek átértékelésére. Minden olyan bankszámlát, pénztárat, követelést, kötelezettséget, amely devizás be kell vonjunk ebbe a körbe. Az év végi egyenleg átértékeléseként kimutatott egyenleget az egyes tételeket érintően összesítve, összevont módon (vagy nyereségként, vagy veszteségként) kell könyvelni. Ehhez átértékelési nyilvántartással is kell rendelkeznünk.
Lényeges kérdés, amennyiben devizás tételeink vannak, már év közben is figyeljünk esetlegesen az árfolyam alakulására, a gyorsan növekvő euró árfolyam meglepetésszerű árfolyamnyereségeket, vagy éppen kellemetlen árfolyamveszteségeket tud okozni, ha csak év végén foglalkozunk vele.
Hetedik pont: Tárgyévi adókötelezettségek az elkészült eredmények fényében
Ha elkészültünk az eredményekkel, akkor jöhet a vállalkozások számára egyik legfájóbb pont: az eredményt terhelő év végi adók (iparűzési adó, az innovációs járulék és a társasági adó) kalkulálása. Ez akár egy külön cikket is megérne, de fontos, hogy mindig az ügyféllel egyeztetett módon kerüljön kiszámításra, hiszen az igényekről az ügyfél, a lehetőségekről a könyvelő tud nyilatkozni.
Nyolcadik pont: A beszámoló összeállítása
Ha a fenti hét pont teljesült, elkezdődhet a beszámoló elkészítése, ami felkészült ügyfél és könyvelő gondozásában akár már február végén is megtörténhet. A beszámoló ilyen esetben nem csak számok, eredmények és összegek halmazából, de iratok sokaságából is állhat. Ezeknek az iratoknak a könyvelési munka részének kell lenniük, pláne, hogy egy esetleges könyvvizsgálatra kötelezett ügyfél esetében mindezt a könyvvizsgáló rendelkezésére is kell bocsátanunk. Találkozhatunk olyan könyvelőkkel, akik a beszámolót pusztán a főkönyvi kivonat alapján készítik el - bízva abban hogy minden helyes, és teljeskörű - és bár ez a könyvelő és az ügyfél számára is egyszerűbb és költséghatékonyabb megoldásnak tűnik, mégis előfordulhat olyan eset, hogy ez az adminisztratíve laza hozzáállás a későbbiekben számos problémát szül.
Közös munka, közös cél
Most, hogy a cikk végére értünk látható, hogy nekünk, könyvelőknek is fel kell készülnünk az évzárásokra és nem csak a saját, szakmai munkánk és gondolataink menténk kell haladnunk, de az ügyfelet is segítenünk kell a zárás minél pontosabb és gyorsabb elkészülésében. Mindazonáltal az is látható, hogy az évzárási feladatokkal mennyi könyvelői külön feladat is van. Ahhoz, hogy ezt minél gördülékenyebben tudjuk megtenni, egész évben szemmel kell tartanunk a számlákat, pénzmozgásokat, szerződéseket és egyéb megbízásokat, hogy az ezekkel kapcsolatos problémákat még idejében fel tudjuk tárni és orvosolni. Ha ezek csak az év végi zárás során derülnek, akár megoldhatatlan pénzügyi problémát, adminisztratív vagy ügymenetbeni helyzeteket és gondokat is okozhatnak.
Ha úgy érzi, hogy a 2021-es év zárása mehetne flottabbul is, mint a korábbi évi, érdemes elolvasni az ügyfél és könyvelő kapcsolatáról szóló cikkünket, amiben a könnyebb kommunikációhoz, adminisztrációhoz és ezáltal a gördülékenyebb évzáráshoz adunk hasznos tanácsokat.