Milyen számlát állítsak ki? Gyakori számlázási dilemmák

Előlegszámla, díjbekérő, „sztornó számla” vagy „helyesbítő számla”. Csak néhány azon lehetőségek közül, amelyek a vállalkozók rendelkezésére állnak. A számlázások alkalmával gyakran előfordul, hogy a gazdasági ügylet nem egy hagyományos számlát, hanem valamilyen egyéb dokumentum kiállítását követeli meg. Következő posztunkban a leggyakrabban előforduló számlatípusokat vesszük sorra és különböztetjük meg, hogy egy kis fogódzkodót nyújtsunk a bizonytalan vállalkozóknak abban a kérdésben, hogy mikor, melyiket és milyen célra érdemes használni.

Díjbekérő vagy proforma számla

A díjbekérő (melyet a külföldről átvett „proforma” számla néven is ismerhetünk) valójában nem számla, hanem egy relatíve szabad formai keretekkel rendelkező bizonylat, mely kizárólag arra szolgál, hogy egy megrendelést követően a vevő a nyomtatvány/sablon birtokában könnyedén átutalhassa a termék vagy szolgáltatás ellenértékét az eladónak, aki értelemszerűen előre fizetést követel meg a termék/szolgáltatás szállítását/teljesítését megelőzően.

A díjbekérő ÁFA visszaigénylésre, vagy elszámolásra nem alkalmas, ezért jellemzően Áfa kódot és a teljesítés dátumát sem tartalmazza, csupán a végösszeget, valamint a kiállítás dátumát, a fizetési határidőt és a bizonylat sorszámát. 

A legtöbb számlázó programban megtalálható ez a nyomtatvány típus, így a gazdasági ügylet hatékonyabbá tehető, a kiállító fél számára csökkenthető a kintlévőségek mértéke, hiszen a díjbekérő megfizetéséig maga a megbízás sem teljesülhet. 

A magyar szabályozásban leginkább az előlegbekérő levél funkciójának feleltethető meg, a könyvelésben nem rögzítendő.

„Sztornó számla” vagy „helyesbítő számla”?

Az idézőjel alkalmazásának oka, hogy a két számlatípus összefoglaló, hivatalos megnevezése ’számlával egy tekintet alá eső okirat’. A két számlatípus megkülönböztetése sok számlakibocsátó számára okozott már fejtörést. A sztornó számla és a helyesbítő számla két különböző funkcióval bíró dokumentum, és a rájuk vonatkozó szabályozás is eltér. 

A helyesbítő számla az eredeti számlát nem teszi semmissé, vagy érvénytelenné, hanem azt kiegészíti, annak bizonyos hiányosságait vagy hibáit módosítja, vagy pótolja. 

Fontos, hogy kizárólag akkor lehet a számlát helyesbíteni, ha a számlázott ügylet a számla kibocsátója és a számla befogadója között ténylegesen megvalósult. 

Helyesbítő számlát például olyan esetekben lehet kiállítani, ha hiányosak a vevő vagy a kibocsátó adatai, ha a megjegyzésből kimaradt egy-egy fontos információ, ha nem jó a teljesítés dátuma, ha a teljesítés egysége nem megfelelő, vagy ha az összeg hibás és korrekcióra szorul. Ezeken kívül még számos olyan eset elképzelhető, amikor módosító számla kiállítása lehet a megfelelő megoldás. A helyesbítő számlán hivatkozni kell az eredeti (helyesbített) számla sorszámára.

A sztornó számla ezzel ellentétben törli a számlát, így az abban szereplő összes adatot is semmissé teszi.

Erre abba az esetben lehet például szükség, ha az ügylet nem valósult meg, vagy nem annak a félnek lett teljesítve, akinek a nevére a számla ki lett állítva, vagy például, ha az ügyletet nem a számla kibocsátója teljesítette stb.

Amennyiben a számla befogadója a hibás számlát még nem kapta meg, elegendő számára az új számlát megküldeni. Amennyiben a hibás számlát már birtokolja a címzett, akkor a sztornó számlát és az újonnan kiállított számlát is meg kell küldeni a részére.

„Előlegszámla” vagy végszámla

Az előlegszámla esetében az idézőjel alkalmazásának oka, hogy mint külön számlatípus nem létezik, az előlegről kiállított számláról van szó ez esetben. A díjbekérővel ellentétben szigorú számadású bizonylat, így kiállítása már adózási relevanciával is bír. Az előlegszámla teljesen azonos a rendes számlával formai és számviteli értelemben is, annyi különbséggel, hogy az előlegszámlán az eladó nem a végösszeget, hanem előleget számlázza ki abban az esetben, ha a teljesítés még nem történt meg.

Előlegszámlát az előleg beérkezésekor kell kiállítani, annak bizonylatolására. A számla teljesítésének dátuma megegyezik a pénzösszeg beérkezésének napjával, a kelte pedig legalább ez a nap, korábbi időpont logikailag kizárt.

Az előleg szó nem a fejlécben jelenik meg a számlán, hanem a tételsorban az adott tétel megnevezésénél, valamint a meggyjegyzés részben arra a tételre vonatkozóan, amelyre az előleget kifizették.

Az előleg fogalma kizárólag az Áfa tv. tárgyi hatálya alá tartozó (termékértékesítésnek, illetve szolgáltatásnyújtásnak minősülő) ügylethez kapcsolódóan értelmezett. Amennyiben a kifizető nem tart rá igényt, és nem adóalanytól, valamint nem jogi személytől származik az előleg összege, illetve, ha nem éri el a 900 000 Ft-ot, akkor nem kötelező előlegszámlát kiállítani az ügyletről.

A tényleges teljesítést követően már végszámlát szükséges kiállítani az ügyletről. A végszámla ilyenkor tartalmazza az ügylet teljes ellenértékét amellett, hogy hivatkozást nyújt az előlegszámlára vonatkozóan is. 

A vevő által a végszámla kiállítását követően fizetendő összeg értelemszerűen a teljes ellenérték és kapott előleg különbözete lesz. Amennyiben több különböző előlegszámla is készül egy adott vásárláshoz, a végszámlán az ellenérték mellett ezen előlegszámlák értékei külön tételként, negatív előjellel fognak szerepelni.

A végszámlán szereplő különbözet legkisebb összege nulla. Amennyiben negatívra jönne ki a végszámla összege (több volt a előleg, mint a teljesítés értéke), abban az esetben az előlegszámla helyesbítésének van helye.

Elektronikus számla vagy papír alapú számla

Az elektronikus számla (e-számla) és a papír alapú számla tartalmi és formai elemeit tekintve is 100%-ban megegyezik egymással, azzal a különbséggel, hogy míg az előbbi kizárólag elektronikus formában érvényes (tehát kinyomtatva nem) addig az utóbbi csak papír alapon, tehát kinyomtatva számít érvényes bizonylatnak. 

Az elektronikus számlának olyan előnyei lehetnek a papír alapú számlával szemben, hogy költség- és helytakarékosabb, és sok esetben egyszerűbb kezelést tesz lehetővé, mint a hagyományos számla. Az elektronikus számlákról bővebben egy korábbi posztunkban írtunk.

A fenti felsorolás mellett még számos kérdés és dilemma felmerülhet a számlatípusok megválasztásánál és azok szabályszerű kiállításánál. Ha Önnek ebben a kérdésben, vagy bármilyen más adózással kapcsolatos problémában lenne szüksége segítségre, a VRG szakértő csapatára bátran támaszkodhat. https://vrg.co.hu/