„Járt utat járatlanért el ne hagyj”, vajon minden esetben igaz a bölcselet? Bár az egészséges alapokon nyugvó, kölcsönösen előnyös könyvelői együttműködés valóban megőrzendő kincs, sokszor előfordul, hogy a kezdetben jónak tűnő munkaviszony valahol félresiklik, és a cégvezető többé már nem érzi úgy, hogy „jó helyen van”. Ha már megszületett a nehéz döntés, érdemes a könyvelőváltás folyamatát körültekintően végigvinni. A következő cikkünk ebben segít.
Honnan tudom, hogy váltanom kell?
A hatékonytalan vagy egyenesen mérgező könyvelői kapcsolatoknak megvannak a jól felismerhető jelei. Ilyen például az, ha a bizalom elvész, a könyvelés átláthatatlanná válik, a hatóságok a könyvelés minőségéhez köthető bírságokat szabnak ki, ha a könyvelő függésben tartja ügyfelét, ha a felelősségi körök nem tisztázottak, vagy akár, ha a könyvelő nem képes megfelelni a digitalizáció által diktált új technológiai elvárásoknak. Ezekről a fontos kérdésekről az előző blogposztunkban írtunk részletesen, ahol azt a 6 legtipikusabb helyzetet mutattuk be, amikor el kell gondolkozni a könyvelőváltáson.
Ha már nem érzi emberi oldalról kezelhetőnek a helyzetet, úgy érzi, hogy Ön a pénzéért nem kap kielégítő szolgáltatást, vagy a feltételeket nem gondolja tisztességesnek, vélhetően váltania érdemes.
Az év melyik szakaszában érdemes könyvelőt váltani?
Új könyvelőt általában akkor keres az ember, ha valamilyen problémája akadt az előzővel. A helyzet súlyossága persze megkövetelheti az azonnali váltást, de általánosságban elmondható, hogy az ideális időpont a könyvelőváltásra az év vége, vagy a következő év legeleje, hiszen ekkor a legkönnyebb az új könyvelőnek átvennie az ügyvitelt.
A váltás pontos mente így zajlik!
Amennyiben a legfontosabb lépésen, tehát a döntésen már túl vagyunk, első körben ki kell választanunk a jelenlegi könyvelőnk utódját.
Érdemes arra figyelni, hogy a választásunk ár-érték arányos legyen. Sokszor egy kisebb könyvelőirodánál is megtalálható az a szakmai tapasztalat, amely egy nagyobb szolgáltatónál, mégis az adott ügyfél lehet, hogy egy kisebb cégnél jobban megbecsült ügyfél lesz, mint egy nagyobb szolgáltatónál, ahol csak egy lesz a sok kisebb cég közül.
Mindazonáltal a nagyobb cégek általában kiforrottabb folyamatokat, megbízhatóbb kereteket, transzparensebb ügyvitelt és nagyobb szakmai tudásbázist nyújtanak, mint az egy-két fős irodák. (A könyvelő választás 7 pontját egy korábbi cikkünkben már bemutattuk bővebben)
Ha megvan az új partner, fel kell bontanunk a régi szerződésünket, az abban foglalt feltételeknek megfelelően. Itt ügyelni kell arra, hogy általában a szerződés meghatároz egy felmondási időt, amely alatt még a korábbi partner jogosult végezni a munkát, ezeket a számlákat pedig még ki kell majd neki fizetnünk.
A szerződés felbontása ugyan jellemzően írásbeliséget követel, és a felmondás érvényessége is ehhez kötött, azonban az együttműködés emberi oldala miatt a kapcsolat lezárását mindenképpen személyesen célszerű kezdeni. Mérlegeljünk, hogy egy elmérgesedett, rossz kapcsolatról van szó, vagy korrekt együttműködés várható el a korábbi szolgáltatótól. Előbbi esetben már célszerű a személyes egyeztetéshez is ügyvéd igénybevétele.
Kifizetetlen számlát lehetőleg ne hagyjunk, mert fizetési meghagyás lehet a vége, ha úgy érezzük, hogy nem jogos a követelés, érdemes mielőbb ügyvéd segítségét kérni. Ha jogilag is sikeresen zártunk a korábbi együttműködést, megköthetjük a szerződést az új könyvelővel.
A szerződéskötés előtt jól át kell beszélni az igényeket és lehetőségeket, a jogokat és kötelezettségeket mind a két oldalról.
Érdemes a cég valós igényeihez keresni partner, így adott esetben nem csak a könyvelést, de a bérszámfejtést és az adótanácsadást is egy kézben tudhatjuk új partnerünknél. Sok cég nyújt ilyen komplex szolgáltatást, ahogyan mi a VRG-nél is, ezzel könnyítve meg partnereink életét.
Végül, az új könyvelőnket meg kell bíznunk az adóhatóság előtti ügyekben való eljárással (eEGYKE meghatalmazás), és emellett érdemes létrehoznunk egy ügykezelői hozzáférést is számára a cégkapunkhoz. Azt a könyvelőt, aki a saját ügyvezetői ügyfélkapus hozzáférésünket kérné el, már a kiválasztási folyamat során célszerű kirostálni.
Ügyfélként igyekezzünk az átadás-átvételi folyamatot mi kezelni. A korábbi könyvelő nem az új könyvelőnek, hanem az ügyfélnek köteles az adatokat átadni, vele zárja a jogviszonyt. Amennyiben az ügyfél meghatalmazást ad az új könyvelőnek ezen folyamatok kezelésére, természetesen az új könyvelő kérheti az adatokat a régi könyvelőtől. Az átadás-átvételt célszerű dokumentálni is (jegyzőkönyv).
Fontos, hogy az átadás-átvételnek nem csak az aktuális legfrissebb adatokra kell kiterjednie, amiből az új szolgáltató „folytatja” a munkát, hanem mindenre kiterjed. A korábbi szolgáltató teljes szolgáltatási idejére vonatkozó összes adatot köteles átadni.
Amennyiben eltérően nem rendelkeztek a korábbi könyvelési szerződésben, legkésőbb a szerződés megszűnésének napján mindent, teljeskörűen köteles átadni a korábbi szolgáltató. Amennyiben pedig a szerződésben ez nem került rögzítésre, külön díjat ezért nem jogosult felszámítani.
Az átadás-átvételi folyamatnak nem része az átvett könyvelési adatok, bevallások szakszerűségének, szabályszerűségének felülvizsgálata. Azonban természetesen az ügyfélnek joga van a korábbi könyvelés felülvizsgáltatására, amennyiben pedig a korábbi könyvelő felelősségét érintő hiba, hiányosság merül fel a későbbiekben további eljárás tárgya lehet.
Mire kell figyelni az új szerződésnél?
Nagyon fontos, hogy az új szerződés teljeskörűen, tehát minden releváns területre kiterjedő módon tárgyalja az együttműködést. Szóbeli kiegészítés, informális megállapodás nem elfogadható.
A szerződésben tisztázni kell a felelősségi köröket, a könyvelő felelősségére is kitérve. Emellett a dokumentumnak tételesen tartalmaznia kell, hogy pontosan mit foglal magában a könyvelői szolgáltatás, valamint, hogy mi mennyibe kerül, miért lehet plusz költséget felszámolni (például évzárás, tanácsadás, bérszámfejtés, adóhatóság előtti képviselet stb.).
Érdemes ellenőrizni, hogy a könyvelő partner rendelkezik-e szakmai felelősségbiztosítással, amely hiba esetén fedezheti az esetleges költségeket (pl. jogi képviselet, NAV büntetés összege). A felelősségbiztosítási kötvényt a szerződés mellékleteként is kérhetjük csatolni.
Érdemes tisztázni ezek mellett a számviteli anyagok és egyéb dokumentumok kezelésének/tárolásának módját (elektronikusan, vagy papír alapon történik-e), a könyvelő utasíthatóságának kérdését, a könyvelővel való kommunikáció módját és limitációit, valamint az anyagok leadásának határidejét, logisztikai kérdéseit.
Fontos, hogy olyan partner válasszunk, aki saját cégkapuval, a hatóságok előtt hivatalosan képviseli a céget, és nyújt be dokumentumot.
Szerződéstervezetet esetleg már az ajánlattal együtt kérjünk be, így, ha abban furcsa feltételeket találnánk, már a kiválasztási folyamatban értékelhetjük. (Pl. láttunk már olyan könyvelési szerződést, ahol a könyvelő a könyvelésben lévő számszaki hibákból eredő károkért kizárta a felelősségét)A szerződések fontosságáról bővebben egy korábbi blogunkban itt olvashat, arról, hogy pontosan mit várhat el egy könyvelőtől pedig itt talál bővebb információkat.
Mikor kell ügyvédet bevonni?
Az ügyvéd bevonásából baj sosem lehet. Egyrészt lehet egyfajta mediációs szerepe, ha az előző könyvelővel jogvita alakulna ki, másrészt képet adhat számunkra arról, hogy pontosan milyen jogi lehetőségeink vannak, és milyen követelésekkel állhatunk elő a folyamat során (pl. mi a teendő, ha a partner bizonylatot tart vissza, és mik az opciók, ha egyéb anyagok nem kerülnek átadásra).
Ügyvédet ezen kívül akkor is érdemes lehet bevonni, amikor az új szerződést tárgyaljuk a következő könyvelővel. Itt elsősorban az lesz a feladata az ügyvédnek, hogy kontrollálja a szerződéskötést és felhívja a figyelmet az esetleges aránytalanságokra (pl. irreális felmondási feltételek, felelősségkorlátozás), vagy szerződésbeli hibákra, mielőtt az aláírásra kerülne.
Ha már benne van a folyamatban, de nem tudja, merre tovább!
Cégünk hatalmas szakmai tapasztalattal segíti leendő partnereit, akik - akár rossz tapasztalatok miatt, akár egyéb technikai okok folytán - könyvelőváltásra kényszerülnek. Csapatunk a könyvelési, számviteli feladatokon túl a bérszámfejtést és a komplex adótanácsadás mellett ügyvéd partnerével a jogi tanácsadást vállalja. Ha a fenti cikkel éppen aktuális helyzetben találkozott, forduljon hozzánk bizalommal további segítségért!
Kapcsolatfelvétel