5 súlyos hiba, amit a könyvelőd kiválasztásánál elkövethetsz

Cégvezetőként az időnk és energiánk szűkös erőforrás. Éppen ezért, amikor a könyvelő kiválasztásának feladatával kerülünk szembe, hajlamosak lehetünk a kisebb ellenállás felé menni és elkövetni bizonyos alapvető hibákat, amelyeknek az árát később kamatostul fizetjük meg. Hogy mik azok a hibás stratégiák, amelyeket mindenképp érdemes elkerülnünk a könyvelő kiválasztásánál, azt a következő blogposztunkban mutatjuk be, 5 pontban.

1. Szimpátia alapú döntés a szakmai érvek helyett

A személyes szimpátia általában jó irányadó az emberi kapcsolatok során, de nem feltétlenül helyes szempont a könyvelő kiválasztásánál. 

Egyes szociálpszichológiai kutatások szerint, aki bizonyos személyiségjegyei alapján szimpatikus vagy megnyerő, azt hajlamosak vagyunk kompetensebbnek, felkészültebbnek gondolni az élet egyéb területein is. Ez a holdudvar hatásnak nevezett jelenség a könyvelő kiválasztásánál jelentős tévútra vezethet minket. Éppen ezért fontos, hogy az érzelmi preferenciákon túlmutatóan is értékeljük az opciókat. 

Amikor cégvezetőként olyan könyvelőt keresünk, aki biztonságos hátteret jelent vállalatunk számára a számviteli és adózási kérdésekben, számos tényezőt figyelembe kell vennünk, ami független a személyes jellegű tulajdonságoktól és a jó kapcsolattól. A felszabadult és baráti hangulat egy fontos plusz lehet, de nem elégséges kritérium.

Ha azt érezzük, hogy a kiválasztott cég képviselője, vagy a leendő könyvelő maga rendkívül kedves, segítőkész, de szakmaiságát tekintve nem vagyunk meggyőződve a hátteréről, netán az inkompetenciáját egyéb (szakmai szempontból irreleváns) attitűdökkel palástolja, mindenképp keressünk tovább.

Honnan tudhatjuk, hogy valaki csupán kedves, de nem ért megfelelően a munkájához, vagy pedig valóban kompetens, és még mellé szimpatikus is?

A felvetett problémára egy jó megoldás lehet, ha megpróbálunk elvonatkoztatni a szubjektív tényezőktől, és inkább az objektív jellemzőkre koncentrálunk, úgymint a referenciák, a szakember képesítése, vagy a vele kapcsolatban elérhető független vélemények és ajánlások.

2. Az alacsony ár, mint döntő tényező

Mindenki ismeri a mondást: “olcsó húsnak híg a leve”. Bár ez nem minden esetben igaz, mégis, egy olyan fontos és nagy szakértelmet megkövetelő területen, mint a könyvelés és az adótanácsadás, egy igazán felkészült - ezáltal a cég számára biztos alapokat jelentő - partner nagy valószínűséggel nem a piacon elérhető legolcsóbb díjsávban kínálja a szolgáltatását.

Az ár önmagában persze még nem biztosíték a magas minőségre, hiszen nagyon magas díjak mellett is nyújthat egy könyvelőiroda hanyag vagy alacsony színvonalú szolgáltatást, de kiindulásnak jó lehet. 

Az árképzés egy faktor a sok közül, amit mindenképp figyelembe kell venni, de a túl olcsó, ugyanakkor magát kiváló szakembernek beállító könyvelő már megkongathat bizonyos vészjelzőket.

Érdemes inkább azt megvizsgálni, hogy az adott partner milyen árazási stratégiát használ, hogy vannak-e különböző modulok (pl. egy olcsóbb alapcsomag és egy drágább, prémium csomag) vagy nem differenciál az árazásában és a nyújtott szolgáltatások tekintetében. 

Minden apróság, ami arra utal, hogy az alacsony ár a hozzáértés hiányával magyarázható, gyanús lehet.

A vállalat mérete, az adózási kérdések komplexitása, az esetleges bonyolult számviteli kérdések vagy külföldi ügyletek mindenképp indokolhatják a drágább, de az adott specialitásokban felkészültebb partner kiválasztását.

3. Az „egyszemélyes hadsereg”, aki minden megold

Bár az egyszemélyes könyvelő partner kiválasztásának lehetnek bizonyos előnyei, például a személyes figyelem és a testre szabottabb szolgáltatások, a cég számviteli biztonsága szempontjából veszélyeket is tartogathat az ilyen megoldás. 

Az egyszemélyes könyvelők általában korlátozott kapacitással rendelkeznek és amikor az ügyfélkör növekszik, nem minden esetben biztosítják a megfelelő erőforrásokat a gyarapodó ügyteher kezelésére.

Egy másik rendkívül kellemetlen helyzet, amikor az egyszemélyes könyvelő váratlan betegsége vagy szabadsága esetén nincs helyettesítés, ami a bizonytalanság mellett konkrét problémákat is okozhat a szigorú határidők be nem tartása esetén.

4. Barát vagy ismerős megbízása könyvelőnek

Csábító lehet a cégünk ügyeit olyan könyvelőre bízni, akit már jól ismerünk, esetleg családtagunk, barátunk, vagy ismerősünk hozzátartozója. 

Ebben az esetben az összeszokási folyamatot megspóroljuk és a határokat, lehetőségeket is már nagyjából ismerjük az adott személy tekintetében, amivel energiát nyerhetünk rövid távon. Hosszú távon azonban már jelentkezhetnek az ebből fakadó problémák is.

Bár az ismerős vagy barát is lehet jó szakember, mégis, kizárólag e tényező alapján dönteni a jövőbeni könyvelőnkről nem szerencsés, mivel a már kialakult szimpátia vagy kötődés elfedhet olyan kulcsfontosságú szakmai szempontokat, amelyek a számviteli munka során elengedhetetlenek.

A cégvezetők - ha lehetőségük van rá - sokszor hajlamosak azért ismerőst megbízni ezzel a fontos feladattal, mert úgy gondolják, hogy a személyes kapcsolat miatt jobb szolgáltatást kapnak, illetve a szakmai bizalmi kérdéseket összekeverik a személyes jellegű bizalommal.

Azonban a könyvelés éppen olyan terület, ahol ez a fajta elfogultság káros lehet, hiszen egyrészt megnehezíti az objektív döntéshozatalt és ezáltal az üzleti érdekek maximális védelmét, másrészt a munkakapcsolat könnyen a barátság rovására is mehet.

5. Problémák garanciális elemekkel: a megbízottnál nincs regisztrált mérlegképes könyvelő alkalmazásban, illetve nincs megfelelő felelősségbiztosítás sem

Az utolsó szempont inkább technikai jellegű, és relatíve könnyen elkerülhető, mégis, főleg a kisebb cégek beleeshetnek abba a hibába, hogy olyan partnerhez fordulnak, akinek nincs meg a mérlegképes könyvelői képesítése a munkához, így azt jobb esetben kiszervezi alvállalkozói hálóhoz, rosszabb esetben - a képesítés hiányában - próbálja gyakorolni.

A potenciális könyvelőnk nem feltétlenül rendelkezik a megfelelő szakmai képzettséggel és tapasztalattal csak azért, mert hangzatosan vagy látványosan reklámozza magát és tevékenységét. Erről győződjünk is meg.

A mérlegképes könyvelői képesítés a megbízható és szakmai alapokon nyugvó könyvelői tevékenység biztosítékát jelentheti, és sok esetben szükséges is bizonyos számviteli feladatok elvégzéséhez.

Fontos megérteni, hogy a könyvelői munka jogszabályoknak való megfelelőséget biztosít, a könyvelő az üzleti titkainkról tud, ebben a tekintetben pedig hasonló pl. egy ügyvéd tevékenységéhez. Az ügyvédek esetében törvény írja elő a működés formáit, jellemzően egyéni ügyvédként, vagy ügyvédi iroda tagjaként, esetleg alkalmazottként végzik a tevékenységüket. Nincs lehetőségük az adott ügyek „alvállalkozói kiszervezésére”. A könyvelők esetében ilyen megkötések nincsenek, mégis a kezelt információk és a tevékenység jellege miatt indokolt elvárás, hogy cégünkkel vagy a könyvelőcég tulajdonosa-ügyvezetője, vagy a cég alkalmazott mérlegképes könyvelője foglalkozzon. Ha a könyvelőcég alvállalkozói háló működtetésével foglalkozik és csak értékesítői hálót tart fenn, jobb esetben saját cégén belül egy vagy több kapcsolattartót működtet, felelős munkát nem várhatunk el.

A felelősségvállalással kapcsolatos kérdéseket elsődlegesen a szerződésben kell rendezni. Az anyagi felelősségvállalás esetében természetszerű, ha azt a könyvelő a könyvelési díj mértékéhez, illetve a díj időben történő megfizetéséhez köti. Ezzel együtt azonban az is fontos, hogy győződjünk meg róla, milyen felelősségbiztosítás áll a könyvelő mögött. Ha cégünk mérete, annak adóteljesítménye alapján egy – akár vétlen – hiba jelentős adó, illetve többlet bírságteherrel jár, ne elégedjünk meg a könyvelő részéről egy alacsony összegű biztosítással. Egyúttal kérjük a biztosítási kötvény csatolását is a szerződésünkhöz. Újabb párhuzam az ügyvédséggel: az ügyvédek számára kötelező a felelősségbiztosítás, a könyvelők számára jogszabály ezt nem írja elő, mégis a tevékenység jellege ennek meglétét a piaci törvényszerűségek alapján elengedhetetlenné teszi.

Összegzés

A könyvelő kiválasztása olyan döntés, amely hosszú távú hatással lehet a vállalkozásunk és a személyes sikereink alakulására. Így ahelyett, hogy szimpátia vagy ár alapján választanánk, érdemes alaposan megfontolni az objektív és ellenőrizhető szempontokat, mint a szakmai tapasztalatot, a referenciákat, az ajánlásokat stb. 

Fontos, hogy ha lehetőségünk van rá, inkább egy csapatot bízzunk meg, ahol adott esetben van helyettesítés, utánpótlás, és hogy mindenképpen legyen alkalmazott, regisztrált mérlegképes könyvelő a megbízott partnernél, valamint megfelelő felelősségbiztosítás.

Amennyiben ezek a feltételek mind megvannak, még mindig hagyatkozhatunk az érzelmi preferenciáinkra, hiszen végső soron ez is egy alkotóeleme a sikeres együttműködésnek, de semmiképp nem az egyedüli alapja a választásnak.

Ha szeretnéd számviteli kötelességeidet és adóügyi kérdéseidet egy felkészült és profi csapat kezében tudni, tekintsd meg oldalunkat és szakmai referenciáinkat, és egyeztessünk egy személyes találkozót! Ha pedig hasonló témákban szeretnél olvasni, látogass el blogunkra!