Egy átlagos hazai kkv évente több száz kilogramm papír alapú iratanyagot állít elő, hogy aztán annak nagy részét még sok évig tárolja is. A XXI. század digitális forradalmában viszont egyre több tudatos cégvezető kötelezi el magát a papírmentes működés irányába, amivel nem csupán a környezetvédelmet támogatják, de a vállalati költségeket és az adminisztrációs terheket is csökkentik. A könyvelés területén is számos eszköz áll rendelkezésre, amelyek segíthetnek elindulni ezen az úton. A következő blogbejegyzésünkben ezekből gyűjtöttünk csokorba néhányat. Lássuk őket sorban!
1. E-számlázás
Az egyik legkézenfekvőbb terület egy cég papír alapú bürokráciájának csökkentésében, a számlázás kérdése, ezen belül is a digitális alapú, vagyis elektronikus számla, amelyet a legtöbb számlázó program lehetővé tesz a felhasználó számára.
Az általános forgalmi adóról szóló törvény értelmében az elektronikus számla egy olyan dokumentum, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be.
Tehát nem a papír alapú számla PDF verziójáról van szó, hiszen az e-számlát kizárólag elektronikus formában lehet hivatalos számviteli bizonylatnak tekinteni, nyomtatva nem.
Az e-számlák fejlécében éppen ezért jól láthatóan jelöli a szoftver, hogy ilyen számláról van szó. Ez az eszköz számos tekintetben támogatja a papírhasználat csökkentését, és általában a fenntarthatóbb működést a cégek, irodák számára.
Egyrészt költséghatékony, mivel nem igényel papírt, festéket, nyomtatót az előállítása, másrészt pedig nem kell bajlódni a „fizikai térben” való megőrzéssel hosszú évekig.
Ez a fajta digitális bizonylat elektronikusan megküldhető a könyvelő részére, nem kell elszállítani, vagy postázni sem, ami további papírt és költségeket takarít meg.
Mindemellett kényelmes, egyszerű és modern megoldás, hiszen a digitális kezelés gyorsabb és hatékonyabb, mint a papír alapú. Lássunk egy másik fontos eszközt, ami részben kiválthatja a nyomtatást.
2. Elektronikus aláírás
Az e-szignóval már néhány éve “ismerkednek” a cégvezetők, és kiváltképp a 2020-as világjárvány alatt - praktikus okokból - egyre népszerűbbé vált ez az intézmény, hiszen az érintésmentes megoldások ebben az időszakban kiemelt előnyre tettek szert számos területen, és ez alól a szerződések világa sem volt kivétel.
Az elektronikus aláírásnak köszönhetően papír és toll használata nélkül is lehet bizonyító erejű dokumentumokat létrehozni, akár mobiltelefon segítségével is.
Az eljárás ún. aszimmetrikus kulcsú kriptográfián alapul, és segítségével a jogszabályoknak 100%-ban megfelelő, hiteles aláírás hozható létre, személyes jelenlét nélkül.
Az e-szignó biztonságos, nem hamisítható, hiszen egy adott dokumentum teljes tartalmához köthető digitálisan. Az ügyintézés legváltozatosabb területein alkalmazható, így a cégeljárásban, fizetési meghagyásoknál, szerződéseknél, teljesítési igazolásoknál, hiteles banki kommunikáció során stb.
Magyarországon az e-szignót a 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló iránymutatásai szabályozzák.
A felsorolt előnyök mellett említhető, hogy az ilyen módon aláírt dokumentumokat a legtöbbször nem szükséges kinyomtatni sem, hanem digitális formában lehet őket küldeni, kezelni és tárolni, ami komoly lépést jelenthet a papírmentes iroda és könyvelés irányába.
Ehhez azonban nem spórolható meg egy fontos szempont, amely át is vezet minket a következő pontunkhoz!
3. Digitális adattárolás
A digitális adattárolás az információk elektronikus formában történő tárolását jelenti, amely eszközrendszer különösen fontos a papírmentes könyvelés szempontjából, mivel lehetővé teszi a dokumentumok gyors és egyszerű archiválását, keresését és megosztását.
A pusztán digitális formában előállított adatokat és dokumentumokat - bár nem robosztus irodai szekrényekben- de tárolni kell.
Ehhez a cégvezető választhat hagyományos merevlemezes technológiát (pl. SSD adattárolókat), de akár egy lépéssel még tovább is mehet, a felhő alapú (Cloud) tárolási szolgáltatások irányába.
Az ilyen formában történő iratanyag tárolás legfőbb előnye a helytakarékosság, hiszen a havi sok ezer oldal kinyomtatása helyett egyetlen kisméretű adattárolón őrizhető meg minden fontos irat, dokumentum és számviteli anyag.
Bár sokan úgy hiszik, a papír alapú tárolás biztonságosabb megoldás, a valóságban ez nem így van.
A papír rendkívül sérülékeny anyag, így egy nem várt beázás, tűzeset, betörés vagy akár csak egy irodai költözés is veszélybe sodorhatja az adatok megfelelő formában és épségben való, hosszútávú megtartását. A digitális térben (kiváltképp a felhő alapú biztonsági mentések korában) ezek a veszélyek akár 0-ra is csökkenthetők.
A magasabb adatadatbiztonság mellett a környezetvédelmi szempontok is érvényesülnek azáltal, hogy csökken a papírfelhasználás és a hozzá kapcsolódó erőforrások igénybevétele. Ezen kívül, a digitális formában tárolt adatoknak köszönhetően a könyvelési folyamatok automatizálhatók, így növelve a hatékonyságot és csökkentve az emberi hiba lehetőségét, ami hatalmas megnyugvást jelenthet a cégvezetőnek, a szigorú szabályokon nyugvó számvitel világában.
+1. A digitális könyvelést támogató partner
A papírmentes folyamatok rendkívül nagy lépést jelentenek egy fenntarthatóbb, rugalmasabb és biztonságosabb iratkezelés felé. A cégvezető összes erőfeszítése azonban mit sem ér, ha a másik oldalon nincs egy olyan partner, aki messzemenően támogatja ezeket a digitalizációs folyamatokat, sőt, aki segít kiaknázni a papírmentes könyvelésben rejlő lehetőségeket.
Egy a digitális megoldások tekintetében felkészült partner, amilyen a VRG csapata is, segíthet a már meglévő, papír alapú anyagok digitalizálásában vagy a jövőbeni digitális könyvelés alapjainak megteremtésében.
Integrált ügyviteli rendszerünknek köszönhetően a digitális bizonylatokat megfelelő formában és formátumban megküldve, azt egyszerűen és gyorsan, automatizmusokat kialakítva tudjuk könyvelni, kiiktatva a papírformát a bizonylatok tekintetében.
Ha Te is úgy gondolod, hogy a digitalizáció olyan előrelépés lehet, amely által céged versenyelőnyre tesz szert, keress minket, és tervezzük meg együtt, hogyan válhat a Te könyvelésed is papír függetlenebbé.