A könyvelő partner és a vállalat pénzügyes munkatársainak kapcsolata, hasonlóan egy házassághoz, akkor működik a legjobban, ha mindkét fél tudja és érti, mi a szerepe az együttműködésben, és mik a kölcsönös elvárások a másik féllel szemben. Amikor ez a közös munka nem megfelelő - főleg, ha ennek okai rejtve maradnak a vezető előtt - komoly károkat szenvedhet a cég. A megoldás kulcsa gyakran a könyvelő és a kontrolling csapat feladatainak jobb megértésében, és együttműködésének javításában rejlik, ahogy azt a következő cikkünkben bemutatjuk!
A vállalati siker egyik kulcsa az agilis és hatékony könyvelési rendszer, a másik pedig az átgondolt belső pénzügyi tervezés és ellenőrzés.
Szinte közhely, de a mai üzleti világban a folyamatok rendszeres felülvizsgálata nem csupán előny, hanem szükségszerűség is, ami alól a könyvelési és pénzügyi folyamatok sem jelentenek kivételt.
Ha ezek a jól definiált rendszerek nem állnak rendelkezésre, vagy nem működnek együtt, az legtöbbször a külső partnerek vagy a pénzügyes kollégák szakmai hiányosságát mutatja, vagy a menedzsment leterheltségét, rossz kommunikációs szokásokat, illetve a könyvelési szolgáltatás korlátait mutatja - amelyek felülvizsgálatra szorulnak.
De hol keressük a hibát, ha valami nem működik jól?
Ha azt érezzük, hogy valami nem stimmel a könyvelési szolgáltatás kapcsán, esetleg fel-fel bukkannak szakmai hiányosságok, érdemes megvizsgálni, hogy a külsős könyvelő munkája okozza-e a gondot, vagy a probléma a cégen belülről jön.
Ha mind a kettő önmagában problémamentesnek tűnik, érdemes azt is megnézni, hogy együtt hogyan funkcionál a két terület, vagyis, hogy összhangban van-e a könyvelés a cég belső pénzügyi és kontrollig folyamataival.
Fontos megjegyezni, hogy a több ponton sem kielégítő könyvelési szolgáltatás azonosítása esetén a megoldás egyszerűnek tűnik, ilyenkor ugyanis a váltás lehet az azonnali “jó” megoldás, erről itt írtunk bővebben.
Mindazonáltal van, hogy a problémákat a cég alkalmazottainak és külső szolgáltató partnerének jobb együttműködésével, intenzívebb kommunikációjával meg lehet oldani.
Először is nézzük meg röviden, hogy a könyvelés és a belsős kontrolling hogyan válik el egymástól, melyiknek mik a feladatai és felelősségi körei.
A könyvelő alapvető feladata a vállalat tranzakcióinak pontos rögzítése, a számviteli szabályoknak való megfelelés biztosítása, és a szükséges adóbevallások elkészítése.
A könyvelő, főleg, ha tanácsadást is végez, segítséget nyújthat ugyan új pénzügyi stratégiai nézőpontok megismerésében, és pénzügyi "best-practice" alkalmazásában, valamint az ezen a területen rejlő adózási kockázatok azonosításában, azonban nem helyettesítheti a belső pénzügyi tervezést és kontrollt, amihez már dedikált szakembert érdemes alkalmazni.
A pénzügyes csapat felelőssége is túlmutat a napi tranzakciókon, mivel ők biztosítják a vállalati pénzügyi stratégia tervezésének alapjait, az eredményesség értékelését, a költség- és teljesítmény kontrollt, valamint elősegítik a döntéshozatali folyamatokat is.
Éppen ezért szoros együttműködésre van szükség a belsős kontrolling és a könyvelés között, hogy a vállalat jogkövető módon növekedhessen, az esetleges hatósági bírságok elkerülése nélkül. Fontos ezen a ponton feltenni a kérdést, hogy ki miért felelős, és ki mit várhat el a másiktól?
A külső könyvelés és a belső kontrolling és pénzügyi osztály közötti együttműködés alapja a kölcsönös tisztelet, a szakmai bizalom és az átlátható kommunikáció. Mindkét terület szakértői együttesen képesek a vállalati folyamatok optimalizálására, a jogszabályi megfelelés biztosítására, és a pénzügyi stabilitás növelésére.
Az elvárások világos megfogalmazása és a rendszeres felülvizsgálatok biztosítják, hogy mindkét fél hozzájáruljon a vállalati célok eléréséhez. Lássuk néhány pontban, hogyan támogathatja ez a két terület egymást.
Kezdjük azzal, hogy mit várhat el a belső pénzügy/kontrolling a külső könyveléstől.
A belső döntéshozatali folyamatok egyik alapja a pontos és naprakész számviteli, valamint az adózással kapcsolatos adatok megléte. A könyvelőnek ezért biztosítania kell ezeket az információkat, hogy a cég szakemberei megfelelően tervezhessenek.
Fontos a feladatok pontos elhatárolása, hiszen a vállalat pénzügye valós időben dolgozik, a könyvelés pedig jellemzően utólagos tevékenység. A pénzügy szállítja az adatokat, ezeket megfelelően kézben tartva lehet minimalizálni az utólagos könyvelési anomáliákat, számlahiányokat, stb.
Szintén rendkívül fontos szempont a proaktív kommunikáció. Ez elsősorban azt jelenti, hogy a könyvelőnek időben jeleznie kell a potenciális problémákat és a számviteli, adóügyi, és egyéb releváns jogszabály-változásokat, amelyek befolyásolhatják a vállalat pénzügyi helyzetét vagy adókötelezettségét.
Végül, de nem utolsó sorban a szakmai támogatást és a tanácsadást kell megemlíteni, melynek keretei között a könyvelőknek, adótanácsadóknak szakértelmével és tapasztalatával is támogatnia kell a belső csapatot, különösen az adózási és számviteli kérdésekben.
A másik oldalnak is megvan a maga felelőssége a kielégítő együttműködésben, az egyértelmű kommunikáció és akadálymentes információáramlás pedig kulcs eleme ennek.
A belső pénzügyi kollégáknak világosan kommunikálniuk kell a könyveléssel kapcsolatos igényeket, és biztosítaniuk kell az összes szükséges dokumentumot, jelentést, adatot, ami a havi könyvelési munkához szükséges.
Egy másik fontos szempont a külső partnerhez való jóhiszemű és együttműködő hozzáállás. A problémák és kihívások megoldásában való együttműködés elemi érdeke mindkét félnek, hiszen a közös cél a vállalat pénzügyi stabilitásának és növekedésének elősegítése, ezért a külső partnert is éppen olyan csapattagnak érdemes kezelni, mint a szomszéd szobában ülő kollégákat.
Ez a szempont összekapcsolódik a harmadik fontos elvárással, ami a közös stratégiai perspektíva kialakítása lesz, melynek eléréséhez a belsős szakembereknek meg kell osztaniuk a vállalati célokat és terveket a könyveléssel, hogy azok támogatni tudják a vállalati stratégiát a pénzügyi tervezés és a reporting során.
A könyvelés és a kontrolling/pénzügy területének együttműködése elengedhetetlen a vállalat sikeres működéséhez, éppen ezért - főleg, ha korábban problémákat tapasztalt a cég bármely területen - első lépésként meg kell teremteni az egyensúlyt a két terület között.
Az együttműködés finomhangolása, a kölcsönös elvárások világos meghatározása, és a folyamatos kommunikáció elvezet majd a zökkenőmentes és sikeres kapcsolat kialakításához, ami által a cég egy egészségesebb és stabilabb pénzügyi alapokon növekedhet úgy, hogy adójogi kockázatokkal sem kell számolnia.