A könyvelői díjak hazánkban rendkívül széles skálán mozognak, így a néhány tízezer forintostól kezdve a több százezres (adott esetben még ennél is magasabb) szolgáltatási összegekig szinte bármibe belefuthatunk. A helyzetet nem teszi könnyebbé, hogy az árak nem minden esetben tükrözik a minőséget. Előző posztunkban mélyebben elemeztük, hogy mitől lesz egy könyvelői ár tisztességes, vagy tisztességtelen, a következő posztunkban pedig bővebb technikai áttekintést adunk arról, hogy milyen tényezők játszanak kulcsszerepet egy profi ajánlat megszületésénél, és milyen árazási stratégiák jellemzik a hazai piacot. Kezdjük néhány gyakori tévhit ledöntésével.
Tévhitek a könyvelői díjakkal kapcsolatban
Mielőtt elmerülnénk annak részleteiben, hogy mik alkotják egy tisztességesen elkészített könyvelési díj alapját, nézzünk meg néhány gyakori tévhitet az árazással kapcsolatban.
Sokan úgy gondolják, hogy a cégforma, vagy akár a cég mérete az elsődleges és meghatározó faktor a könyvelői díjak megállapításánál. Ez azonban (ebben a formában) nem igaz, bár sok szolgáltató lovagolja meg ezt az egyszerűnek tűnő kategorizálást az árképzési politikájában.
Amikor egy könyvelő weboldalán olyan felosztást látunk az „áraink” menü alatt, amely más-más árat szab meg pusztán a vállalkozási forma alapján, kezdhetünk gyanakodni, hogy nem a legprofibb árazási stratégiával állunk szemben.
Egyrészt a munka mennyisége pusztán ezen kategorizálás esetén csak vélelmezett, hiszen olyan eset is elképzelhető, amikor egy bt. rendkívül speciális területen tevékenykedik, és számtalan olyan feladatot ad a könyvelőnek, ami munkaórák és szakértelem tekintetében is meghaladja egy hagyományosan a nagyobb cégekre jellemző vállalkozási forma által okozott munkaterhet.
Másrészt az ilyen módon történő árazás meglehetősen korlátos, és kizárja annak lehetőségét, hogy az ügyfél egy a saját igényeire szabott árat, és ezáltal a saját igényeire szabott szolgáltatást kapjon. A „one-size-fits all” típusú árazás, még ha valamelyest differenciált is, nem mindig célravezető.
A másik gyakori és mára már elavult árazási forma, amit még mindig sokan jónak tartanak, az a bizonylatok száma alapján történő mennyiségi (sávos) árképzés.
Ebben az esetben például 0-10 bizonylatig X, míg 11-50 bizonylatig Y összeget kell fizetni, és így tovább.
Ezzel az árazással az a gond, hogy a mai korban, vagyis a digitális könyvelés korában már irrelevánssá válik a befogadott bizonylatok mennyisége a befektetett munka relációjában, mivel a feldolgozás nem a darabszámtól függ. De mi alapján érdemes akkor meghatározni az árat?
A legfontosabb szempontok a profi árazás során
Az első és egyik legfontosabb szempont, amit egy profi könyvelő figyelembe vesz, amikor az ajánlatot elkészíti, az a partner tevékenységi profilja.
Bár önmagában a tevékenységi körök figyelembevétele nem elégséges, mégis jó kiinduló pontot jelenthet annak megértésében, hogy milyen szakmai felkészültséget igényel majd a könyvelési munka.
Könnyű belátni például, hogy kizárólag a hazai piacon tevékenykedő bádogos vállalkozás esetén kevesebb munkaóra várható, mint egy a tőzsdén jelen lévő pénzügyi vállalkozásnál. Ez pedig összefügg a második fontos árképző kritériummal, ami a speciális adózási és számviteli ismeretek szükségessége lesz.
A könyvelő jól meghatározott adminisztrációs feladatokat lát el határidőre, ebben a kérdésben nem különbözik a két fent példaként hozott vállalkozás sem. De bizonyos területeken speciális adóügyi ismeretek is szükségesek lehetnek (például beruházók esetén ingatlanügyletekkel kapcsolatos ÁFA).
A harmadik és sokszor alulértékelt szempont, ami rendkívüli mértékben befolyásolja, hogy mekkora energiát kell fektetnie a könyvelőnek az ügyfelébe, az a számviteli folyamatok szervezettsége az ügyfél oldalán.
Itt olyan kérdések merülhetnek fel, mint hogy adott méretű cég esetén van-e pénzügyes kollégája, vagy akár külön pénzügyi osztálya a cégnek, van-e HR-es belsős csapat, vagy az ügyvezető visz mindent, különlegesebb szakági kompetenciák nélkül. Másik fontos kérdés, hogy hogyan történik a számlázás, és milyen módon adja át a könyvelési anyagot az ügyfél a szolgáltatónak. Digitálisan, időben, rendezetten, szortírozva, vagy össze-vissza, hiányosan és nem rendszerezve a bizonylatokat.
Ezek a kérdések a napi operatív munka során kritikussá válnak, ezért bizonyos dolgokat érdemes kikötni a szolgáltatói szerződésben is, a kellemetlenségek elkerülése végett (erről bővebben itt írunk).
A fenti kérdések azért is érdekesek, mert előfordulhat, hogy adott esetben nem lesz elég egyetlen könyvelő a munka elvégzéséhez, ami jelentősen növeli a befektetett költségeket.
Fontos szempont az ügyletek volumene is, amit az eredmény és eszközök dimenziójában érdemes vizsgálni. Nem mindegy például, hogy egy adott ügyletérték kevés, de nagy összegű bizonylatból, vagy nagyon sok kis összegűből adódik össze.
A következő fontos szempont a kiegészítő szolgáltatások kérdése. A könyvelői szolgáltatás ugyanis (sok téves elvárással ellentétben) nem azonos az adótanácsadással, ahogy a jogi vagy a pénzügyi konzultációval.
Ilyen típusú segítséget érdemes lehet nyújtani, hiszen ez a szolgáltatói portfólió minőségét növeli (egy helyen kapja meg az ügyfél mindazt, amire szüksége van), de ezek az extrák nem képezik az alap könyvelési munka részét, és általában külön díjon is árazzák őket, vagy ha tartalmazza is az alapcsomag, akkor várhatóan magasabb lesz a díj.
Az egyedi adatszolgáltatást igénylő (pl. tőzsde), vagy az idegen nyelvi kommunikációhoz kötött (nemzetközi vállalatok és ügyletek) feladatok szintén olyan, a szűk szakmai kompetenciáktól eltérő többlet tudást igényelnek, amiknek az árban is jelentkezniük kell.
Végül, de nem utolsó sorban a kommunikáció várható intenzitása és csatornái is meg kell, hogy jelenjenek az árban.
Általában elmondható, hogy a profi és egyben preferált érintkezési forma az e-mail, és ennek is az ésszerű mértékű használata. Egy könyvelőtől elvárható, hogy válaszoljon az e-mailre, de nem elvárható, hogy folyamatos chatelésben, azonnal adjon tanácsokat ügyfelének, aki minden apróságot meg óhajt kérdezni.
A telefonos érintkezés SOS esetekben lehet kívánatos, de mivel nem követhető, és nem is nagyon árazható, ráadásul nagy esélye van az információ torzulásának vagy elvesztésének, ezért nem ajánlott, míg a személyes találkozás egy bizonyos szint (időkeret) felett már leginkább tanácsadásnak tekinthető, amit érdemes külön tételként árazni.
A kommunikáció sokszor az egyik legnehezebb terület, ahol a könyvelőnek meg kell felelnie ügyfele elvárásainak, éppen ezért érdemes jól lefektetett és transzparens módon szabályozni ezt a kérdést, már a szerződés szintjén, és ha kell, tételesen számot adni arról, miként jelenik meg a tanácsadás az árazásban.
A leggyakoribb árazási stratégiák, és ami mögöttük van
Most, hogy bemutattuk, milyen technikai elemek alapján áll össze egy profi árajánlat, nem maradt más hátra, mint bemutatni néhányat a leggyakoribb árazási módszerekből.
Az egyik legkiszámíthatóbb és egyben a valós teljesítést leginkább leképző módszer az óradíj alapú elszámolás. Itt az ún. rezsióradíjat kell figyelembe venni, ami 10-30 ezer forint között is mozoghat a piaci árat tekintve.
Másik lehetőség a fix havidíjas elszámolás, amikor egy rögzített ár mellett dolgozik a könyvelő, bár itt is alkalmazható a különböző csomagkora való bontás (pl. alap, közép és haladó csomag, vagy a fixdíjas könyvelés mellett a bérszámfejtést /fő alapon). Ez egy jobban kalkulálható megoldás az ügyfélnek, de megvan az a veszélye is, hogy bizonyos ügyfelek „túlhasználják”, míg másoknak nem jut arányos szolgáltatás, főleg, ha a könyvelő túlvállalja magát.
Egy arany középút lehet a fix díjas megoldás, időkerettel. Ez azt jelenti, hogy egy adott munkaóra kereten belül az ár tartalmazza a szolgáltatást, de különleges esetben, vagy túllépés esetén kiegészítő árazás alkalmazandó, óradíj alapon.
A negyedik árazási módszer a tételes elszámolás, például könyvelési bizonylatonként, ez azonban azzal a veszéllyel járhat, hogy időszakosan túlterheltté válhat a könyvelő, míg más időszakokban felesleges szabad munkaórák keletkezhetnek és így kissé kiszámíthatatlan lesz az erőforrás-gazdálkodás. Bizonyos területeken tevékenykedő ügyfeleknek (például szezonális piacokon) azonban ideális megoldás lehet ez a módszer.
Az árazási politika általában érzékeny kérdés a szolgáltató szektorban tevékenykedő cégek számára, amely alól a könyvelési tevékenység sem kivétel.Cikkünkkel szerettünk volna egy kis fényt hozni a homályba, amely jelenleg a könyvelési szolgáltatás árazásának miértjét és mikéntjét övezi hazánkban. Ha nem olvastad a cikksorozat első részét, akkor ezt itt teheted meg, hogy a teljes képet lásd az árazási kérdésekben.