Hogyan számolhatók el a külföldi üzleti út költségei?

Az üzleti élet gyakran megköveteli, hogy a cégvezető vagy a cég más kollégája munkavállalói Az üzleti élet gyakran megköveteli, hogy a cégvezető vagy a cég más kollégája munkavállalói minőségében részt vegyen üzleti célú külföldi utazásokon. Az ilyen kiküldetéseknek természetesen költségvonzata is van, kezdve az utazástól a szálláson át egészen az étkezésig, és egyéb felmerülő tételekig. Az egyes költségek elszámolhatóságára különböző szabályok vonatkoznak, melyekkel érdemes tisztában lenni az utazás megkezdése előtt. A következő blogban igyekszünk az egyes költségtípusokra lebontva választ adni a potenciálisan felmerülő kérdésekre.

Mi számít üzleti útnak?

Az üzleti utazás olyan hivatalos ügyben megtett út, amely összefügg a kifizető tevékenységével és a magánszemély jövedelmének megszerzéséhez szükséges. 

Ennek alapján a munkába járás nem minősül üzleti utazásnak, hivatalosnak tekinthető azonban az olyan munkavégzés, amelyet a munkáltató a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő (akár külföldi) helyszínen rendel el, ezt nevezi az Szja törvény kiküldetésnek.

Fontos tudni, hogy amennyiben kiderül, hogy a hivatalos vagy üzleti utazás csak látszólagos, a költségeket nem lehet „adómentesen” figyelembe venni. Az adóhatóság ilyenkor megvizsgálhatja az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények tartalmát (például az utazás meghirdetése, szervezése, reklámozása, az útvonal, az úti cél, a tartózkodási idő és a programok jellege). Ha ezek turistautat valószínűsítenek, a költségek nem vonhatók le. Amennyiben a költségek már kifizetésre kerültek, úgy a kifizetővel való jogviszonyra tekintettel elszámolt nettó jövedelemként kell értékelni és ennek megfelelően járulékolni. Ha tehát egy ügyvezető a cégben számolja el a nyaralás költségeit, akkor az ügyvezetői tevékenységgel összefüggésben kapott nettó jövedelemként értékelendő és ennek megfelelően adóztatandó is. (X Ft kifizetett utalási költség + erre számított 70% bruttósításhoz kapcsolódó levonandó és kifizetői adóteher).

A külföldi kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés időpontja között eltelt időt jelenti. 

Az időtartam meghatározásakor fontos figyelembe venni a következő szabályokat:

  • Légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell alapul venni.
  • A kiküldetés időtartalmát el kell osztani 24-gyel, ezek lesznek a teljes napok, illetve, ha a maradék tört idő eléri a 8 órát, ez egy teljes napnak számít a kiküldetés szempontjából.

A megtett út költségeinek elszámolása és a kiküldetési rendelvény

Külföldi kiküldetés esetén az egyik leggyakrabban felmerülő költség magával az utazással kapcsolatos, itt pedig több különböző kritériumot és feltételt is meg kell vizsgálnunk.

Repülővel, vonattal vagy busszal történő utazás esetén a cég nevére kiállított számla elszámolható költségként, ezt nem terheli külön fizetendő adó. 

Ha azonban a kapcsolódó bizonylat a magánszemély nevére szól, vagy nincs rajta név, akkor a számla kifizetése már költségtérítésnek minősül a munkavállaló számára, ami a dolgozó SZJA köteles bevételének számít. Ez nem vonatkozik a külföldön kapott számlákra.

Amennyiben az utazás céges autóval történik (és a cég fizeti a cégautó adót), akkor minden felmerülő költségről (üzemanyag, parkolás) a cég nevére szóló számla szükséges.

Saját autóval történő utazás esetén pedig a munkavállalónak költségtérítés formájában téríthető meg az utazás költsége, ebben az esetben kiküldetési rendelvény vezetése szükséges, amelynek formai követelményeit a NAV írja elő. 

A kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg adómentes és igazolás nélkül elszámolható.

A kiküldetési rendelvény nem csupán munkaviszony esetén állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. 

A két példányban kiállított dokumentumnak tartalmaznia kell a kifizető cég adatait, beleértve a nevét, címét és adószámát, a kiküldött magánszemély nevét és adóazonosító jelét, a gépjármű forgalmi rendszámát, valamint gyártmányának és típusának megnevezését, az üzleti utazás célját, útvonalát és időtartamát

Emellett meg kell adni a futásteljesítményt, azaz a megtett távolságokat és az utazás költségtérítését is fel kell tüntetni, valamint a kiszámításához szükséges adatokat, mint például az üzemanyag-fogyasztási normát és az üzemanyagárat.

A kiküldetés üzleti jellegét egyéb módon is célszerű alátámasztani, ebből a célból a kiküldött részéről a kiküldő írásos úti jelentést várhat, szükséges továbbá akár egy meghívó, rendezvény részvételi igazolás, megbeszélés meghívó, agenda, programterv, fotó csatolása is kérhető. Mindezeket – az elszámolt költségelszámolásokkal együtt - utazásonként célszerű csoportosítani és elszámolni.

A szállás, étkezés és egyéb költségek elszámolása

Az utazás során természetesen egyéb költségek is felmerülhetnek, és a Munka Törvénykönyve értelmében a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállalónak a munka teljesítése során felmerülő költségeket.

Amennyiben az utazás külföldön valósul meg, fontos, hogy olyan számviteli bizonylatot kapjon a könyvelő (például a szállás költségeinek elszámolásához), amely tartalmazza a költség összegének megállapításához szükséges valamennyi adatot, beleértve az adott pénznemet is. Amennyiben külföldi bizonylatról van szó, gondoskodjunk fordításról is – különösen akkor, ha nem latin betűs írásmódot használó országról van szó.

Gyakran felmerülő kérdés, hogy ha a vendégéjszakákhoz reggeli is jár, akkor terheli-e adó az étkezést. A szálláshoz kapcsolódó reggeli adómentes. Amennyiben félpanziós ellátásról, vacsoráról is szó van, amennyiben a reggeli nem a szállás része, akkor viszonyt a félpanzióval, vagy a vacsorával együtt egyes meghatározott juttatásként lesz adóköteles. Hasonlóan egyes meghatározott juttatásnak minősül a szállodában igénybevett minibár, egyéb italfogyasztás, pay-tv, stb.

Ha a munkáltató nem egyes meghatározott juttatásként számolja el a kiküldetés során felmerült étkezési költséget, napidíjat állapíthat meg. 

A napidíj összegét a munkáltató határozza meg, a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet és az Szja-törvény 3. számú mellékletének vonatkozó fejezete alapján. A napidíjból költségként a bevétel 30%-a, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő összeg számolható el adómentesen.

Gyakori tévhit, hogy ez alapján sokan azt gondolják, 15 eurót adómentesen adhatnak a munkavállalónak. Amennyiben 15 eurót adunk, annak 30%-a, azaz 4,5 euró lesz adómentes, a 10,5 euró pedig a bérrel egyező mértékben adózik. Amennyiben 50 euró adunk, az esetben a 30%, azaz 15 euró adómentes, a meghaladó 35 euró pedig adóköteles. Ha 100 euró napidíjat adunk, akkor pedig (mivel a 30% maximuma 15 euró) így 15 euró lesz adómentes, 85 euró pedig adóköteles.

A napidíj mellett a munkavégzés érdekében felmerülő olyan egyéb költségek is elszámolhatók, mint az utasbiztosítás, az autóbérlés vagy a helyi személyszállítás, a fent már leírt feltételek mellett.Jelen cikkünkkel szerettünk volna egy kis áttekintést adni a külföldi üzleti utak során felmerülő költségek szabályszerű elszámolásáról. Amennyiben Önnek további kérdései vannak, keressen minket bizalommal, és tanácsadási szolgáltatás keretében mindent átbeszélünk Önnel.