2025. július 1-jén fontos határidőhöz érkezett minden magyar vállalkozás. A villamosenergia- és földgázszolgáltatók ugyanis ettől az időponttól kizárólag elektronikus számlát bocsáthatnak ki a nem lakossági ügyfeleik felé. Ez a változás egyben azt is jelenti, hogy a cégeknek immáron képesnek kell lenniük elektronikus számlák fogadására és hiteles archiválására, függetlenül attól, hogy eddig csak papíralapon dolgoztak, vagy már részben digitalizálták folyamataikat. Bár elsőre technikai kérdésnek tűnhet, a változás valójában üzleti és adminisztratív működésükre is hatással van, és érdemes komolyan venni, mivel egyre több területet érint majd a jövőben. Ebben a cikkben minden fontos tudnivalót összegyűjtöttünk az új szabályozás kapcsán.
Mit kell tudni az elektronikus számlázásról?
Sokan még mindig úgy gondolják, hogy az e-számla egyszerűen egy PDF fájl, amit e-mailben küld el a szolgáltató, ez azonban helytelen.
Az elektronikus számla olyan bizonylat, amelyet teljes egészében digitális formában állítanak ki, továbbítanak és fogadnak be. A használata során alapkövetelmény, hogy a számla eredete egyértelműen igazolható legyen, az adattartalma ne módosuljon, és a dokumentum a megőrzési idő alatt végig olvasható és értelmezhető maradjon.
Jogszabályi értelemben három feltételnek teljesülnie kell ahhoz, hogy az e-számla elfogadható legyen. Egyrészt olvashatónak kell maradnia a megőrzési időszak alatt és biztosítani kell az eredetének hitelességét, másrészt az adattartalom sértetlenségét is szavatolnia kell. Éppen ezért a teljes számlázási és archiválási gyakorlatot ehhez kell igazítani.
A számla természetesen akkor is minősülhet e-számlának, ha PDF formátumban érkezik, de kizárólag akkor, ha megfelelően hitelesített, például elektronikus aláírással vagy időbélyeggel van ellátva, és az adattartalom a megőrzés során nem módosulhat.
Mi változott meg 2025. július 1-jétől?
A most életbe lépett módosítás értelmében a villamosenergia- és földgázszolgáltatók a jövőben már kizárólag elektronikus számlát bocsáthatnak ki azok számára, akikkel nem lakossági jogviszonyban állnak.
Ez a kötelezettség kiterjed minden 2025. július 1. után kibocsátott számlára, függetlenül a teljesítés dátumától vagy a fizetési határidőtől, és magában foglalja a módosító és elszámoló számlákat is.
A jogalkotó célja, hogy az energia számlázás területén is egységesen alkalmazzák az elektronikus megoldásokat, és ezzel együtt növeljék az átláthatóságot, valamint csökkentsék az adminisztratív terheket.
A kötelező elektronikus számlázás kizárólag a jogszabályban nevesített szolgáltatókra és a nem lakossági ügyfelekre vonatkozik. Ha például egy egyéni vállalkozó lakossági szerződés alapján veszi igénybe az energiaszolgáltatást, rá nem terjed ki az új szabályozás.
Ugyanez igaz akkor is, ha egy vállalkozás rezsiköltséget számláz tovább, ez esetben nem energiaszolgáltatói minőségben jár el, tehát nem keletkezik kötelezettsége az elektronikus számlázásra.
Mivel az e-számlázási kötelezettséget jogszabály írja elő, a szolgáltatónak nem szükséges külön megállapodást kötnie a vállalkozással. Ez azonban nem zárja ki annak lehetőségét, hogy a felek önkéntesen technikai megállapodást kössenek.
Egy ilyen megállapodás rögzítheti a számlaformátumot, a továbbítás csatornáját (például e-mail, portál, integráció). Ezek jelentősen megkönnyíthetik a feldolgozást, különösen akkor, ha egy vállalkozás több személy között osztja meg a számlakezelés feladatait, vagy külsős könyvelővel dolgozik, aki vállalja az e-számlák archiválását (fontos, hogy ez a könyvelőnek alapvetően nem feladata, erről külön meg kell állapodni, lehetőleg a szolgáltatási szerződésben).
Mit jelent az e-számlázás a vállalkozások számára a gyakorlatban?
Bár technikai részletkérdésnek tűnhet, az elektronikus számlázás kötelezővé válásának folyamata – melynek jelenleg egyik első lépésénél tartunk - valójában mélyen érinti a vállalkozások működését, különösen azokat, akik eddig főként papíralapú adminisztrációval dolgoztak.
A magyar kkv-szektor túlnyomó többségében a belső ügyviteli folyamatok digitalizáltsága alacsony, és ez alól a számlakezelés sem kivétel. A változás miatt mostantól minden nem lakossági ügyfél kizárólag elektronikus formátumú számlát fog kapni az energiaszolgáltatóktól, akkor is, ha korábban soha nem dolgozott még e-számlákkal, vagy ha a könyvelője nem rendelkezik megfelelő archiválási gyakorlattal.
Így az elektronikus számla befogadása és bizonylatszerű, hiteles megőrzése immár nem választás kérdése, hanem kötelezettség. Ráadásul a jelenlegi szabályozással szemben, ahol még lehetőség van a vevő beleegyezéséhez kötni az e-számlát, ez az opció most megszűnt, hiszen a kibocsátás oldalán kötelezővé válik az elektronikus forma, így a befogadó oldalon sincs már mód jogszerű visszautasításra.
Ez a gyakorlatban több kihívást is jelenthet. Egyrészt sok vállalkozásnak nincs megfelelő digitális tárolási rendszere, vagy nem ellenőrzött módon történik az archiválás.
Másrészt a könyvelők jelentős része papíralapú vagy fél-digitalizált struktúrában dolgozik, ahol az e-számla feldolgozása nem része a rutinfolyamatoknak. Ráadásul, ha jelenleg működik is valamilyen rendszer, a szolgáltató bármikor válthat más technológiára, ami újabb alkalmazkodást igényel a vállalkozások részéről.
A cégek tehát nemcsak jogszabályi, hanem üzleti és szervezési nyomás alá is kerültek, így az e-számlák fogadása, tárolása, megosztása, könyvelésbe adása és hosszú távú megőrzése innentől nem halasztható kérdés, hanem a szabályos működési alapfeltétele.
A változások mélyebb következményei
A kötelező elektronikus számlázás hatása nem merül ki abban, hogy egyes vállalatok más csatornán kapják meg a villany- vagy gázszámláikat. A változás ugyanis nemcsak az adminisztrációs csatornákat, hanem a fizetési formákat és a könyvelési gyakorlatokat is érinti.
Bár a cégek döntő többsége ma már nem csekken rendezi az energiaszámláit, még mindig vannak olyan vállalkozások, ahol ez előfordul. A papíralapú számlákhoz korábban automatikusan csatolt csekkek azonban az elektronikus rendszerben megszűnnek és ezzel együtt a csekkes fizetési lehetőség is kivezetésre kerül.
Ez különösen azoknál a vállalkozásoknál okozhat fennakadást, amelyek még mindig a hagyományos megoldásokhoz ragaszkodnak. A változásokkal kapcsolatos egyik leggyakoribb félreértés, hogy „úgyis minden számla ott van a NAV rendszerében”. Ez azonban félrevezető, mivel a NAV Online Számla rendszere nem magát a számlát, hanem annak bizonyos adattartalmát kapja meg, és kizárólag az áfatörvényben előírt mezőkre terjed ki.
Az energetikai szolgáltatók által kiállított elektronikus számlák hiteles példánya tehát nem kerül be a NAV-hoz, annak megőrzése továbbra is a vállalkozás feladata marad. Ez a kötelezettség akkor is fennáll, ha a számla hiteles elektronikus formában készült, időbélyegzővel és aláírással ellátva.
A könyvelőirodák számára ez újabb kihívásokat jelenthet, mivel sok helyen még mindig papíralapú bizonylatokat használnak, és nem alakítottak ki olyan munkafolyamatokat, amelyek képesek lennének az elektronikus számlák feldolgozására és tárolására.
Egy-egy e-számla még nem jelent komolyabb fennakadást, de a tendencia világos, az elektronikus dokumentumok száma a következő években radikálisan nőni fog.
Az energiapiaci kötelezettség csupán az első lépés ezen az úton, de hamarosan más ágazatok és szolgáltatók is követhetik ezt a gyakorlatot. Aki most nem készül fel a digitális számlakezelésre, az rövid időn belül komoly adminisztratív hátrányba kerülhet.
Mit kell tudni az archiválásról és milyen megoldások közül lehet választani?
Magyarországon az elektronikus számlák megőrzése kizárólag elektronikus formában történhet. Bár a számlák kinyomtathatóak, a papír alapú példány csak “segédeszköz” lehet, és nem tekinthető hiteles bizonylatnak. Ez alól akkor sincs kivétel, ha a nyomtatott példány azonos adattartalmú, a hiteles megőrzés követelménye kizárólag elektronikus formában teljesíthető.
A megőrzés nem a számla kinézetére, hanem az adattartalmára vonatkozik. Ez azt jelenti, hogy ha technikailag biztosított a tartalom változatlansága, a dokumentum bizonyos átalakításai is elfogadhatóak. Ennek ellenére a gyakorlatban az eredeti formátumú számla szokott archiválásra kerülni, különösen PDF formátum esetén, ahol a hitelesítés egyszerűbben megoldható.
A jogszabály nem ír elő konkrét technológiát, de elvárja a hosszú távú megőrzés biztonságát. Egy kisvállalkozás számára elegendő lehet egy megbízható (pl. felhőalapú) archiválási szolgáltatás, bár itt figyelni kell arra, hogy meddig vállalja a szolgáltató az adatok tárolását, és hogy a szolgáltatás megfelel-e az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet alapelveinek.
Ez a rendelet három fő elvárást fogalmaz meg: az adattartalom sértetlensége (védelem a törlés és módosítás ellen), a jogosulatlan hozzáférés elleni védelem, valamint a hosszú távú értelmezhetőség és olvashatóság biztosítása.
Nagyobb vállalkozásoknál jellemző lehet saját szerveres megoldás, zárt informatikai rendszer, amelyet informatikus üzemeltet, ez egy kellően megbízható megoldásnak minősülhet, ha a fenti elvárásoknak megfelel.
Lényeges, hogy a rendszer ne csak tároljon, hanem biztosítsa az adatok változatlanságát, a hozzáférések naplózását és az ellenőrizhetőséget is. Nem megfelelő megoldás például az e-mail postafiók, a Google Drive vagy egy helyi számítógép háttértára, ezek nem alkalmasak adójogilag elismert bizonylat megőrzésre biztonságos és időtálló módon.
Ha az elektronikus számlát elektronikus aláírással hitelesítik, az adattartalom sértetlensége ezzel biztosított. (De ezt követően is, a digitális archiválásról szóló ITM rendelet előírásait alkalmazni kell.) A hitelesítés jellemzően időbélyeggel is történik, ennek meglétét érdemes rendszeresen ellenőrizni.
Az elektronikus számlák megőrzése nem feltétlenül a vállalkozás saját feladata, így megbízható akár külső szolgáltató is ezzel a céllal. Fontos azonban, hogy a szolgáltatás valóban megfeleljen a jogszabályi követelményeknek, különös tekintettel a sértetlenségre, az olvashatóságra és a hosszú távú hozzáférhetőségre.
A bizalmi archiválási szolgáltatók esetében jogszabályi vélelem alapján nem szükséges külön vizsgálni a technikai hátteret, mivel tevékenységüket az NMHH engedélyezi és ellenőrzi. Ez jelentősen csökkenti a jogi és informatikai kockázatokat.
Más szolgáltatók esetében viszont ajánlott a szerződéses feltételeket alaposan átnézni, különösen a megőrzés időtartamára, az adattörlés szabályaira és a felelősségviselésre vonatkozóan.
Egy vállalkozás számára akár logikus döntés is lehet, hogy amennyiben a papíralapú bizonylatait a könyvelője őrzi, akkor az elektronikus számlákat is ő őrizze meg. Ez azonban nem feltétlenül evidens a könyvelők számára, hiszen teljesen más környezetet jelent a papíralapú és az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése. Egyrészt nem szükséges az elektronikus számlák megőrzési szolgáltatását nyújtania, azonban, ha nyújtja, akkor külön szolgáltatási díjat is felszámolhat ezért.
Amennyiben egy vállalkozás a könyvelőjére bízza az elektronikus számlák megőrzését, akkor a könyvelője fog minősülni archiválási szolgáltatónak. Ugyanakkor a könyvelő számára sem kötelező saját rendszerben megőrizni ezeket, ő is megbízhat erre külső szolgáltatót.
Hol kaphatunk segítséget?
Bár az elvárások az e-számlázás és e-számla befogadás tekintetében folyamatosan szigorodnak, nem kell megijedni a folyamattól, még akkor sem, ha a jövőben egyre szélesebb körben lesz majd kötelező az ilyen jellegű számlázás és számla kezelés.
Érdemes azonban ezt az első nagy mérföldkövet kihasználva felkészülni az átállásra. Ehhez egy remek lépcsőfok lehet a digitális könyvelésre való teljes átváltás is, amiben egy felkészült partner, mint a VRG csapata kézen fogva vezeti át ügyfeleit, így nekik már biztosan nem kell aggódniuk az ilyen és ehhez hasonló jogszabályi változások miatt. Keress minket, ha szeretnél már most a digitális működés útjára lépni a könyvelésedben is!