A bírságok és különféle pótdíjak könyvelése nem csak pénzügyi, hanem jogi kérdés is, éppen ezért különösen nagy körültekintést igényel a vállalkozásoktól és könyvelőiktől egyaránt. Legyen szó akár egy NAV által kiszabott bírságról, egy egyszerű parkolási pótdíjról, vagy éppen egy szerződés megszegéséből adódó kötbérről, a könyvelés során nagyon világosan el kell különíteni, hogy ezek a tételek mikor és milyen feltételekkel számolhatók el költségként vagy ráfordításként. Gyakori tévhit, hogy mivel egy kiadás üzleti tevékenység során keletkezett, automatikusan elszámolható ráfordításként. Valójában azonban a szabályozás ennél jóval összetettebb. Míg bizonyos esetekben a büntetések valóban elszámolhatók, más helyzetekben nem tanácsos ezek elszámolása, sőt, még az adóalapot is növelhetik. Alábbi cikkünkben részletesen tisztázzuk a legfontosabb szabályokat.
Mi számít bírságnak a könyvelés szempontjából?
A számviteli törvény világosan meghatározza, hogy milyen feltételekkel jelenhetnek meg a különféle büntetések, bírságok és pótdíjak egy vállalkozás könyvelésében.
A fő kérdés mindig az, hogy ezek a kiadások a vállalkozó tevékenységével összefüggésben merültek-e fel. A könyvelési gyakorlat során ennek eldöntése kritikus jelentőségű, hiszen ettől függ, hogy a kiadás valóban elszámolható-e költségként, illetve, hogy az adóalap módosítását igényli-e.
Ahhoz, hogy egyáltalán megválaszoljuk, hogyan kell a különféle bírságokat és büntetéseket könyvelni, először tisztázni kell, pontosan mit is értünk „büntetés” alatt számviteli és adózási értelemben.
A mindennapi vállalkozási gyakorlatban ugyanis nagyon eltérő tételekkel találkozhatunk, mint például hatósági bírságokkal, parkolási pótdíjakkal, kötbérekkel, késedelmi kamatokkal vagy akár különböző szerződésszegések miatt kiszabott összegekkel. Ezek elszámolhatósága szempontjából kulcsfontosságú, hogy pontosan megértsük, milyen jogcímen keletkezett a fizetési kötelezettség. (Fontos különbséget tenni a hatóság által kiszabott közigazgatási bírság és a magánjogi alapon fizetendő kötbér vagy késedelmi kamat között, mivel adójogi és számviteli megítélésük jelentősen eltér.)
Hatósági bírságokról akkor beszélünk, amikor valamilyen hatóság (például a NAV, a Közterület Felügyelet, vagy a NAIH) állapítja meg a jogsértést, és ennek következtében határozatban szab ki pénzbírságot. Ezekre az a jellemző, hogy kényszer jellegű, nem önként vállalt, hanem állami vagy önkormányzati intézkedés eredményei. Ide sorolhatók például az adóbírságok, a mulasztási bírságok, közlekedési szabálysértési bírságok vagy GDPR jogsértések miatt kiszabott adatvédelmi bírságok is, de még a hatóságok által jogszabályi felhatalmazás alapján megállapított késedelmi pótlékok is (pl. NAV, helyi önkormányzat).
A hatósági bírságok a számviteli törvény alapján kiadásként elszámolhatók ugyan (hiszen pénzmozgással járnak), ám nem tekinthetők az adózásban elismert költségnek.
Ez elsőre ellentmondásnak tűnhet, de nagyon fontos különbséget tenni a kiadás (pénzkiáramlás ténye) és a ráfordítás (üzleti célból elszámolható költség) között. A hatósági bírságok pénzügyileg ugyan megjelennek a könyvelésben – tipikusan az „egyéb ráfordítások” között –, azonban ezek adózási szempontból nem csökkentik a társasági adó alapját. Más szóval, bár pénzügyi veszteséget jelentenek, adóoptimalizálásra nem alkalmasak.
Fontos könyvelési szabály, hogy a hatósági bírságokat csak a bírságot kiszabó határozat véglegessé válásával (régebbi terminológiával „jogerőre emelkedésével”) egyidejűleg lehet könyvelni. Ez azért kulcsfontosságú, mert korábban még nem keletkezik tényleges fizetési kötelezettség, hiszen a határozat ellen akár fellebbezést is lehet benyújtani. A bírság könyvelésének tehát nem a határozat kiállítása, hanem a véglegessé válása lesz az időpontja. Nézzünk meg most néhány konkrét esetet is.
Parkolási bírságok könyvelése
Gyakori példa a parkolási pótdíjak kérdése, amelyek tipikusan akkor keletkeznek, amikor a vállalkozás által használt gépjármű szabálytalanul vagy fizetés nélkül parkol, és emiatt a parkolási szolgáltató pótdíjat számol fel. Ez nem hatósági bírság, hanem polgári jogi jogviszonyon alapuló fizetési kötelezettség (ennek ellenére a NAV gyakorlata szerint ez sem számolható el a társasági adóalap csökkentésére, tehát a könyvelésben adóalap-növelő tételként kell kezelni).
A parkolási pótdíj könyvelése eltérő lehet attól függően, hogy a vállalkozás milyen módon használja az érintett gépjárművet.
Amennyiben a cég működésével összefüggésben keletkezett (például munkavégzés közbeni parkolási szabálysértés következtében), akkor elszámolható ugyan kiadásként, ám a gyakorlatban ez sem tekinthető közvetlenül a vállalkozás érdekében felmerült költségnek, így adóalapot növelő tétel társasági adóban.
Gyakori eset, hogy a munkavállaló vétsége miatt szabnak ki bírságot a vállalkozásra, például céges autó szabálytalan parkolása miatt. Ebben az esetben a vállalkozásnak lehetősége van a bírság áthárítására a munkavállalóra, de ehhez a munkavállalónak vagy írásban el kell ismernie vétkességét, illetve hozzá kell járulnia a levonáshoz.
A kötbér és a késedelmi kamatok könyvelése
A kötbér és késedelmi kamat némileg speciális helyzetben vannak. Ezek a tételek ugyanis egyértelműen gazdasági szerződésekből fakadnak, és a normál üzleti működés velejárói lehetnek. Például egy késve teljesített megrendelés után fizetett kötbér vagy késedelmi kamat bizonyos feltételekkel elszámolható ráfordításként, mivel ezek a vállalkozási tevékenység részeként keletkeznek, és egy gazdasági kapcsolatból erednek.
Természetesen itt is fontos, hogy ez a vállalkozás érdekében felmerült, normál üzletmenet során elkerülhetetlen kiadás legyen, ne pedig gondatlanság vagy szándékos mulasztás következménye.
A kötbér olyan szerződéses jogintézmény, amelyet általában két fél előre meghatározott feltételek szerint alkalmaz, amennyiben a másik fél nem, vagy nem megfelelően teljesít. Tipikus példa lehet erre egy szállítási késedelem miatt kiszabott szerződéses kötbér. Szintén ide sorolhatók az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) megsértése miatt felszámított díjak.
A késedelmi kamatok esetén pedig a fizetési késedelem miatt keletkezik fizetési kötelezettség, amely szintén szerződéses jogviszonyon alapszik. Ez akkor fordul elő, ha egy vállalkozás késve rendezi valamely számláját, és emiatt a hitelező késedelmi kamatot érvényesít vele szemben.
A számviteli törvény logikája szerint a kapott kötbér és késedelmi kamat az egyéb bevételek között jelenik meg, míg a fizetett tételek az egyéb ráfordítások közé sorolandók.
A kötbér és a késedelmi kamat általában kártérítési jellegű kifizetésnek minősül, és főszabály szerint ÁFA-körön kívüli tétel. Ez azt jelenti, hogy a számlán vagy bizonylaton a „kártérítés jellegű kötbér” vagy „késedelmi kamat” jogcímet kell feltüntetni, de ÁFA-fizetési kötelezettség nem keletkezik. Kivételes helyzetek előfordulhatnak, például ha a kötbér ténylegesen egy szolgáltatás ellenértékeként viselkedik (pl. lemondási díj), ekkor külön vizsgálni kell az ÁFA-vonzatot.
Nagyon fontos hangsúlyozni, hogy pusztán attól, hogy egy összeg kifizetésre kerül és kiadásként, illetve ráfordításként megjelenik a vállalkozás könyveiben, nem feltétlenül válik automatikusan az adózásban is érvényesíthető költséggé vagy ráfordítássá.
A bírságok, pótdíjak, kötbérek és késedelmi kamatok könyvelési és adózási megítélése gyakran nemcsak szakmai, hanem értelmezési kérdés is. Az alapvető szabályok ugyan egyértelműek, mégis gyakran találkozunk a gyakorlatban félreértelmezésekkel, amelyek akár egy NAV-ellenőrzés során is kellemetlen következményekkel járhatnak. Ha szeretne biztosra menni egy olyan partnerrel, aki a könyvelési kérdésekben éppen úgy támogatja, mint a bonyolultabb adózási kérdésekben tanácsadás keretei között, keressen minket!