A könyvelőválasztás 7 pontja

A könyvelőválasztás a cégek esetében egy lényeges döntés, hiszen várhatóan hosszabb időre meghatározza majd életük és vállalkozásuk alakulását. Egy jól kiválasztott, megfelelő könyvelő „hozzáad” a növekvő vállalkozás értékéhez, a jól kialakított könyvelési folyamatok pedig időt és pénzt takarítanak meg az üzleti tevékenység bővítéséért dolgozó vállalkozó számára.

Célszerű könyvelőválasztás esetén előzetesen felmérni saját igényeinket, elvárásainkat a könyvelést illetően. Ennek során térképezzük fel, milyen típusú ügyleteink vannak (beszerzés és értékesítés oldalon), mennyi tranzakciót bonyolítunk, milyen rendszereket használunk (számlázás, pénztár, készlet, stb.), papír alapon van-e minden számlánk, vagy részben / egészben elektronikusan. Rendelkezünk-e munkavállalókkal, van-e külön pénzügyes munkatársunk, vagy ügyvezetőként vagyunk az elsőszámú kapcsolattartók a könyvelő irányába.

Ezt követően szükséges megfogalmazni az elvárásokat is: értesítés időben a befizetendő adókról-járulékokról, adóbevallások elkészítése és beküldése, speciális elvárás a könyvelési rendszer struktúráját illetően, vagy valamilyen rendszeres információ a vállalkozás aktuális vagyoni-jövedelmi helyzetéről (rendszeres menedzsment riport). Ezen kívül határozzuk meg, hogy milyen rendszerességű és mélységű tanácsadást, hatósági képviseletet várunk el, egyáltalán van-e szükségünk ilyen szolgáltatásra, milyen „kommunikációs” igényünk van, szükséges-e idegennyelv-tudás. Emellett lényeges, hogy amennyiben különleges tevékenységünk van, vagy speciális tudásra van hozzá szükség, ezt is azonosítsuk előre, hiszen így a potenciális könyvelő számára is világos lehet már az elején, hogy el tudja-e majd látni a feladatot.

1. Kell-e nekem egyáltalán könyvelő?

A Számviteli törvény előírásai szerint, amennyiben a hatálya alá tartozó gazdálkodó éves átlagos árbevétele meghaladja a 10 millió forintot, úgy az adott évről készült beszámolóját köteles pénzügyminisztériumi regisztrációval rendelkező mérlegképes könyvelővel elkészíttetni. Ebből következően ezen gazdálkodóknak az év közbeni, folyamatos könyvvezetésükkel is könyvelőt kell megbízniuk. Viszont katás vállalkozásoknak, egyéni vállalkozóknak - akikre egyébként nem is vonatkoznak ezek a számviteli előírások, illetve az olyan kis társaságoknak, ahol a bevétel a fenti értékhatárt nem éri el, nem szükséges a könyvelőválasztás.

Amennyiben az adott gazdálkodó ugyan nem köteles könyvelővel könyveltetni, de vannak munkavállalói, akiknek bérszámfejteni kell, esetleg ÁFA bevallás benyújtására kötelezett, vannak számlái, bizonylatai, amelyeket fel kell dolgoznia, vagy csak úgy egyébként nem kíván az ilyen jellegű adminisztrációval, vagy esetlegesen az adóhatóság megkereséseivel foglalkozni, megbízhat könyvelőt is ezen feladatok ellátásával.

Amennyiben egy egyszerű KATA alany vállalkozásáról van szó, munkavállalók nélkül, amely alanyi ÁFA mentes, kijelenthető, hogy könyvelőre maximum a vállalkozás alakításakor, illetve az éves adóbevallások elkészítésekor van szükség, amely egyszeri 1-1 órás tevékenység. A havi tételes adók átutalása, az iparűzési adó és kamarai tagdíj befizetése, illetve egy bevételi nyilvántartás akár exceles vezetése nem igényel külön könyvelői munkát.

2. Legyenek leellenőrizhető referenciák

A KKV szektorban a legtöbb könyvelési megbízás ajánlás útján jön létre. Az ajánlások lehetnek szakmai alapúak (mert már könyveltetőként szerzett tapasztalatot az ajánló), vagy szó lehet amolyan „baráti” ajánlásról is. Ez utóbbival legyünk óvatosak, és ne féljünk meggyőződni róla, hogy a referálás tényleg objektív tapasztalaton alapul-e.

Könyvelőválasztás előtt nézzünk utána, hogy a könyvelő cégnek vannak-e olyan valós referenciái, vagy akár olyan ügyfelei is, akik névvel adtak véleményt a munkájukról (akár weboldalon, akár a közösségi média felületen). Jelenítenek-e meg magukról erre vonatkozó információt, írnak-e erről az ajánlatukban, vagy kizárólag a „szájhagyományra” hagyatkozhatunk.

Lényeges lehet a referencia szerepe a könyvelőkeresésnél, amikor vagy hasonló / esetleg speciális tevékenységet illetően szerzett könyvelési tapasztalatot keresünk, vagy éppen azt próbáljuk elkerülni, hogy ott könyveljenek nekünk, ahol az egyik versenytársunknak is.

3. Győződjünk meg a szakértelemről!

Bizonyosodjunk meg arról, hogy akit könyvelőnek választunk, az a Pénzügyminisztériumnál regisztrált mérlegképes könyvelő, neve fellelhető a nyilvános névjegyzékben. Előfordul, hogy a cég vezetője nem mérlegképes könyvelő, csak az „üzletet” szervezi és irányítja, amiben különböző jogviszonyokban (pl. alvállalkozóként) működnek közre könyvelők, és végső soron ők adják majd a nevüket a beszámolókhoz. Leendő ügyfélként ne féljünk ránézni, vagy rákérdezni, mennyi – esetleg milyen tapasztalati háttérrel bíró – munkavállalóval rendelkezik a potenciális szolgáltató.

Könyvelőválasztás esetén törekedjünk arra is, hogy már akár a tárgyalások során megismerhessük nem csak a cég vezetőjét vagy egy értékesítő munkatársat, hanem azt a személyt is, aki fizikailag a könyvelésünket végzi majd, vagy akivel napi munkakapcsolatban lennénk.

4. Könyvelőválasztás előtt legyen felelősségbiztosítás! 

Mivel a könyvelés felelősségteljes munka, célszerű megbizonyosodnunk arról is, hogy a kiszemelt könyvelőcég rendelkezik szakmai felelősségbiztosítással (még ha ezzel nem is kellett élnie). Az ügyfelek számára ez biztosítékot jelenthet, bármilyen váratlan helyzet esetén, ha a cég nem is, de a biztosító mindenképpen helyt tud állni. Sok helyen a biztosítási kötvény - nagyon helyesen - a megkötött szolgáltatási szerződés mellékletét képezi és folyamatos érvényessége a szerződés érvényességének is feltétele.

5. Bizonyosodjunk meg arról, hogy van megfelelő infrastruktúra!

Ha az interneten böngészünk könyvelőválasztás ügyben, önmagában ne elégedjünk meg azzal, amit a marketingkommunikáció láttat velünk. Győződjünk meg róla, hogy a kiszemelt szolgáltató megfelel az előzetesen meghatározott igényeinknek. Szempont lehet ilyenkor, hogy valaki az otthonról, lakásból, a saját számítógépén egyedül dolgozó könyvelőt részesíti előnyben, vagy egy olyan céget, ahol külön infrastrukturális felszereltség mellett, többen, irodában dolgoznak.

Napjainkban elkerülhetetlen az is, hogy előzetesen felmérjük, kiszemelt könyvelőcégünk mennyire alkalmas arra, hogy már esetlegesen alkalmazott digitális megoldásainkat használja, netalántán már van is neki saját megoldása, vagy változatlanul papír alapon szükséges az iratokat átadni.

Lényeges mindezek mellett, hogy kérdezzünk rá az adatbiztonságra is, hiszen nem mindegy, mi történik a könyvelési adatainkkal, hogyan kezelik és mentik azt. Ha mindössze egy laptopra telepített könyvelőprogramban tárolják cégünk adatait, az könnyen elveszhet, megsemmisülhet. Főleg ha a könyvelő az eszközt magánál tartja, közlekedik vele, vagy otthoni körülmények között a család is igénybe veszi. Napjainkban már elkerülhetetlen hogy szerverekkel, sűrű időközönként megvalósuló mentéssel, felhő alapú technológiákkal, informatikai védelemmel kerüljük el azt, hogy egy egyszerű eszköz meghibásodása bármilyen adat elvesztését eredményezhesse.

6. Nézzünk utána a könyvelőcég cégnyilvános adatainak!

Mivel a mai világban már szinte lehetetlen a nyilvános céginformációk nélkül létezni, hasznos, ha megtekintjük a leendő üzleti partnerünk (jelen esetben potenciális könyvelőnk) számunkra is elérhető adatait, elkerülve ezzel a jövőbeni meglepetéseket. Ilyen - többnyire egyszerű előfizetéssel elérhető adatbázisban - láthatjuk többek között, mennyi árbevétellel, eszközállománnyal, munkavállalói létszámmal rendelkezik a kiszemelt cég, illetve, hogy kik a tulajdonosai.

Ugyanakkor, ha NAV inkasszók sorát látjuk, be nem adott ÁFA bevallásokra vonatkozó értesítéseket, munkaügyi elmarasztalásokat, adószám törlést, be nem küldött – vagy késedelmesen beadott – beszámolót, azok egy könyvelőiroda esetében kimondottan árulkodó jelek arra vonatkozóan, hogy valami nincs teljesen rendben. A cégnyilvános adatok ugyanis a cég működésének a tükörképe.

7. A megbízás elindítása előtt kössünk szerződést!

A könyvelési szerződésben lényeges rendelkezni a könyvelési díjról, a felelősségről és annak kizárásáról, valamint arról, hogy mi a könyvelői és könyveltetői kötelezettség. Ez utóbbi minél pontosabb egyértelműsítése rendkívüli lényegességgel bír, hiszen a későbbiekben vita tárgyát képezheti, hogy mit tartalmaz a szolgáltatási díj és mit nem.

Célszerű ezen kívül rendelkezni arról is, hogy a könyvelő által a könyvelési programban rögzített könyvelt adatállomány kié. Mivel nem egyértelmű a jogszabályi környezet, érdemes pontosítani, hogy ha esetleg távozunk, a ránk, mint ügyfélre vonatkozó szoftveres adatállományra is jogosultak vagyunk-e.

Ha a fentiek figyelembevételével folytatjuk a könyvelőválasztás procedúráját, és választjuk ki a legmegfelelőbb és legalkalmasabb könyvelőt, akkor várhatóan kevés meglepetés fog bennünket érni az együttműködés során és cégvezetőként a cég vezetésével és nem a könyvelői problémák kezelésével kell foglalkozni.