Számlázó programot választani nem is olyan egyszerű feladat, mint elsőre gondolnánk. Míg az alapvető funkciók szintjén a legtöbb szoftver hasonló lehetőségeket kínál, ha már picit is speciálisabb igényeink vannak, nagy lehet a szórás a termékek között, ezért érdemes alaposan körbejárni az elérhető megoldásokat. Alábbi cikkünkben szeretnénk egy kis segítséget nyújtani a megfelelő számlázó program kiválasztásához. Lássuk, milyen fontos kérdéseket ajánlott feltenni a vásárlás előtt, és milyen körülményekre érdemes kiemelt figyelmet fordítani!
Naprakész és NAV-álló a program?
Egy számlázó programnál az első és legfontosabb kritérium, hogy a folyamatos jogszabályi változásokat valós időben kövesse le, és hogy az adóhatóság számlázásra vonatkozó jogszabályi követelményeinek való megfelelést maximálisan tegye lehetővé, sőt, ha lehet, proaktívan támogassa is.
A 2020-as évtől minden belföldi adóalany köteles számláit elérhetővé tenni a NAV számára. Éppen ezért, a különböző online piactereken fellelhető külföldi számlázó applikációk helyett a legjobb olyan számlázó programot választani, amely alkalmas arra, hogy a NAV részére automatikusan online adatokat küldjön, ezáltal automatikusan teljesíti a számlakibocsátó adatszolgáltatási kötelezettségét.
Önmagában az ún. „offline” számlázóprogramok nincsenek betiltva Magyarországon, azonban az offline létből adódóan alkalmas lehet visszaélésekre, illetve adminisztratív nehézséget okozhat az, hogy az online számlát érintő adatszolgáltatást ez esetben manuálisan kell megtenni.
Mennyibe kerül és mi nyújt cserébe?
Az ár természetesen nagyon fontos kérdés, és egy cégvezetőnek alapvető érdeke, hogy ahol lehet, spóroljon a céges kiadásokon. Érdemes azonban az ár helyett inkább az ár-érték arányt nézni. Ez persze nagy mértékben függhet a céljainktól is, vagyis, hogy mire szeretnénk használni az eszközt.
A számlázó programokat legtöbbször különféle választható csomagokban kínálják a gyártók, általában éves díj fejében, de sokszor elérhetővé téve egy teljesen alap, ingyenes vagy próbaverziót is.
Bár a díjmentes számlázás sok esetben csábítónak tűnhet, és a kisebb vállalkozásoknak akár elegendő is lehet ez az opció, ha már picit is speciálisabbá válik egy-egy számlázási aktus, illetve kiegészítő funkcióra is szükségünk van nagy valószínűséggel fizetős csomagra kell váltanunk.
Érdemes a cég méretét az árbevétellel egyetemben alapul venni, valamint magát a tevékenységet is, a megfelelő csomag kiválasztásánál. Minél speciálisabbak a körülmények, (külföldre történő idegen nyelvű számlázás, deviza alkalmazása, könyvelőprogrammal, webáruházzal való összekötés stb.) annál valószínűbb, hogy drágább csomagot kell majd választanunk.
Az drágább modulok nem csupán szélesebb körű opciókat tartalmaznak, úgymint idegen nyelvű számlázás, módosító- és előlegszámla kiállítási lehetőség, több személy hozzáférése az előfizetéshez, e-számla stb., hanem kényelmi és hatékonyságnövelő funkciókat is nyújthatnak, mint például értesítések küldését, automatikus kitöltéseket, fizetési felszólítás küldését a partnerek számára, és sok egyéb hasznos megoldást. Sőt, vannak olyan számlázó szoftverek, amelyek a céglogót is elhelyezik a kiállított számlákon, ezzel is támogatva a cég arculati egységességét, valamint a professzionális megjelenést.
Minden esetben ajánlott alaposan megvizsgálni a lehetőségeket, és csak ezután dönteni. Érdemes lehet könyvelő segítségét is igénybe venni, hiszen egy jól megválasztott számlázóprogram jelentős operatív terhet vehet le a cég válláról, és biztosíthatja a jogkövető működést is.
Alkalmazkodik-e a termék az egyedi igényekhez?
Ahogy említettük, minél speciálisabb számlázási igényei vannak egy vállalatnak, vagy vállalkozónak, annál fontosabb, hogy a számlázó szoftver rugalmasan alkalmazkodjon ezekhez az igényekhez. Amennyiben a program csak alap funkciókat kínál, és nem bővíthető, még a kedvező ár ellenére is érdemes lehet egyéb opció után nézni.
Célszerű előrelátónak lenni, hiszen ahogy a vállalkozás növekszik, úgy lehet majd szükség újabb és újabb számlázási funkciókra. Ha egy adott program felülről limitált, és nem széleskörűen elérhetőek hozzá újabb funkciók, nem feltétlenül érdemes elkezdeni a használatát. Amennyiben később egy másik rendszerre kell váltani, annak megtanulása jelentős ráfordítást igényelhet.
Általánosságban elmondható, hogy az ismertebb, sokak által használt online számlázó programok lépést tartanak a változó igényekkel és - részben a nagyobb verseny miatt is - a jogszabályi változások nyomán támadó új igényekre is gyorsabban reagálnak. Ez jelentős kockázatcsökkentő tényező lehet a cégek számára, és nyugalmat biztosíthat a vállalatvezetőnek.
Mennyire felhasználóbarát a számlázó szoftver?
A szoftver ergonómia ma már alapvető elvárás, mégis, számtalan olyan számlázóprogram létezik még napjainkban is, amelynek felépítése logikátlan, használhatósága pedig a „laikus” ember számára nehézkes és időrabló.
Bár a kisebb cégek is gyártanak felhasználóbarát szoftvereket, itt is elmondható, hogy a sokak által kipróbált megoldások lehetnek a legjobban működők a szélesebb célközönség számára.
Alapvető elvárás lehet egy szoftvertől például, hogy a meglévő számlákat könnyen hozzáférhető helyen tárolja, hogy a beállítások logikusan, az átlag felhasználó számára is érthető módon legyenek elrendezve, valamint, hogy az egyes funkciók szemléltető ikonokkal, információs buborékokkal és egyéb magyarázó szövegekkel is meg legyenek támogatva.
Szintén meghatározó szempont, hogy probléma vagy kérdés esetén hova fordulhatunk segítségért. Bizonyos cégek telefonon is elérhető ügyfélszolgálattal állnak ügyfeleik rendelkezésére, máshol csak e-mailes formában válaszolnak, vagy FAQ oldal segítségével. Ha probléma adódik, legjobb, ha élő személlyel tudunk kommunikálni. Mivel 2022-ben a számlázó programok széles tárháza áll a felhasználók rendelkezésére, és az ár-érték arány rendkívül eltérő lehet az egyes gyártóknál, sőt az adott felhasználó igényeihez mérten is változhat, mindenképp érdemes az alapos utánajárás mellett tanácsadó segítségét is kérni. A VRG ebben a kérdésben is áll partnerei rendelkezésére: Kapcsolat