Egy cég életében, a napi működés során tetemes mennyiségű iratanyag halmozódik fel, melynek jelentős részét, akár hosszabb időn át is tárolni szükséges. Hogy pontosan kinek, mit, meddig és milyen módon kell megőriznie, az már korántsem egyértelmű. Éppen ezért, a következő blogposztunkban a hivatalos dokumentumok tárolásnak legfontosabb kérdéseit járjuk körül, hogy a cégvezetőknek egy kis útmutatást nyújtsunk a bürokratikus útvesztőben. Kezdjük a felelősségi körökkel!
Kinek a felelőssége a dokumentumok tárolása?
Sokan úgy vélik, hogy az számviteli dokumentumokat és más hivatalos iratokat (szerződéseket, munkaügyi papírokat stb.) a könyvelőnek kötelessége őrizni, ez az elképzelés azonban egy súlyos tévhit.
Az Adózás rendjéről szóló törvény szabályai szerint ugyanis az adózó (azaz a Társaság és annak vezető tisztségviselőjének) feladata, hogy a jogszabályban előírt iratokat, az adóhatósághoz előzetesen bejelentett helyen tárolja és megfelelő állapotban megőrizze. Egy esetleges adóellenőrzés alkalmával az anyagokat 3 napon belül elérhetővé kell tenni a NAV számára, legyen szó akár papír alapú, akár elektronikus dokumentumokról.
Az adózó mindezek mellett dönthet úgy is, hogy az iratok tárolására, rendszerezésére külső partnert (pl. könyvelő irodát, irattárolással foglalkozó társaságot) bíz meg, de az iratőrzési kötelezettséget ebben az esetben sem háríthatja át a megbízottra, tehát ezért továbbra is ő (az adózó) fog felelni.
Amennyiben praktikus okokból külső partner tárolja az iratanyagok egy részét, a megbízási szerződésben részletesen rögzíteni kell, hogy mit, meddig, hol, és milyen formában tárol és kezel a partner, és az adózó számára minden esetben hozzáférést kell biztosítania ezekhez az anyagokhoz.
A megbízási szerződésben, a fentiek mellett érdemes még a jogviszony megszűnését követő időszakra is kitérni és meghatározni, hogy ebben az esetben milyen módon történik majd az iratok átadása az adózó számára.
Meddig kell tárolni az iratokat?
Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a bizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Az elévülési idő főszabály szerint annak az évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napja, amikor a bevallás beadása vagy az adó befizetési határideje esedékes.
Egy példával élve: a 2023. április 11-én kiállított számlát legkésőbb 2029. december 31-ig kell megőrizni. Ugyan az adott számlához kapcsolódó ÁFA esedékessége feltehetően még 2023-as, így az ÁFA elévülése +5 év, azaz 2028 vége, mivel a társasági adót a következő év május 31-ig kell benyújtani és ennek is alapbizonylata a számla, az elévülési kezdődátum a 2024 vége.
Érdemes praktikussági okokból azt megjegyezni, hogy adó oldalról az elévülés 5+1 év.
Bizonyos esetekben az elévülési időszak hosszabb is lehet, akár 8 vagy 10 év, ilyenkor természetesen az iratmegőrzési határidő is kitolódik! Lássuk, hogy pontosan mit is kell 5 évig, 8 évig,10 évig vagy akár ennél is hosszabb ideig tárolni!
5 évig kell megőrizni többek közt a pénzügyi bizonylatokat (számlákat, banki átutalások bizonylatait, csekkeket, számlakivonatokat stb.), valamint a tevékenységi bizonylatokat (pl. fuvarlevél, megrendelés), és a vegyes bizonylatokat is.
8 évig kell megőrizni a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot, beleértve a főkönyvi kivonatot, az analitikus és a részletező nyilvántartásokat, az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást.
Bizonyos, a munkaüggyel kapcsolatos dokumentumokat ennél sokkal tovább is tárolni szükséges, adott esetben a nyugdíjkorhatár elérésén túl még további 5 évig.
Nehezítő körülmény, hogy az iratok tárolásáról egyidejűleg több különböző jogszabály is rendelkezik. Fontos, hogy amennyiben a szabályok ugyanarra a bizonylatra különböző megőrzési időt határoznak meg, úgy mindig a hosszabbat kell figyelembe venni.
Hogyan kell tárolni a dokumentumokat?
A dokumentumtárolás egyik alapszabálya, hogy minden esetben az eredeti anyagot kell őriznünk, vagy eredeti példány hiányában (amennyiben a jogszabály ezt engedi) annak elektronikus úton előállított hiteles másolatát.
A már eredeti formában is papír alapon kiállított iratot papírt alapon kell őrizni, ügyelve arra, hogy adattartalma sértetlen maradjon, és a dokumentum jól olvasható legyen.
Az elektronikus úton kiállított bizonylatokat (pl. e-számlát) azonban nem kinyomtatva, hanem a kiállítás módjának megfelelően, digitálisan kell tárolni.
Fontos, hogy az elektronikusan tárolt dokumentumokra is szigorú szabályok vonatkoznak. A digitálisan őrzött iratanyagoknak is hozzáférhetőnek kell lenniük az adózó (és a hatóságok) számára, valamint biztosítani kell, hogy a dokumentumok nem esnek át utólagos módosításon, nem sérülnek meg, nem törlődnek vagy semmisülnek meg, és nem férhetők hozzá jogosulatlan személyek számára.
Egy modern megoldás, a digitális adattárolás
A XXI. században, egy modern vállalatnak már érdemes elgondolkodnia azon, hogy a napjainkban egyre elavultabbnak és nehézkesebbnek számító, papír alapú iratkezelést és tárolást a lehető legnagyobb mértékben áthelyezze a digitális térbe.
Az Art. lehetőséget ad a papír alapú eredeti bizonylat helyett annak elektronikus úton előállított hiteles másolatának elkészítésére. A papír alapú dokumentumok digitalizálására vonatkozó szabályokat az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet tartalmazza.
Ha Te is úgy gondolod, hogy szeretnéd cégedet megszabadítani a papír alapú iratkezelés nehézségeitől, vagy ez már sikerült, de a könyvelés jelenleg még nem alkalmazza ezeket a megoldásokat, a VRG digitális könyvelés szolgáltatása segíthet ebben! Mi a papírformát bizonylatok tekintetében kiiktattuk az együttműködésből, amely az egyszerű „klasszikus” könyveléshez képest költségmegtakarítást is eredményez.
A szolgáltatás egyebekben a klasszikus, teljes körű könyvelési szolgáltatást tartalmazza. Ha érdekel ez a megoldás, és valóban profi kézben szeretnéd tudni adóügyeid, keress minket bizalommal.