A könyvelő rendkívül fontos helyet foglal el a cég, és persze a cégvezető életében. Mivel a számvitel és az adójogszabályok rendkívül szövevényes rendszere általában teljesen kívül esik az ügyvezető kompetenciáján, maga a könyvelői munka is nehezen megfogható sokak számára. Éppen ezért, számos „hiedelem” és félreértés kapcsolódik ehhez a szakmához. A következő blogposztunkban 5 gyakori tévhitet szeretnék eloszlatni a könyvelők munkájával kapcsolatban. Kezdjük a legsúlyosabbal!
1. A könyvelő feladata minden céges pénzügyi adminisztratív kérdés megoldása
Mivel a könyvelés rendkívül összetett terület, a legtöbben nehezen értik meg annak finomságait. Sokan azt gondolják például, hogy a könyvelő feladata a céges pénzügyi és gazdasági ügyek átfogó kezelése, bármely könyvelési adatokon alapuló formanyomtatvány, adatszolgáltatás kitöltése, pedig ez koránt sincs így.
Az igazság az, hogy vannak olyan specifikus ügyek, mint például a hitelkérelem, hitelügyintézés és az ehhez kapcsolódó üzleti terv elkészítésének kérdése, amely nem tartozik a könyvelő kompetencia- és felelősségi körébe. Éppen ezért, nem is várható el az ilyen jellegű segítség, mint alapszolgáltatás, még akkor sem, ha a hitelügyintéző arra bíztat bennünket, hogy forduljunk a könyvelőnkhöz a különböző formanyomtatványok kitöltetése ügyében.
A Széchenyi Pihenő Kártya igénylésével kapcsolatos munkákat szintén nem könyvelő feladata elvégezni, ahogyan a kamarai tagdíj befizetésének kérdése, a nem könyvelést érintő statisztikák, a jövedéki és termékdíj, vagy akár az egyre aktuálisabbá váló EPR ügyek sem tartoznak a könyvelő alapvető feladatai közé.
Az olyan tevékenységek, mint a házipénztár vezetése, útnyilvántartások rendben tartása, vagy a transzferár dokumentáció elkészítése szintén olyan speciális területek, amelyek nem képezik a könyvviteli szolgáltatások részét, bár ettől függetlenül, külön szolgáltatásként természetesen vállalhatók.
A legtöbb könyvelői megbízási szerződésben az is szerepel, hogy az ügyfélnek milyen módon kell leadnia a könyvelési anyagot (számlatípus és dátum szerint rendezve) ahhoz, hogy a könyvelés időben és pontosan elvégezhető legyen, így az iratanyagok rendszerezése sem a könyvelő feladata, a gyakori tévhittel ellentétben.
A világos könyvelési szerződések általában egyértelműen rögzítik, hogy mi része és mi nem része a könyvelési szolgáltatásnak, illetve mi az, amit különdíj ellenében vállal elkészíteni a könyvelő, vagy amit egyáltalán nem vállal. Erre mindig legyünk figyelemmel az ügyféligények meghatározásánál.
2. A könyvelő felelős mindenért a cég adózását tekintve
Bár a könyvelői felelősség egy rendkívül összetett kérdés és (ideális esetben) számos területre kiterjed, mégis érdemes tudni ennek a kereteit.
A megbízási szerződés itt kulcskérdés, hiszen a könyvelői felelősséget (pénzügyi és akár büntetőjogi tekintetben is) nagyban meghatározza az, hogy miben állapodnak meg a felek az együttműködés kezdetekor.
Gyakori eset például, hogy egy adóvizsgálat során a NAV iratokat kér be, amelyeket az ügyfél nem tud benyújtani, és arra hivatkozik, hogy az iratokat a könyvelő nem adja ki számára. (Amennyiben nem könyvelési kimutatásokról, hanem a leadott számlákról van szó, annak ki nem adása akár bűncselekmény, okirattal visszaélés is lehet.) Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény rögzíti, hogy az adózónak kell megőrizni az adatokat az elévülési időig. Ezzel együtt, az adatok tárolásának helyére (ki tárolja az iratanyagot), annak időtartamára (meddig tárolja azt), valamint módjára (milyen formában tárolja, tehát elektronikusan vagy papír alapon) mindig a már említett megbízási szerződésnek kell részletesen rendelkeznie.
A könyvelő akkor sem felelős, ha például a munkáltatót be nem jelentett foglalkoztatás miatt, egy munkaügyi vizsgálat keretei között megbüntetik, feltéve persze, hogy előzetesen a könyvelő nem kapott meg időre minden adatot a bejelentéshez.
Egy harmadik fontos területet említve, ha a rosszul végzett számviteli tevékenység (vagy akár alkalmi hiba) anyagi kárt okoz a cégnek, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény szerint a károsultnak kell bizonyítania többek között, hogy a károkozó magatartás a másik oldalon (a könyvelőnél) volt.
Végső soron pedig lényeges, hogy a könyvelő nem felelős azért, hogy az ügyfele, hogy fizet, vagy nem fizet be adót. Természetesen szakszerűen elkészített, vállalt könyvelői bevallások, bejelentések mellett.
Látható tehát, hogy a könyvelőre csak bizonyos esetekben és bizonyos körülmények mellett hárítható át a felelősség.
3. A könyvelő automatikusan adótanácsadó is
Bár sok könyvelő rendelkezik adótanácsadói képesítéssel és tapasztalattal, az adótanácsadás és a könyvelés két különálló terület.
A könyvelők fő feladata az üzleti tranzakciók követése és a könyvelési feladatok ellátása, míg az adótanácsadók az adózási stratégiák kidolgozásában, eseti kérdések pontos megválaszolásában és a jogszabályok betartásában segítenek.
Fontos, hogy tudjuk, melyik szakemberre van szükségünk az adott helyzetben, és ha szükséges, igénybe is kell vennünk mindkét szolgáltatást. Ezt egy igazán felkészült partner egy csomagban lehetővé teszi az ügyfele számára, de az ezzel járó többletmunkának a legtöbb esetben külön felszámított szolgáltatási díja is van.
Éppen ezért, amennyiben nem fizetünk adótanácsadói szolgáltatásért, nem is várhatjuk el, hogy a könyvelő minden adózási kérdésünkre válaszoljon.
A könyvelők képzettek és szakértők a számvitel területén, de ez nem jelenti azt, hogy mindenhez értenek, és főleg nem, hogy minden speciális adóügyi terület szakértői lennének.
Például a jogi kérdések, a vállalkozásfejlesztés vagy az informatikai rendszerek bevezetése terén való szakértelem éppen úgy nem tartozik a szakmájukhoz, mint a befektetési tanácsadás vagy a speciális adóügyi és pénzügyi szakterületi kérdések.
Fontos megérteni, hogy a könyvelők a pénzügyi adatokat kezelik, de nem helyettesíthetnek más szakembereket. Így, ha egyéb területeken is kérdések vagy problémák merülnek fel, ehhez külön szolgáltatóra lehet szükség.
4. Minden könyvelő mérlegképes
A Számviteli törvény alá tartozó vállalkozások esetén, amennyiben 10 millió Ft-ot meghaladó bevétellel rendelkeznek, kötelesek az éves számviteli beszámolót Pénzügyminisztériumnál regisztrált mérlegképes könyvelővel elkészíttetni. De minden könyvelő mérlegképes? Korántsem!
A szűk értelemben vett “könyvelői tevékenységet” gyakorlatilag bárki elvégezheti, és könyvelő szakképesítés szerezhető már közgazdasági (középfokú) végzettségként is.
A képesített könyvelői végzettséggel rendelkezők külön jogosultságokkal nem rendelkeznek, de a cégek kiadásait-bevételeit könyvelni, bevallásokat beadni, különböző adminisztratív feladatokat ellátni képesek.
A mérlegképes könyvelő ezzel szemben sokkal nagyobb szerepet kap a pénzügyi feladatokban, hiszen megvan a képesítése arra, hogy elvégezze a nagyobb felelősséggel járó feladatokat is (ilyen feladat pl. a cég számviteli beszámolójának elkészítése).
Fontos tudni, hogy amennyiben valaki mérlegképes könyvelői végzettséget szerez, még automatikusan nem lesz számviteli szolgáltatásra jogosult, ehhez ugyanis 3 év gyakorlatra is szüksége lesz.
A Pénzügyminisztérium által regisztrált mérlegképes könyvelő a törvényben meghatározott könyvviteli szolgáltatások irányítását és vezetését végzi el, valamint számviteli beszámolókat készít, klasszikusan a könyvviteli szolgáltatás nyújtására jogosult.
Ahogyan azt már korábban többször is javasoltuk bejegyzéseinkben, ha cégként könyvelőt bízunk meg, mindig járjuk körül, hogy az adott személy mérlegképes-e, illetve szerepel-e a Pénzügyminisztérium nyilvántartásában, hiszen bizonyos feladatokat csak ebben az esetben végezhet majd el.
5. A bérszámfejtés a könyvelési alapcsomag része
Sok vállalkozó úgy gondolja, hogy a bérszámfejtés automatikusan része a könyvelési szolgáltatásnak. Valójában a bérszámfejtés egy önálló és speciális terület, amelyet jobb esetben külön szakember végez.
A bérszámfejtők szükségesek az alkalmazottak bérezési és adózási kérdéseinek kezeléséhez, és ez a feladat nem tartozik automatikusan a könyvelői szolgáltatásokhoz, így a legtöbb esetben ez külön díjtételként szerepel a szolgáltatói számlán vagy adott esetben két külön partner is végezheti a két feladatkört.
Ha hasznos volt ez a bejegyzésünk, olvasd el a többi cikkünket is a VRG blogon!