Az írásbeliség hajnalától kezdve az emberiség folyamatosan küzdött a dokumentumok hitelességének kérdésével. A modern kori hamisítási technikák korában és a bürokrácia útvesztőjében ez a küzdelem egyre fontosabbá válik. Legújabb blogunkban egy izgalmas utazásra hívjuk az olvasót, ahol a hiteles dokumentumok világát vesszük górcső alá olyan fontos intézmények bemutatásával, mint a hiteles másolat, a hiteles fordítás, a közhiteles cégkivonat, és az apostille. Kezdjük azzal, hogy mit jelent maga a hitelesség az okiratok tekintetében, és egyáltalán miért fontos ez!
Mitől lesz egy dokumentum hiteles?
A dokumentumok hitelességének kérdése (legyen szó jogi, üzleti vagy akár személyes okiratokról) mindig is kulcsfontosságú volt az emberi történelem során. Korábban, ha egy iratból több eredeti példányt kívántak létrehozni, az indigó (vagy vegykezelt többpéldányos papír) volt a rendelkezésre álló eszköz, amelynek hamisítása, bár nem lehetetlen, de nehézkes volt.
A jelenkori modern manipulációs technikái (fénymásoló, szkennelési és grafikus képfeldolgozási technológiák) azonban a szem számára tökéletes másolatok előállítására alkalmasak, ami komoly kihívást jelent a dokumentumok hitelességének megállapítása szempontjából. De mit jelent egyáltalán a hitelesség?
A polgári perrendtartás értelmezése szerint egy dokumentum akkor tekinthető hitelesnek, ha azt valaki saját kezűleg írja meg és írja alá, vagy ha az aláírását tanúk hitelesítik, illetve akkor is, ha az aláírás közjegyző által hitelesített okiratban szerepel. Emellett hitelesnek minősülnek a különféle hatóság által okiratba foglalt dokumentum is.
Fontos különbséget tenni az eredeti és a hiteles dokumentum fogalmai között. Míg az eredeti dokumentum elsődleges forrásból származó, változatlan dokumentum, addig a hiteles dokumentum annak egy hivatalosan hitelesített másolata, amelyet a jogi eljárásokban gyakran az eredeti helyettesítésére használnak.
A következőkben néhány fontos hitelesítési eljárást és dokumentum típust mutatunk be részletesebben.
A hiteles másolat
A hitelesítési procedúrák egyik leggyakoribb formája a másolatok hitelesítése, amely során a közjegyző igazolja egy dokumentum hitelességét.
Ez a folyamat különösen fontos a jogi dokumentumok, szerződések, és hivatalos iratok esetében, ahol az anyagok eredetiségének és megbízhatóságának biztosítása elengedhetetlen.
A másolatok hitelesítése során a közjegyző azt tanúsítja, hogy a másolat a közjegyző előtt felmutatott eredeti okirattal mindenben megegyezik. A közjegyzői hiteles másolat az eredeti okirattal azonos hatályú, vagyis ugyanúgy bizonyító erejű, mint az eredeti példány.
A másolatok hitelesítése elektronikus úton is elkészíthető, ebben az esetben a közjegyző az elektronikus úton készített másolatot és kivonatot minősített elektronikus aláírással látja el.
A másolat hitelesítése során bárki eljárhat, tehát az eljárása során a közjegyző nem vizsgálja, hogy kinek van szüksége a hiteles másolatra. Ez lehetővé teszi, hogy az eredeti okirat tulajdonosa harmadik féllel intéztesse a hitelesítést, megkönnyítve ezzel az adminisztratív folyamatokat.
A hiteles fordítás
A hivatalos ügyek gyakran határokon nyúlnak át, melynek következtében a különböző nyelvek lefordítása vethet fel hitelességi kérdéseket.
Hiteles fordításról akkor beszélhetünk, ha a fordítás hitelesítési záradékkal van ellátva. Ez a záradék bizonyítja, hogy a fordítás tartalma megegyezik az eredeti szöveggel, ezzel az új dokumentum egyenértékűvé válik az eredeti okirattal.
Fontos tudni, hogy a 24/1986. (VI. 26.) MT-rendelet alapján hiteles fordítások készítésére kizárólag az állami tulajdonban lévő Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda (OFFI) felhatalmazott. Ez vonatkozik a magyar nyelvről idegen nyelvre, valamint az idegen nyelvekről magyarra történő fordításokra egyaránt. Érdemes röviden kitérni arra is, hogy mikor lehet szükség ilyen típusú fordításra.
Hiteles fordításra lehet szükség többek közt az államigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó dokumentumokhoz (pl. bevándorlási papírok, diplomahonosítási, családegyesítési, külföldi állampolgárral történő házasságkötési, örökbefogadási, hagyatéki, névváltoztatási eljárásokkal kapcsolatos dokumentumok, vagy külföldről behozott gépjárművek forgalomba helyezése).
Szerencsére az OFFI nem csak a saját szakfordítói által készített fordításokat hitelesít, hanem jogosult arra is, hogy más szakfordítók vagy fordítóirodák által, megfelelő lektorálás után készült fordításokat hitelesítsen, ami egy gyorsabb és gazdaságosabb megoldást jelent.
A hiteles cégkivonat
A cégkivonat intézményével minden cégvezető és vállalkozó találkozott már, különbséget kell azonban tennünk a szabadon letölthető cégkivonatok és a hiteles (közhiteles) cégkivonat között.
A hiteles cégkivonat egy olyan hivatalos dokumentum, amely egy adott, a cégbíróság által vezetett cégjegyzékben szereplő szervezet legfontosabb adatait tartalmazza. Ez a kivonat alapvető információkat szolgáltat a cég hatályos és aktuálisan fennálló jogi státuszáról, gazdálkodásáról és szerkezetéről.
Az ingyenesen elérhető változatok ezzel szemben csupán tájékoztató jellegűek, nem minősülnek hivatalos dokumentumnak, ezért mindig érdemes ellenőrizni, hogy az adott szervezet vagy hivatal elfogadja-e az ingyenesen letölthető cégkivonatot, vagy közhiteles változatra van szükség.
Szerződéskötésnél, céges járművekkel kapcsolatos ügyek intézésénél, pályázati dokumentációk benyújtásánál, bankszámla nyitásakor vagy hitelfelvételnél a közhiteles cégkivonatot fogják kérni tőlünk.
A közhiteles cégkivonat nem ingyenes, így ezeket a dokumentumokat térítés ellenében igényelhetjük meg a cégbíróságtól, a közjegyzőtől vagy az Igazságügyi Minisztérium hivatalos céginformációs partnereitől.
A közhiteles cégkivonaton mindig fel van tüntetve a kiállítás dátuma, amit az elfogadó szervezetek 30 napon belül kötelesek elfogadni, így az adott időpontban megkért hiteles cégkivonat idővel “lejár”.
Az apostille intézménye
A dokumentumok hitelességének témakörében érdemes szólni még egy fontos intézményről, ez pedig az apostille.
Az apostille francia szó, jelentése hitelesítés. A nemzetközi szinten folytatott ügyletek során létrehozott és használt hivatalos iratok olykor felülhitelesítésre szorulnak, hogy egy adott országban befogadhatóak legyenek a különböző hatóságok, intézmények részéről.
Ezt a feladatot látja el az apostille, ami tulajdonképpen egy a dokumentumon elhelyezett hitelesítés.
Azokat a dokumentumokat látják el nemzetközi felülhitelesítéssel, melyeket közjegyzők, bíróságok, vagy más hatóságok láttak el hivatalos pecsétjükkel.
A dokumentumok felülhitelesítését Magyarországon az Igazságügyi Minisztérium, a Magyar Országos Közjegyzői Kamara, valamint a Külgazdasági és Külügyminisztérium végezheti el, de bizonyos országokban egyéb intézmények is jogosultak lehetnek erre.
Ha tetszett ez a bejegyzésünk, olvasd el a többi cikkünket is a VRG blogon.