Sokszor alig győzzük kapkodni a fejünket az adózási szabályok gyakori változása mellett, 2024-re már egy olyan világban élünk és dolgozunk, ahol mindezeken túl a technológiai fejlődés is határtalan lehetőségeket nyit meg a számvitel és az adózás területén. Ebben a dinamikusan változó környezetben, a könyvelés kapcsán egyre többet hallhatunk a papírmentes, digitális megoldások előretöréséről.
A VRG élen jár ezen innovatív megoldások alkalmazásában, amelyekkel nem csak környezetbarát módon járulunk hozzá ügyfeleink vállalkozásának sikeréhez, hanem jelentős mértékben növeljük az ügyviteli folyamatok hatékonyságát is. Alábbi cikkünkben bemutatjuk, pontosan hogyan is néz ez ki nálunk a gyakorlatban.
Már szinte történelem, de a kiállított kimenő számlákat jellemzően a számlázóprogramok NAV XML funkciójának megjelenése óta importálással, vagy valamilyen közvetlen adatkapcsolattal olvassuk be a könyvelési rendszerbe, vagy eleve a könyvelési rendszerből megy az számlázás.
A bankszámlakivonatok esetében is már a régmúltba veszett a tételek manuális rögzítése, a banki kivonatok MT940, CAMT formátumban teljes egészében bejátszhatóak a könyvelésbe, ahol a mesterséges intelligencia már kontíroz és pontoz is mindent, amit megtalál. Ezzel jellemzően a szállítói és vevői tételek tömeges feldolgozása vált mindössze percek alatt elvégezhető feladattá, csupán a be nem azonosított tételek egyeztetéséből és tisztázásából állt a könyvelés.
A befogadott számlák (költségszámlák) könyvelése a NAV online számla adatszolgáltatás fejlesztésének eredményeképpen digitalizálódott jelentős mértékben, hiszen mindegyik hazánkban kapható könyvelőprogram képes arra, hogy beolvassa azokat a számlaadatokat, amelyeket valaki a cégünkre állított ki. Önmagában ebben azonban rengeteg kockázat rejlik, felelőtlen pusztán az OSA adatokból könyvelni, bizonylat nélkül. A VRG megfordította ezt a folyamatot és kizárólag a számlaképből kiindulva végzi az automatizált számlafeldolgozást.
A piacon elérhető különböző applikációk a NAV online adatai alapján napi szinten jelzik az adott havi ÁFA pozíciót, gyakorlatilag a hónap utolsó napján este már tudja a vállalkozó, hogy 20 nap múlva feltehetően mekkora áfa befizetésre kell számítania.
Ezzel van „versenyfutásban” a könyvelés, azonban a több hétig tartó adatfeldolgozások kora – amikor ennyi időt kellett az ügyfélnek a havi adatai feldolgozására, riportra, jelentésre várnia – már mindenképpen lejárt. A feldolgozott adatok utáni kontroll, egyeztetés, felmerült kérdések tisztázása az, ami már sokkal inkább gondolkodóbb, problémamegoldó könyvelési gondolkodást kíván.
A kimenő számlák és a bank automatizálása mellett nézzük, hogy is áll a VRG a szállítói (befogadott) számlákkal.
Online hozzáférés a könyvelési rendszerhez
Az első lépés a digitális átállás felé az, hogy ügyfeleink számára biztosítjuk az online hozzáférést a könyvelési rendszerünkhöz. Ne gondoljuk, hogy ez csak a nagy, nemzetközi cégek kiváltsága, a magyar KKV szektor számára is alapértelmezetten elérhető.
Egy egyszerű felhasználónévvel és jelszóval, a böngészőből történő bejelentkezéssel bárki, bármikor, bárhonnan elérheti a könyvelési adatokat, kimutatásokat, akinek megvannak a megfelelő jogosultságai ehhez. Mivel folyamatos, és havi rendszerességű egyeztetés / zárás az általános protokoll, így nincs mit rejtegetni az ügyfél elől.
Az online hozzáféréssel nem csupán a könyvelési adatok folyamatos nyomonkövetését tesszük lehetővé, hanem a döntéshozatali folyamatokat is jelentősen felgyorsítjuk. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a VRG-t választó cégvezetők “real-time” adatok alapján hozhatnak informált döntéseket, ami létfontosságú a gyorsan változó piaci környezetben.
Digitális számla archívum
A papíralapú számlák tárolása rengeteg helyet vesz igénybe, és a keresésük is időigényes lehet, főleg, ha sok évre visszamenőleg kell előkeresni számviteli dokumentumokat egy-egy fontos ügylet, netán hatósági ellenőrzés kapcsán.
A digitális könyvelés során beolvasott pdf formátumú számlák nálunk közvetlenül a könyvelési rendszeren belül, egy online archívumban kerülnek tárolásra, így ügyfeleink könnyedén (másodpercek alatt) hozzáférhetnek korábbi számláikhoz. Ezen kívül teljesítési igazolások, szerződések is feltölthetőek az archívumba, amennyiben szükséges lenne a későbbiekben bármikor. Így nincs szükség arra, hogy külön dokumentumnyilvántartó, vagy digitális számlaarchívum-rendszert használjon a vállalkozó.
A szállítói számlát az ügyfél feltölti az adott ügyfélmappára egy külön drive-on, az automatikusan egy háttérrendszeren keresztül, az adattartalom kiolvasását követően betöltődik a könyvelési rendszerbe, a számla adataival együtt. Amennyiben belföldi, a NAV online-szolgáltatásban lévő adatok alapján, amennyiben külföldi, úgy a legfeljettebb OCR technológiával. A betöltött pdf számla az adott könyvelési tételhez automatikusan felcsatolt dokumentumként benne van a könyvelésben, és párhuzamosan a külön dokumentum-archívumban is kereshető. Számlaadatokat a kollégák már manuálisan nem is rögzítenek.
Mesterséges intelligencia a könyvelésben?
A válasz természetesen igen, hiszen az AI technológia fejlődésével és globális térnyerésével a könyvelési folyamatok is átalakíthatóak.
A szállítói számlák és a bankszámlakivonatok könyvelése a VRG-nél például már mesterséges intelligencia segítségével történik. Ez a megoldás pedig jelentősen csökkenti az emberi hiba lehetőségét, és gyorsítja a feldolgozást is, így sokkal több időnk marad azokra a stratégiai feladatokra, amelyekhez az emberi szakértelem és gondolkodás szükséges.
Automatizált számla-matching
A DATAXO matching bevezetésével egy lépéssel tovább mentünk a hatékonyságban, mint a legtöbb könyvelő cég.
A Matching használatával automatizálttá válik a belföldi számlaképek feldolgozása, érkezzenek azok bármilyen forrásból. A szolgáltatás használatával így teljes mértékben megszüntethető a nagy mennyiségű manuális számlaadat rögzítés.
A szoftver elvégzi a formai és tartalmi ellenőrzéseket, miközben a számlákat összeveti a NAV XML adatokkal. Ennek az innovatív opciónak köszönhetően ügyfeleinknek nem kell manuálisan párosítaniuk a számlákat a NAV-ból letöltött tételekkel sem, mivel ezt egy automatizált háttérrendszer végzi.
Azokról a számlákról, amelyekhez nem töltött fel számlaképet az ügyfél, a könyvelésbe nem is kerül adat, ellenben az ügyfél a hónap végén egy külön riportot kap róla. Nincsen tehát hazárdőr módon számlakép nélkül könyvelt OSA számlaadat, így a későbbiekben kockázat és probléma sem lehet belőle.
Külföldi számlák integrációja
Egyre több vállalkozás kerül szembe azzal a kihívással, hogy külföldi számláikat is integrálniuk kell a könyvelési rendszerükbe. Ez a hagyományos könyvelési megoldásoknál nehézkes, időigényes és akár átláthatatlan is lehet, külföldi számlákról ugyanis nincs NAV online számlaadat.
A VRG-nél ez sem probléma, hiszen a külső rendszerek bevonásával, a külföldi számlák beolvasott adatai ugyanúgy megjelennek a rendszerünkben, mint a belföldiek, a könyvelésbe kerülő automatikusan kiolvasott adatok tekintetében nincs különbség a belföldi és a külföldi számla között.
Kezdd el velünk, most!
A digitális könyvelés nem csak egy trend, hanem egy szükségszerű és ésszerű lépés a hatékonyabb, átláthatóbb és környezettudatosabb üzleti működésed felé. Már rég nem a bizonylatok mennyisége számít a kiszervezett könyvelési szolgáltatás árazásánál, hanem sokkal inkább a cég mérete, folyamatai szervezettsége, a belső kontrolljainak a szintje, illetve a működés összetettsége, bonyolultsága és a kapcsolattartási/konzultációs igénye. A VRG-nél hiszünk abban, hogy a digitális innovációk alkalmazása a könyvelés területén hozzájárul ügyfeleink sikeréhez. Vedd a kezedbe vállalkozásod jövőjét, és válts Te is digitális könyvelésre!