A díjbekérőtől a végszámláig, lépésről lépésre!

Egy termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás során gyakran fordul elő, hogy a számlát kiállító fél még a teljesítés előtt meg szeretné kapni előlegként a szolgáltatás ellenértékének egy részét, vagy akár egészét. Erre a számviteli szabályok lehetőséget adnak az előlegszámla formájában. A következő blogunkban bemutatjuk, milyen számlázási műveleteken kell végigmennünk számlakiállítóként, ha helyesen szeretnénk ezt a folyamatot végig vinni, elkerülve az esetleges buktatókat! Lássuk a lépéseket! 

  1. A díjbekérő kiállítása

Előleg bekérése esetén 3 dokumentumot kell elkészíteni, és az ügyfél rendelkezésére bocsátani. Ennek a folyamatnak az első lépése a díjbekérő kiállítása lesz, amely a legtöbb számlázó programban megtalálható, de szabadon, saját magunk által is elkészíthető, akár szövegszerkesztőben is. A díjbekérő nem számviteli bizonylat, és kiállítása nem minősül kötelezettségvállalásnak, és az adózásban sincs jelentősége.

A díjbekérő ( vagy más néven „proforma” számla) tehát valójában nem is számla, hanem egy relatíve szabad formai keretekkel rendelkező bizonylat, amely kizárólag arra szolgál, hogy egy megrendelést követően a vevő a nyomtatvány/sablon birtokában könnyedén átutalhassa a termék vagy szolgáltatás ellenértékét az eladónak.

Mivel a díjbekérő áfa visszaigénylésre vagy elszámolásra sem alkalmas, ezért jellemzően áfa kódot és a teljesítés dátumát sem tartalmazza, csupán a végösszeget, valamint a kiállítás dátumát, a fizetési határidőt és a bizonylat sorszámát szükséges rajta feltüntetni. 

Amennyiben ez a dokumentum kiküldésre került, és a fizetés teljesült, ki kell állítani az előlegszámlát, ezzel el is jutottunk a következő lépéshez.

  1. Az előlegszámla kiállítása

Az előlegszámla a díjbekérővel ellentétben már szigorú számadású számviteli bizonylat, így kiállítása már adózási relevanciával is bír. Az előleg mértékére vonatkozóan nincs szabály vagy korlátozás, így az akár a teljes összeg is lehet.

Az előlegszámla teljesen azonos a “rendes” számlával, formai és számviteli értelemben is, annyi különbséggel, hogy az előlegszámlán az eladó nem a végösszeget, hanem az előleget számlázza ki abban az esetben, ha a teljesítés még nem történt meg.

Az előlegszámlát az előleg beérkezésekor kell kiállítani, a számla kiállításának dátuma ebben az esetben megegyezik a teljesítés dátumával, és a pénzösszeg beérkezésének napjával.

Amennyiben az előlegszámla a pénz megérkezése után kerül kibocsátásra, úgy érdemes a számlán feltüntetni, hogy „pénzügyi teljesítést nem igényel”. A fizetési határidő a pénz megérkezésének napja lesz a számlán.

A számlának tartalmaznia kell azt a tényt is, hogy előlegről van szó. Ezt két módon lehet feltüntetni: vagy a számla megnevezése eleve „előleg számla” lesz, vagy a számlázott tételnél kell feltüntetni, hogy „előleg”.

Fontos, hogy előlegszámlát akár díjbekérő nélkül is ki lehet állítani, tehát a díjbekérő kiküldése nem feltétele az előleg átutalásának.

  1. A végszámla kiállítása

Előleg bekérése esetén az ügylet végén ismét számlát kell kibocsátani, ez lesz az ún. végszámla, amely tartalmazza az ügylet teljes ellenértékét amellett, hogy hivatkozást nyújt az előlegszámlára vonatkozóan is. 

A vevő által a végszámla kiállítását követően fizetendő összeg értelemszerűen a teljes ellenérték és kapott előleg különbözete lesz. 

Amennyiben több különböző előlegszámla is készül egy adott vásárláshoz, a végszámlán az ellenérték mellett ezen előlegszámlák értékei külön tételként, negatív előjellel fognak szerepelni.

Amennyiben a bekért előleg összege teljes mértékben fedezi a munka értékét, a végszámlán szereplő fizetendő összeg nulla forint lesz. Amennyiben pedig a bekért és számlázott előleg összege több, mint amennyi végül a végszámla, úgy az előlegszámlák helyesbítésének van helye. Negatív összegű végszámla kiállítása szabálytalan.Ha további kérdésed lenne a számlázással kapcsolatban, keress minket bizalommal.