Az adószámra sokan egyszerű adminisztrációs formalitásként tekintenek, pedig ez a 11 karakteres számsor jóval többet hordoz magában, mint elsőre gondolnánk! Egyrészt tükrözi vállalkozásunk adójogi státuszát és gazdasági besorolását, másrészt hatással van az adózási kötelezettségek teljesítésére, a partnerkapcsolatok biztonságára és persze a számlázásra is. Ha az adószám hibás, vagy ha törlésre kerül, az azonnali és súlyos következményekkel járhat, és akár még a partnercégeket is érintheti. Éppen ezért érdemes közelebbről is megvizsgálni, hogyan épül fel, milyen típusai vannak, milyen feltételek mellett kerülhet törlése, és miért kell mindig ellenőrizni, az üzleti kapcsolatok során is az adószámot.
Mi az adószám, és miért van rá szükség?
Az adószám nem más, mint a vállalkozás és az adóhatóság közötti viszony egyik központi eleme, vagyis egy egyedi azonosító, melyet a NAV bocsát ki minden olyan gazdálkodó szervezet (vagy magánszemély) számára, aki gazdasági tevékenységet végez és így adózási kötelezettséggel rendelkezik. Ezt a számsort használják gyakorlatilag minden olyan eljárásban, ügyintézésben és adatszolgáltatásban, amelyben a vállalkozás valamilyen módon kapcsolatba kerül az adóhatósággal.
Az adószám lehet belföldi vagy közösségi, attól függően, hogy kizárólag Magyarországon végez-e tevékenységet az adóalany, vagy más EU-s tagállamokkal is kapcsolatba kerül.
Sokan keverik az adószámot az adóazonosító jellel, amely természetes személyekre vonatkozik, és egy másik típusú azonosító. Az adószám ezzel szemben az adott gazdasági egység adóalanyiságát és jogi státuszát is kifejezi, így már megállapításának a pillanatától kezdve hordozza az összes adónemhez kapcsolódó kötelezettség nyilvántartási alapját, tehát e nélkül nincs érvényes adózói státusz. A működés során minden számlán, hivatalos dokumentumon, adatszolgáltatásban szerepelnie kell, és a partnereink is erre hivatkoznak, ha jogilag elszámolható kapcsolatban állnak velünk.
Érvényes adószám nélkül nem lehet az adózó áfaalany, nem állíthat ki szabályos számlát, és nem érvényesíthet az adólevonási jogot sem. Éppen ezért már a vállalkozás indításakor, és a működés teljes időszaka alatt kulcsfontosságú, hogy az adószám rendben legyen, mind formai, mind tartalmi szempontból.
Hogyan épül fel egy magyar adószám?
A magyar adószám 11 számjegyből áll, amely három logikusan elkülönülő részből tevődik össze. Aki tudja, mit jelentenek ezek a számok, már ránézésre következtetni tud a vállalkozással kapcsolatos néhány fontos tényre. A három szakasz a következő:
Törzsszám (első 8 számjegy)
Ez a legfontosabb része az adószámnak, az adott adóalany egyedi azonosítója, amely alapján a NAV nyilvántartja NAV a vállalkozást. A törzsszám a cég élete során nem változik, így megmarad akkor is, ha a tevékenységi kör módosul, ha változik a székhely.
Áfa-kód (9. számjegy)
Ez az egy számjegyű kód azt jelzi, hogy az adott vállalkozás milyen áfa alanyisági státusszal rendelkezik.
A leggyakoribb kód a 2-es, amely általános áfaalanyt jelöl, vagyis általános szabályok szerinti adózó adóalanyt. Az 1-es kód jellemzően áfamentes adóalanyokra utal (például alanyi adómentesség esetén), a 3-as kód a régebben hatályos EVA alanyaié volt, míg 4-es és 5-ös kódot a csoportos adóalanyiságot választó adóalanyok kapnak. Ez az egyetlen szám sokat elmond, ha valaki például a 2-es kódot viseli, de nem ad be áfabevallást, az rögtön gyanús lehet.
Területi kód (utolsó 2 számjegy)
Az adószám utolsó két számjegye, a székhely szerint illetékes területi adóhatóság kódja. Ez a szám tehát azt mutatja, hogy a vállalkozás melyik megyei vagy fővárosi adóhatósághoz tartozik. A NAV ezen belső bontása nemcsak az ügyintézés szempontjából fontos, hanem például akkor is jelentős lehet, ha helyi szintű hatósági ellenőrzésre kerül sor. Budapesti székhely esetén például városrésztől függően 41,42, 43, míg Pest megyében a 13-as kód a jellemző, és ugyanígy minden megyének megvannak a maguk kódjai. Speciális a 44-es megyekód, amely a kiemelt adóalanyok külön területi kódja, illetve az 51-es „körzet” kódja, amely a különös hatásköri illetékesség megyekódja: itt a külföldi adóalanyok számára generált belföldi adószámok, illetve pl. a kormányzati, vagy állami szféra, illetve a fegyveres erők, stb. alkalmazottai számára generált adószámok tartoznak ide.
Ha össze akarjuk foglalni, a törzsszám az egyedi azonosító, az áfa-kód az adózói státuszt mutatja meg, míg a területi kód az illetékesség szempontjából fontos.
Amikor egy partner vagy hivatal ránéz egy adószámra, ezekből az elemekből gyorsan képet kaphat arról, hogy a vállalkozás milyen szereplő az adórendszerben.
Ezért nemcsak a könyvelőnek, hanem a vállalkozónak is érdemes tisztában lennie azzal, mit lát egy hivatalos dokumentumon vagy egy partner cégkivonatában. Menjünk is tovább, eggyel mélyebbre a témában.
Mit árul el az adószám a cégünkről vagy a partnereinkről?
Az előző fejezetben már részletesen bemutattuk az adószám felépítését, most pedig azt vizsgáljuk meg, hogy ezek az információk hogyan fordíthatók le a gyakorlat nyelvére, és mire érdemes figyelni egy üzleti kapcsolat során ebben a tekintetben.
Először is, az adószám alapján azonnal kideríthető, hogy az adott gazdasági szereplő áfaalany-e, és ha igen, milyen típusú. Ha például az áfa-kód 2-es, akkor biztosan áfaalany, tehát nemcsak áfás számlát fog kiállítani, de elvárható tőle az áfabevallások rendszeres teljesítése is. Ha viszont 1-es kód szerepel az adószámban, akkor áfamentes vagy nem áfaalany, így az áfa elszámolásnál körültekintően kell eljárni. Ez nemcsak a partner megítélése szempontjából lehet fontos, hanem közvetlenül érintheti azt is, hogy levonható-e az általuk kibocsátott számlán szereplő áfa.
A területi kódból következtetni lehet arra is, hogy az adott cég melyik NAV-igazgatósághoz tartozik, ami például egy esetleges hatósági kapcsolatfelvétel során lehet hasznos információ.
Szintén nagyon fontos kérdés, hogy egy adószám érvényes-e, vagy törlés alatt áll-e. A NAV nyilvános adatbázisaiban bárki ellenőrizheti egy cég adószámának státuszát.
Fontos, hogy ez nem csupán formalitás, hanem adójogi biztonsági kérdés is, hiszen ha egy törölt adószámú cégtől fogadunk be számlát, az problémát okozhat később. Ezért minden komolyabb üzleti kapcsolat előtt – különösen az első számlázás megelőzően – ajánlott az adószám NAV-os ellenőrzése, például a NAV adószámellenőrző oldalán.
Végül, az adószám nemcsak jogi státuszt tükröz, hanem a cég adózási fegyelméről is sokat elmondhat. Ha például egy cég adószámát rövid időn belül törölték, majd újraaktiválták, az felveti annak lehetőségét, hogy problémák vannak a törvényes működésnek való megfeleléssel, elmaradt kötelezettségeket halmozott fel, ezek pedig komoly kockázatot jelenthetnek egy szerződéses partner számára.
Hogyan lesz adószámunk?
Amennyiben cégbejegyzésre kötelezett adózók vagyunk (céget alapítunk), úgy egy úgynevezett „adóregisztrációs eljárás” eredményeképpen lesz adószámunk.
A cégbírósághoz elektronikusan megérkezett bejegyzési kérelemre, ha 24 órán belül nem generál adószámot a NAV, akkor a cégbejegyzés felfüggesztésre kerül és adóregisztrációs eljárás indul, amelynek általában az az oka, hogy valamilyen akadály áll fenn az adószám megállapítására vonatkozóan.
Ezeket az akadályokat (jellemzően korábban működő, majd megszűnő cégeket érintő jelentős adótartozás esetén a tulajdonosok, illetve vezető tisztségviselők kapcsán 5 évig van korlátozás) az Adózás rendjéről szóló törvény 19. § részletezi.
Ha adóregisztrációs akadály van, és az adott személy eredményes kimentési kérelmet nem tud előterjeszteni, nem kerül adószám megállapításra, így a cégbejegyzési kérelem elutasításra kerül.
Probléma esetén célszerű a kérelem visszavonása és újból előterjesztése olyan személyekkel, akikkel szemben nincs adóregisztrációs akadály. A magánszemélyek a velük szemben fennálló esetleges adóregisztrációs akadályokról előzetesen is tudnak tájékozódni, a NAV-hoz benyújtott „TADRI” nevű adatlapon.
Fontos tudni, hogy nemcsak bejegyzéskor, hanem valamilyen cégmódosítás esetén is – ez utóbbi esetben utólag – folytatja le az adóregisztrációs eljárást a NAV. Amennyiben a változás során olyan ügyvezető, vagy tulajdonos került bejegyzésre, akivel szemben akadály áll fenn és nem tudja kimenteni magát, a cég adószámának törlése terhe mellett egy újabb változásbejegyzéssel lehet „kicserélni” az illető(ke)t. Célszerű tehát figyelni kik is a bejegyzendő személyek.
EU-s adószám: mikor van rá szükség, mire használható és hogyan ellenőrizhető?
Az EU-s (vagy más néven közösségi) adószám fogalma sok vállalkozónak ismerősen cseng, de kevesen látják át pontosan, mikor van rá szükség, mit jelent jogilag, és milyen kötelezettségekkel jár.
Fontos kiemelni, hogy ez nem különálló adószámot jelent, hanem a meglévő magyar adószám kiegészítése. Az EU-s adószám tulajdonképpen a magyar adószám elé illesztett „HU” országkódot jelenti (pl. HU12345678). Ettől azonban még nem lesz automatikusan használható EU-s ügyletre, ezt a számot külön kérelmezni kell a NAV-nál.
A közösségi adószámra akkor van szükség, ha a vállalkozás más EU-tagállambeli adóalannyal folytat adómentes termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást, illetve ilyen partnertől szerez be terméket vagy vesz igénybe szolgáltatást. Ilyenkor az általános szabály az, hogy az ügylet áfa-mentesen történik, mivel az adófizetési kötelezettség a vevő tagállamába helyeződik át. Ez azonban csak akkor lehetséges, ha mindkét fél rendelkezik érvényes közösségi adószámmal, amit a VIES (VAT Information Exchange System) rendszerben is regisztráltak.
A VIES-adatbázis nyilvánosan elérhető, és az ügyfelek (vállalkozók) kötelesek is ellenőrizni a partnereik EU-s adószámát minden közösségi ügylet előtt. Amennyiben a partner adószáma nem szerepel az adatbázisban, vagy inaktív, az ügylet nem számolható el közösségi értékesítésként, tehát nem mentesül az áfa alól, és az eladónak kell megfizetnie az adót Magyarországon. Ez önmagában is komoly pénzügyi kockázat, amely megelőzhető lenne egy pár másodperces adószám-ellenőrzéssel.
További fontos tény, hogy a NAV-nál kérni kell a közösségi adószám generálását. Ez nem automatikus a cégbejegyzéskor (ott is kérelmezni, jelölni kell), még akkor sem lesz meg magától, ha a vállalkozás általános áfaalany. Az aktiválási kérelem benyújtásával együtt a NAV azt is ellenőrzi, hogy a vállalkozás megfelel-e az EU-n belüli értékesítés adminisztratív követelményeinek. Ez azt jelenti, hogy nem lehet elmaradás a bevallásokban, nem lehet tartozás, és az áfa-nyilvántartásnak is naprakésznek kell lennie.
Az EU-s értékesítésről és beszerzésről külön, havi gyakoriságú adatszolgáltatást is kell teljesíteni (összesítő nyilatkozat), tehát a közösségi adószám nemcsak lehetőséget ad, hanem új kötelezettségeket is hoz. Ezek elmulasztása komoly bírságot vonhat maga után.
Mikor és miért törölheti az adószámot a NAV?
Az adószám törlése mögött minden esetben komoly adminisztratív vagy jogkövetési hiányosság áll. A törlés ugyanis egyfajta végső szankció, amely azt jelzi, hogy a vállalkozás nem teljesítette azokat a minimum követelményeket, amelyek ahhoz szükségesek, hogy továbbra is az adórendszer aktív szereplője maradhasson. A törölt adószámú cégek tulajdonképpen „kikerülnek” az aktív gazdasági körforgásból, még ha jogilag léteznek is.
A leggyakoribb okok között szerepel, ha a frissen alakult vállalkozás nem végzi el a kötelező cégkapuregisztrációt, azaz nem rendelkezik a Dáptv. szerinti elektornikus hivatalos elérhetőséggel.
Ezt követi az adóbevallási kötelezettségek 180 napon túli – felszólítás ellenére történő – nem teljesítése. A NAV figyelemmel kíséri, hogy a cégek időben és rendszeresen nyújtják-e be az áfabevallást, a társasági adóbevallást, a KATA-s nyilatkozatokat, az éves beszámolót nem teszi közzé stb. Ha egy cég huzamosabb ideig nem ad be bevallásokat, az komoly gyanút vet fel arra nézve, hogy nem folytat valós gazdasági tevékenységet, ilyenkor az adószám törlésének lehet helye.
Hasonlóan súlyos problémát jelent a székhelyellenőrzés meghiúsulása. A NAV jogosult bejelentés nélkül helyszíni ellenőrzést végezni, hogy meggyőződjön arról, a vállalkozás a bejegyzett székhelyén valóban elérhető-e. Ha ez nem valósul meg – például az adott címen senki nem tud a cégről, a postaládán nincs feltüntetve a név, vagy a cím megalapozatlan, nincs kint cégtábla –, akkor ez elegendő alap az adószám törlésére. Ebbe a körbe tartozik az is, ha a postai úton kézbesített irat egymást követő kettő alkalommal „címzett ismeretlen” jelzéssel érkezik vissza az adóhatósághoz, vagy a levélszekrény hiánya miatt „kézbesíthetetlen”. A NAV a „nem valós székhelyű” cégeket kifejezetten kockázatosként tartja nyilván.
Törlésre vezethet továbbá a szándékos megtévesztés, fiktív számlázás, adóelkerülés gyanúja, amikor a székhely nem valós cím, a tényleges törvényes képviselő – lejárt megbízatású képviselőt követően – nem kerül bejelentésre, vagy a bejelentett törvényes képviselő nem valós személy.
Fontos látni, hogy a törölt adószám nem csak azt jelenti, hogy a cég nem tud számlát kiállítani. Az adószám törlésével gyakorlatilag ellehetetlenül a cég működése, így nem folytathat jogszerű gazdasági tevékenységet, nem kaphat vissza / vonhat le áfát, nem vehet részt közbeszerzésben, nem fogadhat be partnertől jogszerűen elszámolható számlát, és a bankszámla feletti tranzakciókat is komolyabban ellenőrzik. Emellett a cég bekerül a NAV nyilvános kockázatos adózói adatbázisába is, amely alapján bárki – leendő partner, hatóság, hitelező – láthatja a státuszát. Ez reputációs szempontból is rendkívül káros.
Mit jelent a törlés és a törölt adószám visszaállítása?
Ahogy láthattuk, az adószám többféle státuszt is felvehet, amely közvetlenül befolyásolja a vállalkozás működőképességét. A két jogállapot a rendelkezésre álló (aktív), illetve a törölt adószám.
A rendelkezésre álló (vagy más néven aktív) adószám azt jelenti, hogy a vállalkozás szerepel az adóhatóság nyilvántartásában, és jogszerűen folytathat gazdasági tevékenységet. Ezt az állapotot tekintjük normál működésnek, amelyhez minden más funkció – például közösségi adószám használata, online számlaadat-szolgáltatás – automatikusan kapcsolódik.
Az elviekben végleges, visszafordíthatatlan lépés a törölt adószám, amely a NAV döntése alapján megszünteti a vállalkozás adóalanyi státuszát. Törlés esetén a vállalkozás elveszíti az adózói jogosultságait.
Ráadásul a törlés után visszamenőleg is vizsgálhatóvá válik, hogy a vállalkozás milyen tevékenységet végzett a státusza megszűnéséhez vezető időszakban, és ez a partneri oldalon is komoly kockázatokat jelent.
A törlés után az adószám ugyan újra aktiválható, ha a törlés eredeti oka megszüntetésre kerül, de ennek nyoma lesz a cégnyilvános adatokban, így azt bárki láthatja.
Gyakorlati szempontból tehát minden státuszváltás azonnali reakciót igényel. Egy gondosan vezetett könyvelés és egy figyelmes könyvelőpartner segít elkerülni azt hogy egy ilyen helyzet egyáltalán előállhasson.
Mi történik, ha törölt adószámú céggel állsz kapcsolatban?
A vállalkozások közötti partneri kapcsolatban az egyik legalapvetőbb feltétel, hogy mindkét fél adójogi szempontból szabályosan működjön.
Ennek elsődleges jele az érvényes, aktív adószám, ahogyan azt már bemutattuk. Ha viszont egy cégről utólag kiderül, hogy az üzleti kapcsolat idején már törölt adószámmal rendelkezett, az nemcsak rá nézve jár súlyos következményekkel, hanem a partnerre is. Az adóhatóság ugyanis ilyen esetekben nem áll meg a jogsértő fél vizsgálatánál, hanem az üzleti partner kockázati besorolása és elszámolási lehetősége is kérdésessé válik.
Az egyik leggyakoribb probléma ilyenkor az áfa-levonás elvesztése. A NAV álláspontja szerint csak olyan számlából vonható le az általános forgalmi adó, amelyet egy jogszerűen működő, érvényes adószámmal rendelkező vállalkozás bocsátott ki. Ha kiderül, hogy a számla kiállítója már a kiállítás időpontjában sem rendelkezett érvényes adószámmal, akkor a teljes áfatartalom levonása jogellenesnek minősül – függetlenül attól, hogy a terméket vagy szolgáltatást valójában teljesítette.
Az adóhatóság ebben az esetben nemcsak az adót vonja vissza, hanem késedelmi pótlékot és bírságot is kiszabhat. Egyetlen figyelmetlenül befogadott számla tehát több jelentős összegű kárt okozhat.
Szerencsére a megelőzés egyszerű, ahogyan már utaltunk rá, a NAV adószám ellenőrző felülete mindenki számára elérhető, és néhány kattintással ellenőrizhető, hogy egy adószám létezik-e, aktív-e, vagy törlés vagy felfüggesztés alatt áll.
Ezt különösen új partnerkapcsolatok előtt, első számlázás előtt, vagy gyanúsan olcsó ajánlat esetén mindenképp érdemes megtenni. Egy pár perces ellenőrzés százezres vagy milliós kockázatot háríthat el.