Mi a különbség a fodrászunk, a házastársunk és a könyvelőnk között? A fodrászunknak semmit, a házastársunknak néhány dolgot, a könyvelőnknek viszont mindent el kell mondani. A könyvelővel tehát egy bizalmi kapcsolatot kell kialakítanunk, ami akkor fog jól működni, ha a lehető legtöbb információt őszintén megosztjuk vele. Cikkünkben sorra vesszük azokat a helyzeteket, amikben számíthatunk és számítanunk kell egy profi könyvelőre.
Az idő pénz
Főleg, ha a határidőkről van szó, amik egy nem megfelelő vállalkozásmenedzsment esetén olyan gyorsan el tudnak jönni, mint a büntetés (bírság, késedelmi pótlék), amit a be nem tartásukért kapunk. Sokszor felmerül a kérdés, hogy a határidők nyomon követése kinek a feladata? Az őszinte válasz erre a kérdésre az, hogy a vállalkozásé. Persze, a helyzet nem ennyire sarkított, hiszen a könyvelők nem csak a számlák és a számok világában jártasok, de szoros kapcsolatban vannak a naptárakkal is és jól tudják, hogy a vállalkozások nem minden esetben vannak tisztában azzal, mikor, milyen leadási, bevallási vagy fizetési határidő közeleg.
Egy profi és proaktív partner, védőangyalként állva ügyfelei mellett, figyelmezteti azok vezetőit arra, ha fontos, a cég szempontjából releváns határidő közeleg. Hogy magunk is tisztában legyünk, milyen határidő közeleg, érdemes a NAV naptárát is követnünk, amely bárki számára hozzáférhető.
A legjobb megoldás egyébként a kooperatív munka, mely során a könyvelő (már csak a szaktudásából fakadóan is) aktív részese az előírt dátumok előrejelzésének, miközben mi is árgus szemekkel figyeljük a vállalkozásunkat érintő határidőket.
Szabályok, megoldások, lehetőségek
Az üzletemberek üzletelnek, a könyvelők írják az eredményt. Ahhoz, hogy ez az eredmény minél pontosabb legyen és a valóságot tükrözze, a partnerünknek rengeteg információra van szüksége. A vállalkozások a könyvelőkkel való együttműködés során viszont gyakran mértéktartóak, ami az információátadást illeti. Ez nem feltétlenül a vállalkozások hibája, hiszen lehet, hogy ami számukra egy értéktelen információmorzsa, a könyvelő számára egy olyan megoldás egyik eszköze, amivel akár jelentősebb összegeket is spórolhatunk.
Ezért is fontos, hogy mindent megosszunk, ami az eszünkbe jut és a konzultációk során a lehető legtöbb, a vállalkozásunk menetére vonatkozó témakört érintsük. Használjuk a partnerünk tapasztalatát, szaktudását, fontos üzleti döntések előtt keressük meg, konzultáljunk, „brainstorming” jelleggel. A többletinformáció többletmegoldásokat is hozhat magával, amiben egy proaktív könyvelőnek hatalmas szerepe van. A kapott tudnivalókat szelektálja és csak azokat tartja meg belőle, amik a könyvelés számára hasznosak lehetnek.
De mi a különbség egy átlagos és egy proaktív könyvelő között? Az átlagos partner nem kérdez vissza és nem törekszik arra, hogy feltárja, a vállalkozás számára milyen opciók állnak rendelkezésre – például az adózásban rejlő plusz lehetőségek, vagy jogszabályi változásokból adódó irányok. Ilyen emberektől általában azt halljuk, hogy „hozott anyagból dolgozunk”. A proaktív személy ezzel szemben tájékozott, folyamatosan követi a jogszabály-változásokat, úgy informálja a céget, hogy annak működése kockázatmentes és a jogszabályi előírásoknak megfelelő legyen, illetve pontosan egyezteti igényeit és az együttműködés részleteit, kereteit, a közös „játékszabályokat”. Ha valamilyen kiaknázatlan lehetőséget lát, akkor arra rávilágít és dolgozik rajta, ha erre az ügyfélnek igénye van. A proaktív könyvelő „nyitott szemmel és gondolkodva könyvel”, együttműködik az ügyféllel és mindenben igyekszik meglátni a lehetőséget.
Érteni és értetni
Ami a könyvelő számára érthető és nyilvánvaló, az lehet, hogy az ügyfél számára nem az. Sok kkv kapott már a megbízottjától olyan kimutatásokat, melyek bár minden információt tartalmaztak, mégsem mondtak semmit. Ez egy olyan hiba, mely a közös munka rovására mehet, hiszen igen is törekednie kell arra, hogy ügyfele számára is érthetően adja át a saját vállalkozását érintő adatokat.
Az átláthatóságra való törekvés egyébként egy második lépésként is tud funkcionálni és az ügyfelet is megnyugvással tölti el, ha nem csak látja, de érti is azt, amit a könyvelőtől kapott. Ha valami ettől függetlenül sem érthető, nyugodtan, sőt, kötelezően kérdezzünk vissza, mert nem csak azért bíztuk meg őt, hogy a számok világában egyengesse a vállalkozásunk útját, de azért is, hogy számunkra érthetően tolmácsolja a folyamatokat.
Rendelkezésre állás
Egy profi többek között arról ismerszik meg, hogy mindig számíthatunk a személyére, még abban az esetben is, ha a vele kötött szerződésünk nem minden esetben tartalmazza ezt. A vállalkozások életében nagyon sokszor előfordul, hogy nincs a cégnél a könyvelési területen jártas vezető, vagy gyorsan kell egy olyan információ, amivel bár a könyvelő tisztában van, mi mégis csak hosszas keresés után tudnánk csak meg. Ilyenkor a legegyszerűbb felkapni a telefont és felhívni őt, aki – a kellő nyitottság és segítőkészség birtokában – igyekszik majd segíteni nekünk.
A rendelkezésre állás és támogatás nagyon fontos része egy szolgáltatásnak, de csak akkor tud hatékony és sikeres lenni, ha ez mindkét fél számára előnyös, pláne, hogy szerződésbe foglalva nem megy idővel a könyvelőnk proaktivitásának rovására. Az új könyvelő kiválasztásánál mindenképpen egyeztessünk a rendelkezésre állásról, és a jelenleg együttműködő partnerünkkel is érdemes átbeszélni, hogy számára milyen módon lesz ideális az ad hoc tanácsadás és segítségnyújtás. A megbeszélés során térjünk ki a kommunikáció mikéntjére, hiszen ez komfortos kell, hogy legyen mindkét fél számára.
Amire még érdemes odafigyelni az az, hogy ne csak mi számíthassunk a könyvelőnkre, de ő is számíthasson ránk. Többek között abban, hogy egyeztetett határidőre minden információt megadunk neki, amelyre a munkája során szüksége van – ahogy ezt fentebb is említettük.
Nem mondhatom el senkinek, elmondom hát a könyvelőmnek
Minden céginformáció és ügymenet megosztása azért is fontos, mert nem csak a könyvelést tudja a megfelelő irányba terelni, de néhány, a könyvelő számára kaotikus helyzetet is könnyen tisztázhat. Azért azt fontos tudni, hogy a könyvelő sem nem pap, se nem pszichológus és a lehetőségei is végesek, ettől függetlenül higgyünk és bízzunk benne. Rá egyébként üzleti titoktartás formájában ugyanúgy vonatkozik titoktartási kötelezettség, mint az orvosokra vagy az ügyvédekre, úgyhogy nyugodtan bízzuk rájuk vállalkozásunk büszkeségre nem feltétlen okot adó részleteit is, pláne, ha ezek miatt mi, vagy akár ő is kellemetlen helyzetbe kerülhet a későbbiekben. A jogkövető magatartás és a problémás helyzetek előremenő, proaktív rendezése mindig pozitív irányt mutat, ezért amikor csak lehetőségünk van rá, éljünk ezzel.
Sok ösvény vezet a haszonhoz, de kevés a jó könyvelőhöz
Míg a cikk elején könnyű volt azt gondolni, hogy könyvelő és könyvelő között nincs különbség, most már láthatjuk, hogy a megfelelő partner kiválasztása komplikált és felelősségteljes feladat. A már meglévő munkatársunkkal való kapcsolatunkat rendszeresen értékeljük újra és ne csak a szakmai témákat, de a folyamatban levő kommunikációt és megoldásokat is beszéljük át vele. Ezzel javíthatjuk partneri együttműködésünket, dinamizálhatjuk a projektet, hatékonyabbakká válhatunk munkánk során mi is és ő is. És ami nagyon fontos: mindig számíthassunk rá könyvelőként, szakértőként és emberként egyaránt.