A könyvelővel való kapcsolat bizalmi jellegének fontosságára már egy előző bejegyzésünkben rávilágítottunk, de csak érintettük azt, hogy mi az, amit voltaképp elvárhatunk, illetve kérhetünk a könyvelőnktől. Ebben a cikkünkben ezeknek igyekszünk a mélyére ásni és néhány tanácsot is adni azzal kapcsolatban, hogy hogyan használhatjuk ki maximálisan a könyvelőnk adta lehetőségeket.
Kezdjük az alapoktól
Ha valakire, akkor a könyvelőre végképp igaz, hogy „hozott anyagból” dolgozik, ezért a közös munka elkezdése előtt nagyon fontos, hogy minden részletre kiterjedően informáljuk a vállalkozásunkról. Hány darab számlát állítunk ki havonta, mennyi dolgozónk van alkalmazásban, kik a fő partnereink, alvállalkozóink, milyen bejelentési kötelezettségeink vannak és még hosszan sorolhatnánk az átbeszélendő pontokat. Az, hogy ezeket a könyvelő tudtára adjuk a mi feladatunk, de jogos az afelé támasztott elvárás is, hogy ő is belekérdezzen az ügymenetünkbe, hiszen számos olyan törvényi kötelezettséggel van tisztában, amiről mi lehet, hogy még csak nem is tudtunk – ezekre rendszeres konzultáció során van lehetőség, így lehetőség szerint tartsunk ilyenre igényt, vagy éljünk ezzel.
Itt lesz jelentősége az esetleges iparági tapasztalatnak is: amikor a könyvelő tisztában van az adott tevékenységre jellemző speciális szabályokkal, azzal bizony nagy segítségünkre lehet. És itt nem feltétlenül csak a számviteli és adózási kérdésekről van szó, sok egyéb olyan praktika lehet, ahol a könyvelő tud irányt mutatni, hogy kihez, illetve hova lehet fordulni. Az átbeszélt alapfeladatokat és felmerülő igényeket mindenképpen rögzítsük szerződésbe is, így a jövőben sok félreértés és komplikált helyzet elkerülhetővé válik.
Adatszolgáltatási kötelezettségek és határidők
A könyvelők egyik fő feladata a határidők betartása és betartatása. Ahhoz, hogy ezeknek meg tudjon felelni elsősorban az ügyfelek pályáján pattog a labda. Ha könyvelő időben megkapja a könyvelési anyagokat, akkor képes lesz határidőre összeállítani a leadandó adatokat és továbbítani a megfelelő szervek, vagy akár az ügyfél felé. Nem várhatjuk el tehát, hogy a késve érkezett adatokat egy varázsló módjára, az idő folyását különböző varázsszavakkal és mozdulatokkal lelassítva mégis határidőre tudja leadni még akkor is. Azt viszont elvárhatjuk, hogy szerződésbe foglaljuk, vagy igény esetén előre megkapjuk a határidőket és azt, hogy milyen adatokat kell a számára biztosítanunk.
A könyvelővel való munka igazi csapatjáték, ahol akkor érhetjük el a legjobb eredményt, ha felkészülten, a szabályokat ismerve lépünk közösen a pályára.
Ne legyünk formabontóak
A határidők betartása mellett a legtöbb, amivel segíthetjük a könyvelőnk munkáját az, hogy úgy állapodunk meg szerződéskötéskor az adatok, anyagok átadásának módjáról, amivel a legkönnyebben, bármilyen adattranszformáció és átalakítás nélkül tud dolgozni. Ugyan elvárhatjuk tőle, hogy értelmezze és átdolgozza az általunk küldött információkat, mégis a fent említett csapatjáték szellemében érdemes a keze alá dolgoznunk. Ma már vannak közös adattartalmi nevezők, így a dolgunk pusztán annyi, hogy az együttműködés megkezdése előtt tisztázzuk ezeket. Előfordulhat olyan helyzet is, hogy míg mi analóg módon, azaz papír alapon dolgozunk, addig a könyvelőnk már a digitális megoldásokat helyezi előtérbe. Ilyenkor érdemes nekünk is elindulni az elkerülhetetlen digitalizáció felé, de ha erre nincs lehetőségünk, a könyvelőnk akkor is meg tud birkózni a papírhalmok jelentette helyzettel. Az tehát minden esetben elvárható a könyvelőnktől, hogy a számunkra leginkább kezelhető módon és formátumban átadható adatokkal dolgozzon, de ha lehetőségünk van rá, akkor mi is segítsük azzal a munkáját, hogy számára átlátható és könnyen feldolgozható formátumban látjuk el azokat.
Ne csak adjunk, de kérjünk is
A könyvelőnek nem csak az a feladata, hogy hidat alkosson köztünk és a különböző intézmények között, de az is, hogy folyamatosan informáljon minket a vállalkozásunk aktuális pénzügyi helyzetéről. Ehhez kapcsolódóan érdemes megemlíteni először, hogy a vállalkozóknak/vállalkozásoknak három típusa van alapvetően:
A minimalisták és egyben meglepődők: a minimalisták azok, akik bevétel-kiadás alapján értékelik a vállalkozásukat, akár a puszta banki számlatörténet alapján. A bevételekről minden esetben, a kiadásokról viszont csak részben készítenek saját kimutatásokat. Az így készült összesítések mentén haladva az évzárásnál viszont hatalmas eltérések és kellemetlen meglepetések adódhatnak, hiszen rengeteg olyan kiadással nem kalkuláltak az év során, melyek alapvetően a vállalkozást terhelik. Tipikusan rövid távra tervező vállalkozásokról van szó, akiknél ez a fajta „pénzforgalmi” szemlélet jellemzően legfeljebb a fizetőképesség kontrolljára alkalmas.
A felkészültek: A felkészült vállalkozók a bevételeken és egyszerűbb/könnyebben adminisztrálható kiadásokon felül már számításba veszik működési költségeiket, bérjellegű kiadásaikat is. Az így készült házon belüli kimutatások már közelebb szoktak lenni az igazsághoz, de még mindig tartogathatnak meglepetéseket. Jellemzően ők azok, akik többször fordulnak a könyvelőhöz adatokért, információért, céljuk, hogy minél inkább képben legyenek a vállalkozásuk működésével, mivel hosszú távra terveznek.
A precízek: Ők azok, akiknél a precizitás a vállalkozás minden elemére kiterjed; figyelemmel kísérik az alapvető kiadások mellett a bérköltségeket, értékcsökkenést és minden egyéb, az eredményt is befolyásoló tényezőt. Az ilyen vállalkozások azok, amik a könyvelőhöz intézett adatbekérések során nem is kifejezetten tájékozódni szeretnének, hanem ellenőrzésre alkalmas, a könyvelés kvázi „tükörképét” adó belső nyilvántartásokkal rendelkeznek.
Reméljük, hogy nem árulunk el titkot azzal, hogy adatokat nem csak adhatunk, de kérhetünk is. A kérés lehetőségét mindenképpen használjuk ki, mivel a könyvelőnknél összpontosulnak a vállalkozásunkhoz kapcsolódó pénzügyi adatok. Ő az, aki rendszerezi és a megfelelő helyre teszi őket. Ennek köszönhető, hogy a könyvelő (feltéve, ha minden szükséges adatot átadtunk neki) lesz az a személy, aki mindig a legnaprakészebb a vállalkozásunk pénzügyi helyzetét illetően. Ezt használjuk ki nyugodtan és kérjünk tőle erre vonatkozó kimutatásokat: riportokat, eredményt, befizetett adó- és járulékinformációkat és bármilyen olyan más adatot, ami ahhoz szükséges, hogy a pénzügyi helyzetünkkel tisztában legyünk. Az adott kimutatások egy könyvelőprogramból – megfelelő naprakész könyvelés mellett – két gombnyomással lekérdezhetőek.
A fent vázolt, ügyfélnek való adat-visszaszolgáltatás egyébként sok könyvelőirodánál képezi az alapvető együttműködés részét, de ha a jelenlegi vagy leendő irodánknál nem tapasztaljuk ezt, akkor mindenképpen érdeklődjünk ennek a lehetőségéről és ha kell, akkor foglaljuk akár szerződésbe is, mert az egyik legfontosabb dolog az, hogy pénzügyileg 100%-osan ismerjük a saját vállalkozásunkat és annak lehetőségeit.
Amivel mindenképpen éljünk
Amint láthatjuk rengeteg olyan igény van, amivel értelemszerűen vagy opcionálisan, de a könyvelőnkhöz fordulhatunk. Ha úgy érezzük, hogy többet is ki tudnánk hozni a közös együttműködésből, akkor merjünk és akarjunk is egyeztetni a könyvelővel. Az ilyen jellegű meetingeket ajánlott legalább évente háromszor megtartani, hátha azóta adódtak új – adózási, technikai – lehetőségek. Ha új ügyfélként érkeztünk, vagy könyvelőt váltottunk, a működés elején a havi rendszerességű egyeztetések – akár a havi könyvelési anyagot érintő információátadással egyidejűleg – szintén fontos. Ha évközben merül fel olyan adatszolgáltatási kérés, amivel megkönnyíthetjük a saját munkánkat, nyugodtan tárjuk a könyvelő elé, hiszen neki nem csak az adatok rendszerzése és továbbítása a dolga, de a vállalkozásunk közvetlen pénzügyi tanácsadása és segítése is.
Amit pedig mindenképpen, kérés nélkül is várjunk el tőle:
- határidők betartása,
- hiányzó adatokkal kapcsolatos jelzések,
- rendszeres információ a vállalkozás vagyoni-jövedelmi helyzetéről,
- adózási és járulék információk ismerete és alkalmazása,
- törvényi keretek ismerete és alkalmazása.
Mondhatnánk, hogy ezeken felül minden csak ajándék, de ez nem lenne igaz, mert ahogy fentebb is írtuk: rengeteg olyan információ és tudás összpontosul a könyvelőnél, amiről mi mezei ügyfélként nem is tudunk, úgyhogy igenis tekintsünk a könyvelőre adminisztratív munkaerő helyett csapattársként és ne csak a zöld, piros és sárga lapokat adjuk le neki, de a labdát is nyugodt szívvel passzoljuk át, mert lehet, hogy épp ő van lövő helyzetben.
A riportokat, kimutatásokat, eredményeket pedig mindig kérjük el, már csak azért is, mert ezzel nem csak a pénzügyi helyzetünkkel lehetünk tisztában, de a könyvelőnk munkáját is vissza tudjuk ellenőrizni és így mindenképpen nyugodt éjszakákat nyerünk.