Már jócskán benne vagyunk a 2024-es évben, és egyre tisztábban látszik, hogy a gazdasági, jogszabályi és adózási környezet idén sem lesz könnyebb, mint a korábbi években, sőt! Egyre több területen kell megfelelni a szigorodó bürokratikus szabályoknak, éppen ezért a könyvelési és számviteli feladatok is fontosabbá válnak, mint valaha. A könyvelő pedig egy olyan kulcs eleme ennek a bonyolult képletnek, akin sok minden áll vagy bukik. De mit várhatunk el a pénzünkért 2024-ben a könyvelőnktől? 10 dolgot biztosan, és a következőkben ezeket be is mutatjuk.
0. Elérhetőség
A felsorolás első eleme nem véletlenül kapta a 0. sorszámot, mivel ez kvázi az alap, amire az egész együttműködés felépülhet.
Cégvezetőként ugyanis elengedhetetlen, hogy könyvelőddel szoros és hatékony együttműködést alakíts ki, de ez csakis akkor működik, ha a kommunikáció és a problémák megoldására való hajlandóság is kétirányú.
Az elérhetőség nem csak azt jelenti, hogy a könyvelő válaszol a telefonhívásaidra vagy e-maileidre, hanem azt is, hogy rendelkezésre áll, amikor sürgős pénzügyi vagy adózási döntéseket kell meghoznod.
Bár a könyvelő cégek gyakran túlterheltek, az ügyfélkapcsolatokat úgy kell kialakítaniuk, hogy bizonyos ügyfelek ne kerüljenek háttérbe vagy kapjanak alacsonyabb prioritást másoknál.
Jellemző az e-mailes kapcsolattartás, és inkább kivétel, vagy sürgős esetben alkalmazott a telefonos megkeresés.
1. Naprakész munka
Mivel a könyvelőnkre vállalkozásunk könyvelését bíztuk, szintén alapvető elvárás, hogy a megállapodás szerinti időszakok könyveltek legyenek, a szükséges könyvelési egyeztetések megtörténjenek, és ezzel kapcsolatosan legalább az áfa bevallások elkészítése után, legalább havi rendszerességgel visszacsatolás is érkezzen az ügyfélhez.
Ennek egyik formája lehet, hogy valamilyen automatikus üzenetben értesülünk akár az adott időszaki eredményről, előzetesen becsült éves adókról, esetleges nyitott kérdésekről, problémás tételekről, pénztáregyenlegről.
Másik megoldás, ha a könyvelő hozzáférést enged a könyvelési rendszerhez, ahonnan az ügyfél valamilyen platformon keresztül olvasási jogosultsággal le tudja kérdezni saját maga a szükséges információkat.
Ha valamilyen tisztázatlan ügy, hiányzó anyag, adat van, arról fontos, hogy képben legyünk. Ezeket a munka során folyamatában, legalább havi rendszerességgel tisztázni kell, soha nem hagyható az év végi zárás idejére.
Legyen intő jel tehát, ha a könyvelőnk csendben dolgozik és nem érkezik visszacsatolás, vagy ha még kérés ellenére sem kapunk adatokat, csak elzárkózást, vagy magyarázkodást.
2. Digitális könyvelés
A digitális technológia mára a könyvelési szakma elengedhetetlen részévé vált.
Könyvelődnek képesnek kell lennie a legújabb digitális könyvelési eszközök és szoftverek használatára, feltéve persze, hogy Te is lépést akarsz tartani a XXI. századi hatékony digitális trendekkel.
Mit jelent ez pontosan?
Azt jelenti, hogy nincs kézi adatrögzítés.
A kimenő számlák a számlázó rendszerből kerülnek a könyvelésbe, a pénztárgépi adatok a NAV online pénztárgépi, a szállítói számlák a NAV online számla lekérdezéseiből, ehhez csatolva vagy manuális, vagy automatikus (matching) formában az elektronikus bizonylatot, a banki kivonatok pedig elektronikus formában szintén betölthetőek a könyvelési rendszerekbe, amely mesterséges intelligencia alkalmazásával könyvel is belőle mindent, amit be tud azonosítani. Így a könyvelő által a könyveléssel töltött idő az ellenőrzést, egyeztetést, az ügyféllel való konstruktív együtt gondolkozást jelenti.
Ez 2024-ben már nem csupán divatos üzleti trend, hanem egy hatékony eszköz is céged számára, a pénzügyi folyamatok optimalizálásában. Az átállás lehetővé teszi, hogy jobban összpontosíthass az üzleti növekedésre és a stratégiai döntéshozatalra is, így ez az opció egy felkészült könyvelőtől már minimum elvárható.
A VRG-nél például, az Integrált ügyviteli rendszerünknek köszönhetően a vevői számlák automatikus bejátszása mellett a szállítói számlákat is (megfelelő pdf formátumban megküldve), egyszerűen és gyorsan tudjuk automatikusan könyvelni.
A digitalizáció nagyban hozzájárul a könyveléssel töltött idő rövidüléséhez. A NAV már a hónap utolsó napján tudja, mennyi áfát fogunk a következő hónap 20-án bevallani. Ehhez képest kérdés, a könyvelésünk ezt az információt mikorra szállítja. Napjainkban a könyvelés gyorsaságát nem a bizonylatok darabszáma determinálja elsődlegesen.
3. Jogszabályismeret
A magyar adójogszabályi környezet 2024-ben egyre gyorsabban változik, ezért könyvelődnek – habár a könyvelő nem jogász – mégis maradéktalanul naprakésznek kell lennie az új adótörvényekkel kapcsolatban, hogy elkerüld a rendkívül kellemetlen hatósági bírságokat és egyéb nem kívánatos konzekvenciákat.
Éppen ezért, a partnerednek kikezdhetetlen szakmai tudással és tapasztalattal kell rendelkeznie a számvitel minden olyan területén, amely a te céged számára releváns.
A relevancia itt külön hangsúlyozandó, mivel egy szakember lehet akár a legfelkészültebb egy adott területen, ha a te cégednek egy másik területen van szüksége specialistára, akkor a könyvelőd már nem felel egy fontos kritériumnak.
4. Proaktivitás
A proaktivitás minden kooperációban elvárható és előnyös, hiszen nehezen lehet elképzelni olyan esetet, ahol az előrelátás, vagy a megelőlegezett erőfeszítések hátrányos eredménnyel járnának.
Ez a kitétel mégsem feltétlenül elvárható egy olyan szolgáltatótól, aki pusztán a kimenő/bejövő számlák könyvelésére, és a bevallások elkészítésére szerződött.
Ha azonban prémium szolgáltatást hirdet a könyvelőd, esetleg több választható csomag közül a drágábbat fizeted, akkor minden további nélkül elvárhatod, hogy a céged pénzügyeihez, adóoptimalizálási kérdéseihez proaktívan álljon hozzá.
Ez a gyakorlatban (ideális esetben) azt jelenti, hogy nem neked kell kérdésekkel, és személyes utána járással rávezetned könyvelődet arra, ha egy adott adózási koncepciónál lehetnek optimálisabb megoldások is céged számára, hanem neki kell erről téged tájékoztatnia a személyes utána járása alapján.
Ha többet fizetsz, többet is kell kapnod, ez minimum elvárható az együttműködésben.
5. Korrekt árazás és szerződés
A könyvelési díjak átláthatósága és kiszámíthatósága szintén kulcsfontosságú szempont, hiszen, ha valamivel nem szeretünk szembesülni felelős cégvezetőként, az a rossz ár-érték arány a beszállítók és partnerek szolgáltatásai tekintetében, és persze a cég pénzének átláthatatlan költése.
A nem kiszámítható könyvelői díjak kényes kérdést jelenthetnek az együttműködésben, különösen egy havidíjas szolgáltatás esetén.
A könyvelői díjak alakulását számtalan tényező befolyásolja, kezdve az inflációs hatásoktól a könyvelőiroda növekedésén át egészen az árazási stratégiáig (például, ha az iroda a leterheltség miatt úgy dönt, újabb ügyfelek szerzése helyett a meglévő ügyfelek díjait emeli meg).
Amennyiben az árazás nem következetes, miközben a szolgáltatás minősége sem maradéktalan, netán kifejezetten rossz, vagy a piacon hasonló szolgáltatás alacsonyabb áron is elérhető, akkor a könyvelő nem felelt meg ennek a fontos kritériumnak.
A könyvelői munkakapcsolatban a felelősségi körök pontos definiálása is nélkülözhetetlen, mivel a döntések és cselekedetek pénzügyi és jogi következményekkel járhatnak.
A szolgáltatási szerződésnek részletesen tisztáznia kell, hogy pontosan milyen anyagi vagy büntetőjogi felelőssége van a könyvelőnek.
Emellett a szerződésnek ki kell térnie az eljárási szabályokra is, például az iratanyag megőrzésére, a bizonylatok átadásának időbeli, formai és tartalmi követelményeire, az információátadás és igénylés módjára, valamint a könyvelő utasíthatóságának korlátaira.
A felelősségi kérdéseket is világosan rögzíteni kell a szerződésben, mivel ezek fontossá válhatnak, ha az ügyfél jogi eljárást kezdeményez a könyvelő mulasztása miatt.
Egy ilyen helyzetben a felkészítés, az aktív tanácsadás, a gyors reagálás és az azonnal kommunikáció az ügyféllel nem csupán megnyugtató, de szinte létkérdés lehet.
Egy jó könyvelő ott áll melletted a hatósági ellenőrzések teljes folyamatán keresztül éppen úgy, mint a gazdaságilag válságos időkben is, segítve a nehéz pénzügyi döntések meghozatalát és azok véghezvitelét.
6. Betartott ígéretek
Az előző ponthoz némileg kapcsolódva kell szót ejtenünk erről a fontos kérdésről.
A könyvelő és adótanácsadó cégek gyakran árulnak különböző csomagokat, ezzel bontva fel a piacot, és szegmentálva a célcsoportjaikat a szolgáltatásaik mentén.
A valós szolgáltatás azonban sajnos sokszor csak az “alap csomag” marad, függetlenül a kiválasztott opciótól, tehát még akkor is, ha valaki egy magasabb modulért fizet.
Mivel a számvitel és a könyvelés bonyolult területek, amíg nincs konkrét baj, addig az ügyfél általában “boldog”, ezért a könyvelők megtehetik, hogy alig foglalkoznak az adott céggel. A kötelező minimumot teljesítik, de ezt egy prémium csomagnak adják el, kihasználva az ügyfél tudatlanságát, félelmeit és nem utolsó sorban a bizalmát.
Éppen ezért fontos, és minden körülmények között elvárható, hogy a partner valóban azt nyújtsa, amiért a havi számlákat kiállítja.
7. Őszinteség - ha nem ért valamihez, mondja meg
A hozzá nem értésnél csak egyetlen rosszabb dolog van, mégpedig a hozzá nem értés leplezése a kompetencia látszatának keltésével. Ha a könyvelőd nem ért valamihez, ez még önmagában akár rendben is lehet, de fontos, hogy ezt nyíltan kommunikálja is feléd.
A szolgáltatók gyakran leplezik el, ha bizonyos adózási kérdésekhez nem értenek, rosszabb esetben pedig még csak nem is teszik bele az energiát, hogy utána nézzenek az adott kérdésnek, hanem hagyják folyni az eseményeket egy-egy ellenőrizetlen tanáccsal elintézve az ügyet.
A könyvelő nem jogász, nem befektetési tanácsadó, nem munkaügyi tanácsadó, de még csak nem is feltétlenül áfa szakértő. Ezzel nincs is gond.
Az azonban elvárható, hogy ne is akarjon annak látszani, ha az ügyfél nem méri fel magától, hogy meddig terjed egy könyvelő kompetencia köre.
8. Felelősségvállalás
Végül, de nem utolsó sorban, a könyvelődnek vállalnia kell a felelősséget az elkövetett hibákért.
Legyen szó akár adminisztratív hibáról, akár a cégnek konkrét anyagi kárt okozó mulasztásról, a könyvelőtől elvárható, hogy a saját felelőtlenségéből vagy tévedéséből adódó problémákért feleljen, és anyagi is kompenzációt is nyújtson, adott esetben.
Itt válik kritikus kérdéssé a szolgáltatási szerződés, ezen belül is a felelősségi körök kristálytiszta definiálása. A könyvelők gyakran rendelkeznek különféle felelősségbiztosításokkal ilyen esetekre. Éppen ezért, a könyvelői hibák jóvátétele az egyik legalapvetőbb, és adott esetben húsbavágó elvárás lehet a könyvelővel szemben.
9. Álljon melletted a bajban is
Egy cég számos esetben kerülhet szembe nehéz helyzetekkel, amiket önerőből a cégvezető nem tud megoldani.
Ilyen lehet természetesen egy adóvizsgálat, de akár egy új adójogszabályi környezethez való alkalmazkodás folyamata is, az arra való jogkövető és megnyugtató átállás, a lehető legkevesebb veszteséggel.
Bár a NAV előtti képviselet általában része a szolgáltatásoknak, de sok olyan részterülete is lehet ennek a folyamatnak, amely során a könyvelő magára hagyhatja ügyfelét.
A fent felsorolt 9 +1 szempont természetesen csak a jéghegy csúcsa, hiszen számos kérdésben, speciális területen lehetne még felsorolni olyan tulajdonságokat, amivel egy jó könyvelő rendelkezik.
Ha bővebben is érdekel ez a téma, esetleg könyvelő váltáson gondolkozol, olvasd el a hasonló releváns cikkeinket még a VRG blogon, ha pedig csak szeretnél egy olyan partnert, akinél a fenti szempontok alapvetőnek számítanak, keress meg minket!