A profi és megbízható könyvelő az egyik legfontosabb dolog a cégek életében, hiszen a számvitellel és adózással kapcsolatos szolgáltatások minősége és pontossága meghatározza a cég jogszerű működését és pénzügyi biztonságát is. Dilemmaként szembesülhet a vezető azzal a kérdéssel, hogy a cégen belül tartsa-e ezt a fontos munkafolyamatot, vagy inkább szervezze ki külső partnernek. A következő blogposztunkban ezt a két lehetőséget hasonlítjuk össze négy fontos aspektusokból, a költségek, a szolgáltatás minősége, a kényelem és a biztonság dimenzióiban. Kezdjük a „számokkal” és haladjunk a szubjektívebb szempontok felé.
Alkalmazott vagy megbízott könyvelő, mikor járunk jobban anyagilag?
A gazdasági szervezetek fő mozgatórugója egyik oldalról a profit maximalizálása, másik oldalról pedig a meglévő erőforrások hatékony felhasználása, vagyis a gazdaságosabb működés.
Az induló vállalkozások számára valószínűleg a külső partner lehet a megfelelő választás az alkalmazott könyvelő helyett, hiszen ebben a stádiumban még a legtöbb cég nem termeli ki a foglalkoztatotti viszonyban álló könyvelő bér és járulék költségeit, vagy ha igen, a pénzügyi stabilitás szempontjából valószínűleg akkor sem ez lesz a legbiztonságosabb megoldás.
Ahogyan a cég növekszik, egyre csábítóbb lehet a könyvelést cégen belülre hozni, egy alkalmazott könyvelő által. A költségek szempontjából ilyenkor biztosan számolni kell a könyvelő bérigényén kívül a munkát terhelő (relatíve magas) adókkal és járulékokkal is.
Egy külső cég szolgáltatási díja az esetek túlnyomó részében kevesebb, mint az alkalmazott könyvelővel járó összes költség. A szerződéses partnerek díjszabása rendkívül széles sávban mozoghat, a havi néhány tízezer forinttól egészen a havi néhány százezer, vagy millió forintig.
Mégis, ha ezt összevetjük például egy bruttó 700.000 forintos alkalmazotti fizetéssel, ahol a teljes munkáltatót terhelő költségek összege közel 800.000 forint lesz havonta, a különbség jól tapinthatóvá válik.
Itt érdemes megemlíteni még az olyan járulékos költségeket is, mint szoftverek, hardverek és egyéb, a munkához kapcsolódó eszközök, amit a cégnek szintén biztosítania kell, ha foglalkoztatott könyvelő mellett dönt. A külső partnernél ezek az eszközök adottak.
A megbízási alapon dolgozó partner díját persze nagyban befolyásolja, hogy milyen területen számítunk a segítségére, hiszen a különböző extra szolgáltatások, például a tanácsadás, az év végi zárás stb. az alapdíjon felüli költségekkel járhatnak (gyakran óradíj alapon), így ezt is érdemes számításba venni a döntésnél.
Melyik megoldás biztosít jobb minőségű szolgáltatást?
A szolgáltatás érzékelt minősége erősen szubjektív lehet, még egy olyan egzakt területen is, mint az adózás és a számvitel. Érdemes itt külön beszélni a hatékonyságról, a szakértelemről és eszközrendszerről, ami a könyvelő rendelkezésére áll.
A külső partnerekkel dolgozó cégek gyakori panasza, hogy a megbízott nem tud elegendő időt és energiát fordítani a cég ügyeire, mivel túlságosan leterhelt. A kérdés alapvetően mindig az, mennyi időt is igényel az adott ügyfél. Amennyiben állandó, folyamatos, napi többszöri kommunikációt igénylő az együttműködés, az klasszikusan nem a külső partnerekkel folytatott együttműködésre kitalált struktúra, így ha erről nincs előzetes megállapodás, valóban érezheti azt az ügyfél, hogy a könyvelője kevésbé elérhető.
A számviteli szolgáltatást nyújtó cég, éppen úgy, ahogyan bármely más szolgáltató, az ügyfeleiből él, így neki is érdekében áll a lehető legtöbb elvállalt szerződés mellett maximalizálni a hatékonyságot és minimalizálni az egy ügyfélre jutó energiabefektetést.
Ez bizonyos esetekben működik, máskor viszont valóban a hatékonyság és az érzékelt minőség rovására mehet, ha a külsős könyvelő túlvállalja magát.
A külsős könyvelő ügyterhére a megbízónak nincs ráhatása, sőt, legtöbb esetben még ezen információ híján is van, így bizonyos hibák, elmaradások és hiányosságok csak később derülnek ki, amikor már marad a „tűzoltás”.
Az alkalmazott könyvelőnek megvan az az előnye, hogy a munkája transzparensebb a cégvezető számára, a feladatok elvégzése valós időben ellenőrizhető, számonkérhető, a feladatok kiosztása a cégvezető kezében van, és a könyvelő kizárólagosan az adott vállalat ügyeire fókuszál, ami megfelelő szakértelem mellett csökkentheti a hibák arányát is. Ez át is vezet minket a következő fontos kérdésünkre, a hozzáértés témakörére.
A valóban mély tudású partner vagy kolléga kincset ér, de mi alapján garantálható, hogy a könyvelő tényleg ért ahhoz, amit csinál?
Míg a munkavállalói státuszba felvett könyvelőnél leginkább a CV-ből, valamint az állásinterjúk során derülhet ki az alkalmasság, addig a külső partnernél az ajánlások, a feltűntetett referenciák és persze a személyes találkozón tett benyomás lehet jó támpont.
Érdemes kiemelni, hogy míg a belsős könyvelő esetében kizárólag az adott személy meglévő, (vagy hiányzó) szakértelme határozza majd meg a munka minőségét, addig egy külső partnernél általában több szakértő közösen dolgozik, így egyfajta belső tudás transzfer, és sokszor szélesebb körű ismereti bázis állhat rendelkezésre, több szakterület (akár jog, egyéb szaktanácsadás stb.) lefedésével.
Persze ez sem minden esetben igaz, hiszen léteznek egyszemélyes könyvelő cégek is, de itt még mindig bejön a felelősség átháríthatóságának a kérdése, amit az utolsó pontunkban fejtünk ki bővebben. A minőség után lássuk a „kényelmi” kérdéseket!
Melyik opció kényelmesebb a munkatársak és a menedzsment számára?
A kényelem fontos szempont a cégvezetők életében, és itt nem kifejezetten a szó hétköznapi jelentésére kell gondolni, sokkal inkább a könnyed és olajozottan működő folyamatokra, ami végső soron időt, energiát és erőforrást spórol a vállalat számára.
Első ide tartozó szempontként a megfelelő munkakörülmények megteremtésével, a „logisztikai” kérdésekkel kapcsolatban érdemes megvizsgálni a két opció nyújtotta lehetőségeket.
Ahogyan azt már említettük, a külső partner szolgáltatási díjában benne foglaltatik a munkához szükséges eszközök beszerzése, a szoftverek frissítése, és a járulékos összes adminisztratív és technológiai know-how is „házon belül” van, míg az alkalmazott könyvelő esetén ezeket a cégvezetőnek kell megteremtenie, alapos utánajárással, sok befektetett idővel és energiával.
A másik oldalon viszont a folyamatos kommunikáció kérdése merül fel, ami egy külső partner esetében sokszor nehézkesebb, döcögősebb, extrém esetben kifejezetten hiányos lehet, míg a saját könyvelőnél ez a kérdés fel sem merül, hiszen a folyamatos rendelkezésre állás adott a munkaidő keretei között.
Egy fontos szempont azonban itt mégis megfontolandó, ugyanis amennyiben csak egy alkalmazott könyvelője van a cégnek, egy esetleges betegség, szabadságolás stb. esetén akár teljesen leállhat a munkamenet, és ebben az esetben a cég erre az időre szakértő támogatás nélkül maradhat, ami egy külső partner esetén nem jellemző. Ez a kérdés már szorosan kapcsolódik az utolsó összehasonlítási szempontunkhoz, a biztonsághoz.
Melyik megoldás nyújt nagyobb biztonságot a cégnek?
A biztonság kérdésköre szinte minden, a céget érintő területre kihat. A számviteli és munkaügyi kérdések pedig ennek a fontossági körnek a középpontjában állnak.
Az első és legfontosabb szempont a felelősség. Ebben a tekintetben a külső partner általában többet nyújt, mint az alkalmazott, mivel a megbízási szerződés (ideális esetben) tételesen tisztázza a partner felelősségét, míg a munkavállaló által elkövetett hibák, mulasztások esetén már sokkal nehezebben érvényesíthető a felelősség áthárítása a munkáltató részéről (Munka törvénykönyve – munkavállalói felelősség), az anyagi felelősség mértéke is jóval alacsonyabb, így a felelősséget is leginkább a munkáltató viseli.
Ez a probléma akkor válhat kardinálissá, ha egy esetleges adóügyi vagy egyéb vizsgálat esetén hiányosságokat vagy jogszerűtlenségeket tárnak fel, amiért a cég (és annak ügyvezetője) felel.
Egy másik idevágó kérdés lehet az elfogultság, befolyásolhatóság szempontja. Egy külső partnert nagyobb eséllyel mondja meg a cégvezetőnek, ha egy adott cselekmény esetleg aggályos, míg egy alkalmazott kolléga, cégen belüliként és a beosztott-főnök viszony miatt is akár fejet hajthat a felettesi akaratnak, vagy a cégen belüli jó pozíció megőrzése, vagy más karrierérdek miatt elfogult lehet bizonyos kérdésekben, amik egyébként hideg objektivitást igényelnének.
A fluktuáció szintén nagy veszélyforrás lehet, hiszen amennyiben egy alkalmazott könyvelővel dolgozik a cég, aki felmond, a gyors és kielégítő munkaerő pótlás lassú, körülményes és költséges lehet. Ilyenkor a kényszermegoldások (interim menedzsment) magas ráfordításokkal járnak. Hasonló a helyzet akkor is, ha el kell bocsátani a munkaviszonyban álló könyvelőt, hiszen ilyenkor az új kolléga megtalálása, betanítása viszi el az értékes erőforrásokat. Egy külső partner leváltása során ezek a váratlan nehézségek nem állnak fent, hiszen új partnert általában könnyebben és gyorsabban talál a cég, mint új munkavállalót.
Összefoglalva
Bár általánosságban nem lehet kijelenteni, hogy a „belsős” vagy a „külsős” könyvelő a célravezetőbb, az egyes szempontok felállítása és priorizálása után már könnyebb lehet a döntés a cégvezető számára.
A költségek tekintetében a külső partner vélhetően kisebb ráfordítással jár és nagyobb tudás bázis mellett a biztonság tekintetében is stabilabb megoldás az esetek nagyobb részében, bár a rendelkezésre állás és a kommunikáció egy belsős kollégával gördülékenyebb lehet, és a folyamatmenedzsment és átláthatóság tekintetében is egyszerűbb a házon belüli könyvelés sok esetben.
Mi a VRG-nél, profi külső partnerként próbáljuk az összes említett kategóriában a maximumot nyújtva kiszolgálni partnereinket, hogy a lehető legjobb minőségű, szakmailag 100%-os szolgáltatást nyújtsuk, garanciákkal. Amennyiben Ön könyvelő partnert, vagy adótanácsadót keres, forduljon hozzánk bizalommal.