A hibátlan könyvelés, mint a jogkövető vállalati működés egyik alapja, létfontosságú kérdés cég és cégvezető számára. Egy jól működő könyvelési rendszer a vállalat pénzügyi egészségének megőrzését éppen úgy biztosítja, mint a törvényi előírásoknak való maradéktalan megfelelést. A könyvelés összetettsége és technikai jellege miatt azonban a legtöbb cégvezető nehezen látja át, hogy könyvelője valóban jól végzik-e a munkáját, vagy sem. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogy milyen jelek utalhatnak arra, ha a könyvelő nem látja el megfelelően a feladatát, 7 tipikus (és kevésbé tipikus) helyzeten keresztül. Kezdjük az egyértelműbbekkel, és haladjunk a rejtettebb vészjelzők felé.
- Problémás kommunikáció
A kommunikáció az egyik legnehezebb kérdés a könyvelő és a könyvelt fél között. A problémákat általában az okozza, hogy a könyvelőnek el kell találnia egy egészséges középutat, ami még az elvárható, és a már túlzott - vagyis a szolgáltatási díjban nem foglalt - kommunikáció között van.
Egy jó könyvelő rendszeresen tájékoztatja a cégvezetést a fontos pénzügyi eseményekről és változásokról. Ha ez elmarad, az problémákra utalhat.
Amennyiben a könyvelő nem érhető el sürgős helyzetekben telefonon, vagy nem hívja vissza az ügyfelét, és a fontos e-mailekre is csak szelektíven reagál, az mindenképp problémát jelez.
Hasonlóan kínos pont a helyettesítés, a kiszervezett könyvelésben ennek megoldottnak kell lennie. Adott személy kiesése esetén (szabadság, betegség) is tudni kell biztosítani a szolgáltatást.
- Gyakoriak a last-minute megoldások, és a „tűzoltás”
Ha a könyvelő rendszeresen késik adóbevallások benyújtásával, erről elfeledkezik, vagy nem adja át időben a szükséges pénzügyi információkat, riportokat, az zavarokra utalhat a könyvelési folyamatokban.
A késedelmes teljesítés (például a beszámoló utolsó pillanatban történő elkészítése, vagy a könyvvizsgálóval való nehézkes közös munka) mind arra utalhatnak, hogy a könyvelő túlvállalta magát, és a magukért kevésbé kiálló ügyfeleket hátrébb tolta az elvégzendő feladatok sorában.
Ez azonban hosszabb távon nem tolerálható, mivel a könyvelőnek etikus szakmai gyakorlat folytatása esetén csak annyi ügyfelet szabad elvállalnia, ami még nem megy a minőségi és időben elkészített munka rovására. Ha az az érzésünk, hogy minden határidős feladat utolsó pillanatban teljesül, az jól jelzi, hogy a könyvelőnk nem végzi jól a munkáját.
- Gyakran jelentkező hibák a pénzügyi kimutatásokban, kért adatokban
Ha a cégvezető felfedezi, hogy a pénzügyi kimutatásokban gyakran szerepelnek hibák, vagy ha ezek az adatok nem tükrözik pontosan a vállalat pénzügyi helyzetét, ez aggodalomra adhat okot.
Bár a könyvelő nem helyettesíti a cég pénzügyes szakemberit, mégis elvárható, hogy a számára releváns pénzügyi kimutatásokat helyesen és hiba nélkül adja át. Ide tartozhat a havonta, negyedévente kért jelentéscsomag, vagy akár az olyan alapvető és kötelező dokumentáció is, mint egy havi főkönyvi kivonat, vagy az éves beszámoló mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet.
Külön probléma, ha a hibára egy olyan külső fél hívja fel a figyelmet, aki felé ezt benyújtjuk (pl. banki hitelfelvételhez) és félő, hogy emiatt esetleg hátrány éri vállalkozásunkat. Megemlítendő még az is, ha úgy és annak ellenére van ismétlődő hiba a kimutatásokban, hogy arra már egyszer korábban felhívtuk a figyelmet.
- Az ellenőrző szerep teljesen hiányzik
A könyvelőnek megvannak a maga feladatai, amiért köteles felelősséget vállani. Ilyen feladat például a számviteli teendőkön túl adott esetben a bevallások hibátlan és időben történő elkészítése.
Emellett az ügyfélnek is megvan a maga felelőssége az együttműködésben, amit ugyanolyan súllyal kell figyelembe venni, hiszen itt egy mellérendelt kapcsolatról beszélünk, nem egy alá-fölé rendeltségi viszonyról.
A könyvelőnek azonban a szolgáltatás nyújtása során az is feladata, hogy egyfajta kontrollt gyakoroljon az ügyfele által végzett bizonyos cselekedetek felett.
Például, ha a könyvelt fél a kiállított számlákon feltűnő és rendszeres hibákat vét (rossz áfa kódot használ, nem megfelelő gyakorlatot választ egy sztornó számla kiállításakor stb.), hiányosan ad le beérkező számlákat, ezt a könyvelőnek egy elvárható szintig ellenőriznie kell, és adott esetben felhívnia a figyelmet a hibákra.
A probléma akkor kezdődik, amikor a könyvelő szinte teljesen megfeledkezik erről a fajta ellenőrző funkcióról, és minden ügyféloldali adminisztratív hibát vagy rossz gyakorlatot észrevétlenül és szó nélkül hagy.
- Problémák az adóellenőrzés, vagy könyvvizsgálat során
Az adóellenőrzés a legtöbb cégvezető számára rendkívül nagy stresszforrást jelent, még akkor is, ha a cégnél vélhetően minden rendben van. A cégkapun beérkező, vészjósló NAV határozatok és értesítések nyomán legördülhet jónéhány vízcsepp a felelős vezető homlokán.
Az igazi kellemetlenség pedig csak akkor következik, amikor az ellenőrzés során kibuknak a könyvelési munka hiányosságaiból adódó problémák. Az adóhatóság már a formai mulasztásokat is pénzbüntetéssel honorálhatja, így az első és legegyértelműbb jele, hogy a könyvelő nem végzi jól a dolgát, ha az ellenőrzések során problémákat talál a felügyeleti szerv.
Hasonló a helyzet abban az esetben is, ha valamilyen okból kifolyólag könyvvizsgálat szükségeltetik vállalkozásunknál, és egy független könyvvizsgáló ellenőrzi a könyvelésünket. Bizony okozhat némi fejtörést, ha eddig abban a hitben hagyott bennünket a könyvelőnk, hogy a könyveléssel minden a legnagyobb rendben, azonban a könyvvizsgálat folyamatában alapvető problémák merülnek fel.
- Adók túlfizettetése / adóhiány keletkezése
Egy másik olyan intő jel, amit akár a számvitelben kevésbé jártas cégvezető is észre vehet, az a befizetett adók mértékével kapcsolatos.
Sok könyvelő az óvatosság jegyében (rosszabb esetben a hanyagság vagy szakmai hiányosságok okán) olyan adókat is befizettet a céggel, amiket adott esetben nem feltétlenül kellene, vagy nem olyan mértékben, ahogy azt a könyvelő kalkulálja.
Itt szóba jöhet az adókedvezmények vagy egyéb kedvező feltételek igénybevételének elmulasztása (pl. éves társasági adót érintően), vagy akár olyan adónemek befizettetése is, amire a cég jogszabály szerint nem lenne kötelezett.
Sajnos, az érem másik oldala is előfordulhat, tehát, hogy a könyvelő bizonyos adókötelezettségeket nem vesz figyelembe, esetleg elfelejt, és így adóhányt okoz a cégnek.
Ha rendszeresen túlfizetünk, vagy éppen kevesebb adót utalunk, mint amennyi a tényleges kötelezettség lenne, az felveti a tendenciózus könyvelési és bérszámfejtési hibák, vagy az adóoptimalizálás teljes hiányának lehetőségét.
- A jogszabályi változásokat nem követi le a könyvelő
Magyarországon az adójogszabályok rendkívül gyorsan változhatnak, és sokszor rövid felkészülési határidővel léphetnek hatályba új törvények, vagy módosulhatnak meglévő jogszabályok.
Éppen ezért, a könyvelő sem dőlhet hátra, hiszen ezzel a turbulens jogszabályi környezettel fel kell vennie a lépést. Ha a könyvelőd nem tartja a tempót a számviteli és adóügyi szabályozások és eljárások változásaival, az komoly kockázatot jelent a vállalat számára.
A cégvezetőnek nem feladata sem felvilágosítani, sem megtanítani a könyvelőt olyan gyakorlatokra, amiért szerződés szerint ő vállalt felelősséget. Éppen ezért, ha ilyet tapasztalsz, az jelzi, hogy a könyvelőd nem felkészült eléggé ahhoz, hogy megfelelően lássa el a munkáját.A fent említett példák csak a jéghegy csúcsát jelentik, hiszen számos terület van még, ahol a könyvelőnek bizonyítania kell, hogy érdemes a tisztségére. Egy korábbi cikkünkben bemutattuk, hogy mik az egyértelmű jelei, ha eljött az ideje a könyvelőváltásnak, ezt a cikkünket itt éred el. Ha megbízható könyvelőre van szükséged, és nem akarsz a fenti gondokkal foglalkozni, akkor keress minket!