Az egészségtelen üzleti kapcsolat olyan, mint a rossz házasság, benne maradni romboló, kilépni viszont félelmetes és kockázatos. A könyvelővel való kapcsolatra ez fokozottan igaz, hiszen itt nem egy hagyományos üzleti viszonyról van szó, hanem a cég létét alapjaiban meghatározó együttműködésről. A cégvezetőknek fel kell tudniuk ismerni, ha a problémák már túl “költségessé” válnak számukra. Az alábbi cikkben 6 olyan „vörös zászlót” mutatunk be, amelyek jelezhetik a menedzsment számára, hogy itt az ideje a váltásnak.
1. A könyvelőbe vetett bizalom meginog
A könyvelő és a megbízó közötti munkakapcsolat elsősorban a töretlen bizalomra épül, csakis ebből az alapvetésből következhet minden további technikai részlet. A bizalom és az összhang azonban nem mindig alakul ki a partnerek között, sokszor pedig a közös munka során vész el.
Az ügyféloldali bizalomvesztés adódhat a könyvelő súlyos szakmai hibáiból, amelyekkel plusz költséget vagy jogi kellemetlenséget okoz ügyfelének. Szintén romboló hatású lehet, ha a fontos események során (pl. adóellenőrzés, üzleti struktúrák átalakítása stb.) nem áll teljes szakmai odaadással ügyfele mögött a könyvelő partner.
Könnyen megtörheti a bizalmat, ha a szolgáltatási díjak rendszere zavarossá, átláthatatlanná válik, például elkezd olyan ügyben is tanácsadói díjat számlázni a szolgáltató, ami nem indokolt szakmai szempontból (például egyszerű egyeztetés, vagy technikai részletek telefonos tisztázása tanácsadásként jelenik meg a számlán).
Ha bármi olyan extra díj kerül felszámításra (például év végi zárás extra költségei) amelyeket a szerződésben nem jeleztek egyértelműen az ügyfél számára, az gyorsan megingathatja a bizalmat.
Ha már elveszett a bizalom, a szerződésbontást még akkor is számos technikai akadály, hiedelem, vagy félelem nehezítheti meg, amelyek általában abba az irányba mutatnak, hogy maradjunk a járt úton. Hosszú, több hónapos felmondási idő, vagy az átadás-átvételének kezeléséért felszámított többhavi díjnak megfelelő extra költségek szerződéses kikötése sok esetben szinte a közös megegyezés melletti búcsút teszi csak lehetővé. Ez nem mindig célravezető, hiszen a bizalomvesztés gátját fogja képezni a további évek hatékony közös munkájának.
2. A felelősségi körök nincsenek tisztázva
A felelősségi körök kristálytiszta definiálása a könyvelői munkakapcsolatban megkerülhetetlen követelmény, hiszen az együttműködés során hozott döntéseknek és cselekedeteknek pénzügyi és jogi vonzata is van.
Hogy egy könyvelőnek pontosan meddig terjed az anyagi, vagy adott esetben büntetőjogi felelőssége, azt a szolgáltatási szerződésben tételesen tisztázni kell. (A könyvelővel kötött szerződés fontosságáról részletesebben egy korábbi posztunkban írtunk).
A szolgáltatási szerződésnek pontosan tárgyalnia kell az eljárási szabályokat (pl. iratanyag megőrzésének kérdései, bizonylatok átadásának időbeli, formai, tartalmi követelményei, információátadás és igénylés kérdése, a könyvelő utasíthatóságának limitációi stb.)
Ezen kívül a könyvelői mulasztásokból fakadó felelősség kérdését is ebben a szerződésben kell pontokba szedve tisztázni, mivel az adott esetben fontossá válhat egy jogi eljárás során, ahol az ügyfél a könyvelő mulasztása miatt kerül bajba.
Amennyiben a szerződés elnagyolt, vagy nem tárgyalja ezeket a fontos kérdéseket, az jól jelezheti a cégvezető számára, hogy a partnerkapcsolatban a felelősségek kérdése nem megfelelően tisztázott.
3. A könyvelő csak ritkán érhető el
A jó könyvelő elérhető akkor, amikor szükség van rá. Ez persze nem jelenti azt, hogy minden telefonhívásra és e-mailre azonnal reagálnia kell, de amennyiben egy-egy határidős kérdés nem kerül megválaszolásra azért, mert a szolgáltató partner időlegesen „eltűnik”, elfelejti visszahívni az ügyfelet, vagy belátható időn belül még az e-mailekre sem válaszol, az mindenképp súlyos problémára hívja fel a figyelmet.
A könyvelőcégek általában „üzemszerű” leterheltség mellett működnek, önmagában ez teljesen normális. Ettől függetlenül a könyvelő partnernek úgy kell meghatároznia az üzletpolitikáját és úgy kell kialakítania ügyfélkörének méretét, hogy az ne legyen gátja a minőségi szolgáltatás nyújtásának, valamint a szerződésben meghatározott kötelezettségei elvégzésének.
Vannak, akik túlvállalják magukat, így különösen a frekventált időszakokban (bevallási határidők, zárás stb.) képtelenek kielégítő mértékben elérhetőek maradni partnereik számára. Az ilyen könyvelőknél, főleg, ha a probléma rutinszerűen fennáll, általában nem lehet számítani jelentős javulásra, mivel a cégnél a leterheltség része a „vállalati kultúrának” és az üzleti modellnek.
Amennyiben ez a kommunikációs zavar a már korábban említett bizalom megszűnését eredményezi, érdemes lehet új, jobban elérhető partnert keresni, akár egy magasabb szolgáltatási díj fejében is.
4. Az ügyfelet függő viszonyban tartják
Mivel a könyvelő és a cégvezető közötti munkakapcsolat sok tekintetben eltér a hagyományos megrendelői-beszállítói együttműködésektől, a megbízó sokszor ezer szálon kötődik partneréhez, ami rosszabb esetben átmehet egyfajta vélt vagy valós függésbe is.
A probléma akkor válik láthatóvá, amikor a cégvezető már nem érzi úgy, hogy a pénzéért kielégítő szolgáltatást kap, de ezzel párhuzamosan úgy is gondolja, hogy csak nagyon nehezen tudna elszakadni a jelenlegi könyvelőjétől.
Ez a vélelem fakadhat valós okokból, például, ha a könyvelő túlzott mértékű kontrollt szerez a céges folyamatok felett, de adódhat egyéb, manipulatív technikákból is, amikor a könyvelő a cégvezetőt abban a hamis tudatban tartja, hogy nélküle a cég káros pénzügyi, vagy akár negatív jogi következményekkel nézne szembe.
Az egészségtelen függés megfosztja a cégvezetőt attól a szabadságtól, hogy amennyiben nem elégedett, új partnert keressen. Ilyen esetben érdemes lehet újra definiálni az együttműködés alapjait, vagy ha ez nem lehetséges, akkor elgondolkodni a váltáson, mielőtt a függés még jobban elmélyülne. Ha ennek megvalósíthatósága kétségeket ébreszt, érdemes lehet független tanácsadó vagy jogász véleményét is kikérni.
5. Átalakul az árazás
A díjak emelése mindig kényes kérdés, különösen egy havidíjas szolgáltatás esetében. A hazai cégek nagy része árérzékeny, így a megemelkedett fix költségek növelik a kitettségét pénzügyi szempontból. A könyvelői díjak emelkedését számtalan tényező indokolhatja, kezdve az inflációs hatásoktól a könyvelőiroda növekedésén át egészen az árazási stratégia átalakításáig (például, ha az iroda a leterheltség miatt úgy dönt, újabb ügyfelek szerzése helyett a meglévőknek növeli a díjait). Az áremelésekre általában év végén, december környékén lehet számítani.
Amennyiben az emelés feltűnően nagy arányú, miközben a szolgáltatás minősége nem javul, vagy esetleg várhatóan még romlik is (például egyre több ügyfelet vállal a partner és érzékelhetően kevesebb ideje jut egy-egy megbízóra), vagy a piacon hasonló szolgáltatás alacsonyabb áron is elérhető, akkor érdemes lehet elgondolkodni a váltáson. Ezt célszerű nem pusztán az ár, hanem az ár és a cég számára az együttműködésből realizált haszon függvényében eldönteni.
6. A könyvelő nem halad a korral
A XXI. században már számtalan területen élvezhetjük a digitalizáció áldásos hatásait. A digitális ügyintézés előnyei közé tartozik a nagyobb mértékű rugalmasság, a gyorsaság, a pontosság, a jobb ellenőrizhetőség, az adatok tárolásának könnyebbsége, az adminisztratív és logisztikai költségek csökkenése.
Az előnyös innovációk adaptálása az operatív folyamatokba olyan könyvelő céget kíván, aki nyitott gondolkodású a technológiai fejlődés tekintetében, aki felismeri az új digitális vívmányok előnyeit és hajlandó azokat proaktívan használni. Ez a hozzáállás amellett, hogy az ügyfelek előnyét is szolgálja, beemeli a szolgáltatót a korral haladó, naprakész cégek közé.Sok könyvelő sajnos lemarad a digitalizáció tekintetében, és benne ragad a megszokott, már nem hatékony gyakorlatokban. Amennyiben a könyvelő nem mutat hajlandóságot, hogy a technikai fejlődés segítségével partnerei életét is könnyebbé tegye, az egy jó jel lehet arra, hogy hosszú távon nem tud majd eleget tenni a modern kor elvárásainak sem. (A digitális könyvelésről és annak előnyeiről egy korábbi blogunkban már írtunk, amely itt érhető el.)
Összegzés
A tapasztalat azt mutatja, hogy a cégek gyakran benne maradnak egy előnytelen üzleti kapcsolatban, mivel a váltással járó bonyodalmakat károsabbnak, vagy kényelmetlenebbenek ítélik, mint a jelenlegi, nem kielégítő üzleti kapcsolat negatív hatásait. A fenti körülmények fennállása minimum egy figyelmeztető jel lehet, hogy a partnerkapcsolat nem ideális, és adott esetben el kell gondolkodni a váltáson.