„A könyvelésben a papírforma már a múlté” – állítja egyre több könyvelő cég, mégis, amikor digitális könyvelést kínálnak a szolgáltatók, nincs egy objektív mérce, ami alapján meg lehetne állapítani, hogy a folyamat valóban digitális-e, vagy csak annak akar látszani. A következő blogcikkünkben szeretnénk bemutatni a digitális könyvelés különböző fokozatait, kezdve a látszatszolgáltatásoktól egészen a valóban digitális könyvelésig, ami végső soron a közös munka hatékonyságában is jól mérhető, így rendkívül fontos minden cégvezetőnek. Kezdjük is az “imposztorokkal”.
A “digitális álca” mögött papíralapon könyvelők
Az, hogy egy könyvelő cég „digitálisnak” nevezi magát, miközben valójában a hagyományos, papíralapú könyvelést végzi, számos gyakorlati problémát vet fel, amelyek nemcsak bosszúságot, hanem költségeket és kockázatokat is jelentenek.
Sokszor lehet például azt látni, hogy egy könyvelői szolgáltatást kínáló cég (vagy személy) ugyan állítja, hogy teljesen digitális, és ennek megfelelően papíralapú iratanyagot nem is fogad be, de valójában ez annyiban merül ki, hogy az idegen tollakkal ékeskedő szakember az e-mailben vagy valamilyen egyéb tárhelyen megkapott PDF-et kinyomtatja, majd a hagyományos könyvelés szabályai szerint könyveli le azokat.
Amikor a könyvelő digitális anyagot nyomtat, és azt a hagyományos módszerekkel dolgozza fel, gyakorlatilag kétszer végzi el ugyanazt a munkát, hiszen az ügyfél digitalizált formában küldi az adatokat, de ezek papíralapon kerülnek feldolgozásra, ami teljesen feleslegessé teszi az eredeti digitalizálási erőfeszítést.
Ez a gyakorlat nem csupán időrabló, de még veszélyes is, hiszen ha a papíralapú anyagokat be kell mutatni (például egy adóvizsgálat során, akár néhány napos határidővel), akkor manuálisan kell őket egyesével beszkennelni, ami, még ha sikerül is, távol áll a profizmustól.
A manuális feldolgozás során ráadásul az adatok többszöri átvitele jelentős hibázási kockázatot hordoz. Egy-egy elírás, tévesen rögzített adat vagy rosszul párosított dokumentum nemcsak az ügyfél pénzügyeit, hanem a könyvelő cég hitelességét is veszélyeztetheti. Ráadásul ezek az emberi hibák a későbbiekben komoly következményekkel járnak, például a már említett adóellenőrzés során. Lássuk a következő fokozatot!
Az e-mailben küldött adatokból manuálisan könyvelők
Az előbbi gyakorlatnál egy fokkal már digitálisabbnak tűnő helyzet, amikor az elektronikusan megküldött számviteli bizonylatok a digitális forrásból kerülnek megnyitásra a könyvelő számítógépén, és ezeket a fájlokat aztán manuálisan könyvelik.
Itt a papírforma ugyan kikerül a rendszerből, de a visszakereshetőség nagymértékben romlik, különösen azért, mert ezek a digitális formában megküldött anyagok a legtöbb esetben logikátlanul és rendszerezetlenül vannak elnevezve.
Persze mondhatnánk, hogy a magát digitálisnak nevező könyvelő, ha eléggé előrelátó és alapos, akkor ezeket a fájlokat egy egyéni logikai struktúra mentén átnevezi a beérkezés után. Ez azonban egy több száz bizonylatos cégnél (főleg, ha ebből több is van) teljesen parttalan és végeláthatatlan munkát igényel, ami ráadásul felesleges és számos hibalehetőséget is rejt.
Még ha minden esetben tisztességesen el is végzik ezt a munkát, maga a technológia akkor is korszerűtlen, mellőzi a profizmust, és vélhetően egyéb fontos feladatoktól veszi majd el az időt. Lássuk a következő, szintén helytelen gyakorlatot végzők kategóriáját.
A NAV online rendszréből kritika nélkül könyvelők
A következő szintű “digitális” könyvelő már a NAV Online Számla adatait használja a könyveléséhez, amiket a könyvelő szoftverek automatikusan be is tudnak tölteni – ezzel eddig nincs gond. Ezeket az adatokat a könyvelő azonban automatikusan és gyorsan (de sajnos mindenféle kritika nélkül) rögzíti, aminek segítségével az áfabevalláshoz szükséges munka rövid idő alatt kész is van, csak éppen teljesen ellenőrizetlen tartalmi szempontból.
A bizonylatok nélkül könyvelt tételekről a könyvelő ugyanis nem tudja megállapítani, hogy mi volt a valós ügylet. Így még az is előfordulhat, hogy az ügyfél nem tud bizonyos tételekről (például mert a cég nem kapott értesítést a kiállított számláról), amelyeket viszont a könyvelő az OSA rendszerből átemelve, kritika nélkül bekönyvel. Más esetben a tudatosan be nem fogadott, esetleg visszaküldött vagy megreklamált tételek csúszhatnak át a rostán.
Ha ezeket a nem tisztázott tételeket a könyvelő bekönyveli, bevallja, majd még esetleg áfát is visszaigényel rájuk, azzal sok esetben visszafordíthatatlan problémákat indít el ügyfele számára. Éppen ezért, a szakmai elveket tekintve, ez a gyakorlat teljesen elfogadhatatlan.
Sok könyvelő ezt a problémát azzal a megoldással hidalja át, hogy az OSA adatokat a megküldött bizonylatokkal manuálisan párosítja össze, és csatolja az adott tételeket a bizonylatokhoz, önkezűleg, ami rendkívül időrabló, és valójában nem eredményez digitális könyvelést. A helyzetet pedig tovább rontja, amikor idő hiányában a szolgáltató ezt a “favágó” munkát az ügyféllel végezteti el, valamilyen kedvezmény ellenében.
Ha a fenti módszerek nem működnek, akkor mi a jó megoldás?
A valóban járható és fenntartható út a digitális könyvelésben az, ami egyben a jelenleg elérhető legfejlettebb technológiát is jelenti. A bizonylatokat egy erre fejlesztett program, az ún. digitális matching segítségével az online adatokkal párosítva rakja be a könyvelésbe, manuális interakció nélkül.
Ezzel a gyakorlattal csakis azok a bizonylatok kerülnek könyvelésre, amiket az ügyfél is jóváhagyott, így kizárólag ezek a tételek kerülnek párba a NAV online adatokkal.
Külföldi számla esetén speciális adatkiolvasással, de ugyanezen metódus alapján valósul meg a könyvelés, a bizonylatok pedig ugyanúgy becsatolásra kerülnek. Az így végbemenő integrációval pedig már egy hatékony és valóban digitális költségelszámoló rendszerről beszélhetünk.
A kimenő számlák esetén a számlázó programból vagy a NAV online rendszeréből is könnyen olvashatóak az adatok, ez már egy teljesen automatikus folyamat, ami a banki bizonylatok könyvelése esetén is alkalmazható.
Arról, hogy mi a legjobb gyakorlat a digitális könyvelésben (ahogyan mi, a VRG-nél is csináljuk), egy hosszabb blogban írtunk részletesen, itt. Érdemes ezt is elolvasni.
A digitális könyvelés kapcsán pedig még egy fontos dolgot meg kell említenünk, ez pedig a könyvelés sebességének a kérdése.
Egy megfelelően szervezett számviteli folyamatokkal jól működő, valóban digitális könyveléssel ma már semmi esetre sem a 20-i áfabevallási határidő környékén várható, hogy a cégvezető adatokat kapjon a cégéről, hanem ennél jóval korábban, leginkább pár nappal az anyagok leadása után, még egy komolyabb mikro-középvállalat esetén is meg kell tudni kapni a kért adatokat.
Ha Önnek már digitális a könyvelése, de mégis hetekig tart az anyagok leadása után, hogy a bevallásra kész adatokat megkapja, akkor jó eséllyel a fent negatív példaként bemutatott könyvelési technika valamelyikével dolgozik a könyvelője.
Láthattuk, hogy a könyvelési munkafolyamatok “digitális” minősége egy relatíve jól szegmentálható skálán bemutatható. Amennyiben felkeltettük érdeklődését egy valóban hatékony, XXI. századi digitális könyvelés iránt, keressen meg minket, tudunk segíteni az átállásban is!