Hihetetlen, de annak ellenére, hogy a könyvelés már a 15. század óta létezik és napjainkra a digitalizáció az élet szinte minden területét bekebelezte, mégis vannak olyan cégek és könyvelők, akik továbbra is a – részben – papíralapú könyvvitel rögös, időrabló és ezzel költséghatékonynak nem feltétlenül mondható útját járják. Cikkünkből kiderül, hogyan lehet áttérni a teljes mértékben digitális könyvelésre és arról is ejtünk pár szót, hogy ezzel miért beszélünk kicsit saját magunk, könyvelők ellen.
Rovásfáról cellulózra, cellulózról winchesterre
A könyvelést a kezdetek kezdetén rovásfákon végezték, amibe rovásokat, azaz metszéseket helyeztek el. Ahogy elterjedtebbé és olcsóbbá vált a papír, a könyvelők lassan áttértek erre a sokkal könnyebben használható adminisztrációs eszközre. A 20. század beköszöntével pedig kinyíltak az informatikára néző ablakok is, így az emberi alkalmazkodóképességen kívül immár semmi akadálya nem volt annak, hogy a könyvelés adatrögzítés részéből elhagyjuk a papírt és búcsút intsünk a kockás füzeteknek, naplófőkönyveknek. Mint minden technológiaváltás, ez sem zajlott egyszerűen, és sok könyvelő a mai napig a papírban hisz, vagy csak egyszerűen idegenkedik a virtuális világtól. Könyvelést kiszolgáló számítástechnikai háttér nélkül ma viszont már nincs könyvelés, továbblépni, fejlődni – a könyvelési bizonylatokat informatikai megoldások útján papírmentesíteni – enélkül gyakorlatilag lehetetlen.
Hogyan dolgozik egy „digitális könyvelő”?
A digitális könyvelés alappillére a számítógéppel való adatfeldolgozás. Az, hogy egy könyvelő mennyire képes „digitális lenni”, nagyban múlik az ügyfelein is. Minél digitálisabb az ügyfél, annál digitálisabb tud lenni a könyvelő is. Napjaink „klasszikus” könyvelője a papírlapon vagy digitálisan kapott adatoktól függetlenül számítógépre, azon belül pedig különböző könyvelési programokba rögzíti az adatokat. Ha az ügyfele még papír alapon gyűjti a bizonylatait, akkor ezeket a számlákat rendre kézzel rögzíti a rendszerébe.
Ennél egy fokkal digitálisabb megoldást kínál az úgynevezett OCR (Optical Character Reader – optikai karakterfelismerés) technológia. Ennek köszönhetően a számítógép végzi el a számlák beolvasását, adattartalmának felismerését, amit a könyvelőnek csak ellenőriznie, „kontíroznia” kell ahelyett, hogy egész nap a számlatételek adatait pötyögné. Ezek a számlák ideális esetben elektronikus formátumban kerülnek el a könyvelőhöz, de előfordulhat, hogy a papíralapú számláktól roskadó postás vagy futár csönget be hozzá és még mielőtt elkezdődhetne a könyvelési folyamat, a digitális képalkotás (szkennelés) feladatai is a könyvelőre hárulnak.
Online lét könyvelőknél
Az elektronikus adatbevitel egy következő szintje a NAV online számla funkciója – amely alapvetően magyar specialitás. Mivel az összes belföldi számlakiállító összes számlája a NAV rendszerébe kerül valós időben, a kiállítást követően azonnal, így annak „hasznosítására” is lehetőség van, azaz a számlák címzettjei azokat elektronikus formában le is tudják tölteni. Ekként azok akár a könyvelési rendszerbe automatikusan be is olvashatóak, így más a szkennelés is szükségtelenné válik. Az így dolgozó könyvelőknek már csak a rémálmaikban jönnek elő a kézzel rögzített vagy az OCR-rel felismert, előzetesen scannelt vagy fotózott számlák. Bár meglepetések így is előfordulhatnak a külföldi számlák esetében, amik nem szerepelnek a NAV rendszerében. Ideális esetben van esély azért arra, hogy a külföldi számlákat is digitális formátumban kapja meg, hiszen a határainkon túl is virágkorát éli az elektronikus számlázás, a digitális könyvelés.
Ha a könyvelőnk már digitális, célszerű nekünk is annak lenni, hiszen nem csak a saját életünket, de a könyvelőnkét is meg tudjuk ezzel könnyíteni. Vannak ugyan vállalkozások, ahol életszerűtlen, vagy túlságosan bonyolult elektronikusan számlázni, de mivel a számlákat úgyis rögzíteni kell a NAV rendszerébe (amit lehet, hogy jelenleg a könyvelőnk végez el helyettünk), magunknak is teszünk azzal egy szívességet, ha a papíralapú számlatömböt az íróasztalunk egyik legmélyebb bugyrába száműzzük. Válasszunk valamilyen NAV-kompatibilis applikációt, amellyel akár mobiltelefonon is tudunk számlát kiállítani.
Digitálisan ki, digitálisan be
Most, hogy a számlákat kiveséztük, ejtsünk néhány szót a banki oldalról is. A bankok már évtizedek óta képesek arra, hogy a folyószámlánkra érkező összegeket (legyen szó csekkről, átutalásról vagy online/POS fizetésről) digitális formában, azaz egy adatállományban adják át nekünk. Rosszabb esetben csak kérnünk kell. Az így kapott adatokat (CAMT, MT940, xml, stb. formátumú fájlok) a könyvelők be tudják olvasni a rendszerükbe, amely automatikusan megkeresi a hozzá tartozó számlákat és összepárosítja azokat a befizetésekkel, vagy egy előzetesen előírt könyvelési szabály szerint automatikusan könyveli azokat (pl. a gyakran előforduló bankköltségeket). Minél digitálisabban üzemeltetjük ezt a rendszert és minél inkább törekszünk arra, hogy az adatokat még csak ne is kelljen kézzel megérintenünk, annál gyorsabb és pontosabb munkavégzésre lesz a könyvelőnk képes.
Precizitás és időhatékonyság a maximumon
Az idő pénz és ezzel el is érkeztünk az egyik legfontosabb, digitális könyvelésre okot adó érvhez: a számlák manuális rögzítése rengeteg időt vesz el, extrém esetekben (ha egy nagyobb cégről és több száz számláról beszélünk) akár több napot is. Ilyenkor a könyvelő ahelyett, hogy a lehetséges adóoptimalizálási lehetőségeken, vagy az ideálisabb könyvelési megoldásokon gondolkozhatna, a számlákat rögzítgeti néha bele-belebukva a kávéjába, amiből jó sokra lesz szüksége ahhoz, hogy ezt az emberi testet és szellemet egyaránt próbára tevő munkafázist el tudja végezni – hónapról hónapra. Ha digitálisan kapná meg a számla adatokat (akár tőlünk, akár a NAV-tól), akkor ez a több órás vagy több napos munka egy kattintásra redukálódna, amivel mi rengeteg pénzt spórolhatunk, hiszen az adatrögzítésért már nem kell fizetnünk, nem a bizonylatmennyiség lesz az, amely a könyvelési díjat elsődlegesen befolyásolja.
A következő érv a precizitás. A számítógép mondhatni sosem téved, és bár a könyvelők a legnagyobb igyekezettel rögzítik az adatokat, mégis előfordulhat, hogy hiba kerül a gépezetbe. A digitális könyvelés, számlázás esetén az ilyen elütések, vagy adatinkonzisztenciák minimálisra redukálhatóak, és bár a könyvelő feladatkörébe tartozik a hibák felkutatása és javítása is, a digitalizációval megspórolhatjuk a hibakeresés körét is. Emellett az adatok konzisztensek lesznek, azaz amit mi látunk, azt látja a könyvelő is.
Naprakész és pontos adatok egy helyen
A digitális könyvelés további előnye a mindig naprakész ÁFA-állapot, amit a NAV online számla rendszerében láthatunk már akkor is, amikor a könyvelőnek még le sem adtuk a könyvelési anyagokat. Az így kapott adatok még nem feltétlenül tükrözik a valóságot, ettől függetlenül így is jóval előrébb vagyunk, mintha a saját, ímmel-ámmal vezetett excel táblázatunkból kellene kinézni, mi a jelenlegi helyzet. Lényeges ezen kívül, hogy a gondolkodó embert még az online rendszer sem nélkülözheti, hiszen az online rendszerben a „cégnevünkre” kiállított és letöltött számlák közül nem biztos, hogy mindegyikről van tudomásunk, vagy esetleg nem áll szándékunkban a számlát befogadni, illetve az ÁFA levonással nem élhetünk.
A jövőben a NAV várhatóan ennél is tovább fog menni: egyrészt az SZJA bevallásokhoz hasonlóan az ÁFA bevallások tervezetét is el fogja készíteni központilag mindenki számára, másrészt a még távolabbi jövőben a számlák helyett immár komplett adóévekre vonatkozó könyvelési adatbázisokat fog kérni. Az így kapott adatokat a későbbiekben nem csak az adóalanyok vizsgálatára, de statisztikákra, kockázatelemzésre és a mesterséges intelligenciának köszönhetően szinte bármire fel tudja használni.
Helytakarékosság és környezetvédelem
A következő előnyök a papír mivoltából származnak: a papír elhagyásával rengeteg költséget spórolhatunk meg és legyen bármekkora is a vállalkozásunk, egy karton A4-es papír immár a végtelenségig elég lesz. A számlákat ráadásul digitalizálás esetén nem kell raktároznunk és ide-oda pakolnunk sem. És akkor még nem ejtettünk szót az adatbiztonságról, amik a papíralapú számlák gyúlékonysága miatt sem elvetendő szempont. Plusz van még egy, napjainkban egyre fontosabb érv a papír ellen: ez pedig a környezetvédelem. Ezt ugyan meg lehet egy kicsit kerülni az újrahasznosított papírral, de a biztos módszer az, ha ezeket is elhagyjuk az ügymenetből. A papír mellett a szállítási költséget is elfelejthetjük, legyen szó a futárokról vagy a saját költségeinkről, amiket a számlák könyvelőhöz való eljuttatására fordítunk.
Ami még fontos szempont a digitalizáció mellett az az adatok könnyű visszakereshetősége, amit akár több évre visszamenőleg is könnyen el tudunk végezni egy-két billentyű leütésével ahelyett, hogy a céges raktárt kellene feltúrnunk azért, hogy megtaláljunk egy 4 éve kiállított számlát.
Könyvelők a digitalizáción túl
Joggal merülhet fel a kérdés, hogy ha már minden könyvelési adatunk digitális, a munkák jelentős részét pedig a számítógépek végzik el, akkor mi lesz a könyvelőkkel? Erre egy nagyon szép mondással tudnánk reflektálni: "A digitális világ nem nélkülözheti a gondolkodó könyvelőt". A digitalizációval a könyvelői szakma csak megváltozik, de nem tűnik el. Vannak ugyan könyvelők, akik a pálya elhagyására készülnek a kevesebb manuális feladat és az összetettebb, már-már szaktudást igénylő informatikai megoldások miatt, de ők jellemzően azok a szakmabeliek, akiknek más okokból is megfordult már a fejében a számológéptől való búcsú. A jövő könyvelői pedig az adatrögzítés nyűgjeit hátrahagyva átavanzsálnak tanácsadókká, akiknél a munka jelentős része már a gondolkodásra fog összpontosítani az adatrögzítés helyett.