A 2024-es év előtt állva sokan tesznek fogadalmakat a személyes és szakmai életük jobbá tételére. A legtöbben azonban nem gondolnak arra, hogy ez az időszak éppen megfelelő egy új könyvelő kiválasztására, egy új partnerrel való közös munka elindítására is. Az év vége több okból is ideális lehet ennek a nagy döntésnek a meghozatalára, tekintsünk át ezért néhány érvet és fontos nézőpontot arra vonatkozóan, hogy miért éri meg most könyvelőt váltani, és hogyan segíthet ez a döntés a vállalkozás hosszú távú sikerében.
Új év, mint “tabula rasa”
Az év eleje a számviteli ciklusban egyfajta "tiszta lap", amikor a vállalkozások új célokat tűznek ki, és új stratégiákat terveznek.
Egy új könyvelő nem csupán friss szemmel láthatja a vállalkozásod pénzügyeit, hanem új ötletekkel és módszerekkel is hozzájárulhat azok optimalizálásához.
Ráadásul, a könyvelés területén folyamatosan változik a jogszabályi környezet és a bevett gyakorlatok is módosulnak, így egy új, kompetensebb szakember bevonása biztosíthatja, hogy vállalkozásod naprakész legyen már az év elejétől kezdve.
Természetesen, egy új könyvelő kiválasztása akkor jöhet szóba elsősorban, ha a jelenlegi könyvelővel valami probléma van, vagy ha még egyáltalán nincs könyvelője a cégnek. Ha arra vagy kíváncsi, hogyan ismerheted fel, hogy új könyvelőre van szükséged, a jelen cikk elolvasása mellett lapozd át ezt a cikkünket is, melyben 6 egyértelmű jelet mutatunk be, melyek jól jelzik a könyvelőváltás szükségességét.
A pénzügyi tervezés időszaka
Az év eleje ideális időpont a pénzügyi tervek felülvizsgálatára és finomhangolására is. Egy új könyvelő partner friss perspektívával segíthet a költségvetési tervek optimalizálásában, az adótervezésben, és az üzleti stratégia hatékonyabbá tételében.
2024-ben számos területen módosul a cégek adózása (ezt egy korábbi cikkünkben már összefoglaltuk, itt), ami kihatással van az év elején esedékes tervezésre is. Ezekhez a kihívásokhoz, egy a jogszabályok valós idejű változásait követő és ismerő partner elengedhetetlen társ.
Új törvények és új kihívások
Az üzleti környezet és a vállalkozás igényei folyamatosan változnak, és előfordulhat, hogy a jelenlegi könyvelő már nem tudja megfelelően kielégíteni ezeket az igényeket.
Egy új partner bevonása viszont új lehetőséget biztosíthat vállalkozásod számára, hogy felülvizsgálhasd és újraértékelhesd a meglévő folyamataidat és ha kell, javítsd is őket a jogkövetéssel kapcsolatos kockázatok minimalizálása érdekében.
A magyarországi adótörvények és szabályozások folyamatosan – gyakran egyik napról a másikra – változhatnak, és ezen változások általában az év elején érhetők tetten a legjobban. Éppen ezért, ha a váltás már amúgy is esedékes, érdemes az új évet egy olyan új partnerrel kezdeni, aki megnyugtatóan felkészítheti a céget az új év kihívásaira, így nem kell utólagos „tűzoltással” foglalkozni.
Kevesebb adminisztráció, egyszerűbb váltás
Egy másik fontos szempont, az adminisztráció kérdése. Amennyiben valaki év közben vált könyvelőt, ebben az esetben az ügyvitel átvételének a folyamata is sokkal bonyolultabb lehet.
Mivel minden könyvelő máshogy dolgozik, mást vár el, máshogy kezeli az iratanyagokat stb. ezért a folyó évben történő váltás plusz adminisztrációs és operatív tehreket rakhat mind a két félre.
Ezeket a “fölösleges köröket” könnyebb elkerülni, ha már év végén, de legkésőbb év elején kiválasztjuk az új partnert, és az évet már az új szolgáltatóval megkötött együttműködés szerint kezdhetjük el.
Digitális iratanyag kezeléssel 2024-ben!
A papírmentes folyamatok rendkívül nagy lépést jelentenek egy fenntarthatóbb, rugalmasabb és biztonságosabb iratkezelés felé, amely ügyvitel praktikussága 2024-ben már egyetlen modern cégnek sem lehet kérdés.
Az ilyen formában történő iratanyag tárolás egyik előnye a helytakarékosság, hiszen a havi sok ezer oldal kinyomtatása helyett egyetlen kisméretű adattárolón őrizhető meg minden fontos irat, dokumentum és számviteli anyag.
A legfőbb előny azonban a gyorsaság. Kimenő értékesítés számlákat jellemzően már minden könyvelési rendszer automatikusan emel be, vagy importál. A beérkező számlák is vagy automatikusan, vagy valamilyen karakterfelismerő, automata eljárás eredményeképpen kerülnek a könyvelésbe, a kontírozás is automatikus. A banki tételek pedig szintén a mesterséges intelligencia felhasználásával könyvelődnek, maximum a teljesen beazonosíthatatlan tételekkel kell csak foglalkozni. Mindezekkel a nagyobb számlamennyiség is rövid idő alatt feldolgozható, már a régmúlt része az, hogy hetekig folyik valaminek a könyvelése. Természetesen az emberi részvétel nem pótolható másként, az egyeztetés, kontroll mindenképpen szükséges része a folyamatban.
Bár sokan úgy hiszik, a papír alapú tárolás a biztonságosabb megoldás, a valóságban ez nem így van, hiszen a digitális térben (kiváltképp a felhő alapú biztonsági mentések korában) az adatvesztéssel kapcsolatos veszélyek akár 0-ra is csökkenthetők.
Az összes erőfeszítésed azonban mit sem ér, ha a másik oldalon nincs egy olyan partner, aki messzemenően támogatja ezeket a digitalizációs folyamatokat, sőt, aki segít kiaknázni a papírmentes könyvelésben rejlő lehetőségeket.Egy a digitális megoldások tekintetében felkészült partner, amilyen a VRG csapata is, segíthet a már meglévő, papír alapú anyagaid digitalizálásában vagy a jövőbeni digitális könyvelésed alapjainak megteremtésében, már 2024 elejétől!
Itt az idő!
Látható, hogy a könyvelőváltás legideálisabb időpontja az év vége, vagy legkésőbb a jövő év eleje.
Amennyiben kíváncsi vagy, hogyan érdemes a folyamatot elkezdeni és végig vinni, hogy a lehető legkevesebb kellemetlenség adódjon a váltásból, olvasd el az erről szóló cikkünket is, ha pedig egy valóban megbízható és felkészült partnerrel kezdenéd a 2024-es évet, keress minket!