A könyvelővel való kapcsolattartás, ezen belül is az együttműködés lelkét jelentő kommunikáció az egyik legfontosabb, ugyanakkor talán az egyik legnehezebb része is a cégvezető és a könyvelő közös munkájának. Rengeteg a félreértés, a jogos (vagy éppen jogtalan) panasz és elvárás ezen a területen, mind a két oldal részéről. A tiszta és megfelelő keretek között zajló szakmai kommunikáció viszont rendkívül fontos része az együttműködésnek, így a következő blogban ennek megteremtéséhez szeretnénk egy kis segítséget nyújtani, 3 fontos terület kibontásával. Lássuk őket!
Értsük meg, hogy mire válaszol a könyvelő jó szívvel, és mire nem!
A könyvelővel való közös munka során könnyű megfeledkezni arról a tényről, hogy a szakembernek egy viszonylag jól definiált feladatkörben kell segítenie ügyfelének, melybe nem tartozik bele automatikusan minden olyan terület, amit a cégvezető akár intuitív módon, akár csak praktikus okokból oda valónak gondol. E tekintetben is irányadó a könyvelővel való megállapodásunk, amely jó esetben egy írásos szerződés.
Érdemes és fontos tisztázni, hogy mik férnek bele a kommunikációs keretekbe, és mik azok a témák, amik már egy külön szolgáltatás részét képezik.
Általában elmondható, hogy a könyvelést érintő adatokat érintően, adózási határidőkkel, bevallásokkal, a fizetendő adók és járulékok mértékével, valamint a vállalkozás működését befolyásoló törvényi- és adóváltozásokkal, a vállalkozás számára kedvező adózási konstrukciók megjelenésével kapcsolatban a könyvelőnek tájékoztatást kell(ene) nyújtani ügyfelének.
Éppen így az éves zárással és a beszámoló elkészítésével kapcsolatban is elvárható egy a szokásosnál intenzívebb kommunikáció, melynek az „alapcsomagba” bele kellene férnie.
Az adókkal kapcsolatos jogszabályok mélyebb megértését, a legális, de költséghatékonyabb működést támogató alternatív megoldásokat vagy a vállalkozás speciális pénzügyi kérdéseit érintő szakmai beszélgetéseket azonban már nem a könyvelővel, hanem az adótanácsadóval érdemes kezdeményezni (bár adott esetben, vagy egyes ügyekben gyakori, hogy a könyvelő is tud adni kielégítő szakmai felvilágosítást, de ez nem elvárható egy hagyományos együttműködésben). Ez jó esetben ugyanaz a személy, de mégis más szemléletmód.
Érdemes a szolgáltatási csomag oldaláról is megközelítenünk ezt a kérdést. Nem mindegy ugyanis, hogy valaki egy tanácsadással egybekötött szolgáltatási csomagot vesz igénybe, vagy csupán a könyvelő szűkebb feladatkörében elvárható tevekénységekért fizet.
Mindkét esetben megkövetelhető az érthető és tiszta kommunikáció, de míg az első szituációban az ügyfél lehetőségei kiterjedhetnek a megbeszélt időkeretben feltett szakmai kérdések megválaszolására, addig az utóbbi esetben leginkább csak a könyveléshez és az ehhez szorosan tartozó feladatok elvégzéséhez szükséges kommunikáció várható el a szolgáltatói oldalról.
Az ingyenes adótanácsadás, legyen az akár csak egy-egy ártatlanul feltett, de már adószakmai kompetenciát igénylő kérdés, nem tartozik ide. Fontos tehát megérteni, hogy a tanácsadás egy a könyvelői munkától elkülönülő szakma, amely más kompetenciákat igényel, éppen ezért külön díj fejében elvárható.
A jó könyvelő természetesen segíti ügyfelét, de a tanácsadói szolgáltatás nélkül feltett adózási kérdések kellemetlenséget okozhatnak, hiszen ebben az esetben nem adótanácsadói minőségükben kérdezik a szakembert, mégis ezen szakmai elveknek megfelelően, de díj nélkül kell tanácsot adniuk.
Hasonlóan érdekes az, ha egy lízing, vagy banki hitelügylethez szükséges üzleti terv, vagy különböző pénzügyi kimutatások elkészítése, kitöltése. Ha ez nem része a szolgáltatásnak, ne tekintsük evidenciának, hogy a könyvelő ezeket elkészíti nekünk. Arra azonban lehetőség van, hogy egyeztessünk róla, illetve megkérjük, hogy segítsen ebben.
Könnyítsük meg a kommunikációt, a csatornák és eszközök helyes megválasztásával!
Egy másik gyakran félreértett kérdéskör, hogy milyen csatornát és eszközöket érdemes választani a könyvelővel való kommunikációhoz. Lássuk néhány tippet ezen a területen is.
A kapcsolattartás folyhat személyesen, illetve a digitális térben is, több csatornán keresztül.
Ökölszabályként elmondható, hogy az írott, és ezen belül is az e-mailes kapcsolattartás a leginkább elvárt és a legprofesszionálisabb mód, mivel a leírt szó ellenőrizhető, visszakövethető, egyértelmű, és időt is ad a másik félnek arra, hogy megfelelően átgondolt választ adhasson, éppen ezért a könyvelőknek általában ez a kapcsolattartási forma a „komfort zónájuk”. A többi kommunikációs típus (telefon, valós idejű chat) már gyakorlatilag a külön szolgáltatástípus kategória, hiszen itt más figyelem és más technika szükségeltetik.
A telefonos megbeszéléseket érdemes a sürgős megválaszolást igénylő esetekre fenntartani, éppen ezért nem célszerű a mobilunk után nyúlni minden esetben, amikor valamilyen (nem SOS) kérdés merül fel a könyveléssel kapcsolatban.
A rendszeres, be nem jelentett hívások leterhelik a könyvelőt, így előbb utóbb ezekre a telefonokra nem fog tudni válaszolni, ami érthető módon frusztrációt kelthet azokban az ügyfelekben, akik valóban sürgős ügyben hívják partnerüket.
A fentiektől függetlenül, sürgős esetben elvárható, hogy a könyvelő elérhető legyen telefonon, ahogyan az ügyfél is, de csakis egy ésszerű keretek között. Erre havi néhány rövidebb hívás elegendő kell, hogy legyen.
A személyes találkozó már egy sokkal hatékonyabb, ám sokkal erőforrás igényesebb módja is a kapcsolattartásnak.
Ez az érintkezési forma például a papír alapú könyvelői anyagok leadása miatt, vagy időpontfoglalás alapján, tanácsadás céljából történhet. Előbbi esetén egy alap szintű kommunikáció természetesen elvárható, de a komolyabb felkészülést, átgondolást igénylő esetekre az utóbbi megoldás lesz célszerű.
A mai korban pedig már egyáltalán nem feltétel, hogy a könyvelő közel legyen ügyfeléhez, éppen ezért egy debreceni cég akár egy budapesti irodával is könyveltethet, hiszen ma már sem a bevallások, de még a számviteli anyagok leadása sem kötött a papírformához, a kommunikációról nem is beszélve.
Egy felkészült könyvelőtől ezért elvárható, hogy a számviteli anyagokat digitális formában is képes legyen befogadni, ebben az esetben a személyes találkozók akár el is hagyhatók, ami a könyvelői szolgáltatás általános minőségén nem ront, hanem sok esetben javít.
A digitális kommunikációs csatornák világában mindenképpen szót kell ejteni azokról az ingyenes, gyors és hatékony alternatív csatornákról is, amelyek nagyban megkönnyíthetik a partneri kapcsolatot és a kommunikációs „workflow-t” akkor is, ha a két fél távol van egymástól.
Az olyan ingyenesen is használható platformok, mint a Zoom, a Skype, a GoTo Meeting vagy a Teams könnyen hozzáférhető, face-to-face konzultációs platformot biztosítanak, ami jelentős időmegtakarítás mellett kielégítő megoldást jelent a szakami értekezésekhez.
A technikai tippek után érdemes kicsit egy másik aspektusból is megközelíteni a kommunikáció kérdését, mégpedig az előre megbeszélt és lefektetett közös szabályok tekintetében, mivel sok együttműködés éppen ezeken csúszik el, vagy romlik meg.
Fektessük le a kommunikációs kereteket, profi módon!
A párbeszéd könyvelő és ügyfele között, ideális esetben zökkenőmentes, és szinte intuitív módon simul bele egy elfogadható keretrendszerbe.
Mégis, a szaktanácsadás kérdését, annak mikéntjét, mértékét és módját érdemes már az együttműködés első percétől, a szerződésben lefektetni.
Ennek birtokában lehet ugyanis átláthatóan kezelni, hogy mikor, milyen időkeretben és milyen témákban vehetjük igénybe a könyvelő vagy adótanácsadó idejét. (A szolgáltatási szerződésről már korábban írtunk egy átfogó cikket, ami itt érhető el.)
A keretek formális meghatározása mellett természetesen egy folyamatosan változó, organikus fejlődése is van a könyvelő és megbízója között zajló kommunikációnak. Éppen ezért, mint minden munkakapcsolatban, itt is időt kell adni az összecsiszolódásnak.
Amennyiben ez nem sikerül, és néhány hónap elteltével sem gördülékeny a párbeszéd, érdemes ezt a problémát közösen átbeszélni, hogy mit lehet tenni a helyzet javítása érdekében.
Ha ez nem megy, a szerződésben meghatározottak szerint bármelyik félnek joga van kezdeményezni a közös munka befejezését. A könyvelőváltás szükségszerűségének felismeréséről bővebben itt írtunk, ezt a cikket is érdemes elolvasni.
A könyvelővel való párbeszéd néhány egyszerűnek tűnő, mégis sokszor elhanyagolt alapelv betartásával drasztikusan javítható. Jelen cikkünkkel ehhez szerettünk volna egy kis útmutató segítségével hozzájárulni. Ha tetszett ez a posztunk, oszd meg a közösségi médiában, és olvasd el a többi szakmai anyagunkat is, a VRG blogon.