A könyvelőváltás nem ér véget azzal, hogy megszűnik a régi megbízási szerződés, az új könyvelő pedig megkapja az első havi számlákat. Ahhoz, hogy az új szakember valóban folytatni tudja a könyvelést, pontos nyitóadatokra, részletes analitikákra, korábbi bevallásokra és a még folyamatban lévő ügyek teljes dokumentációjára van szüksége.
Ha az átadás hiányos, annak következménye sokszor csak hetekkel vagy hónapokkal később derül ki. Nem egyezik a vevőanalitika a főkönyvvel, nem ismert egy korábbi tagi kölcsön háttere, hiányzik egy tárgyi eszköz bekerülési értéke, nem derül ki, miből áll egy adószámla-egyenleg, vagy éppen egy korábban megkezdett önellenőrzés marad félbe. Az új könyvelő ilyenkor nem egyszerűen folytatja a munkát, hanem először rekonstruálnia kell a múltat.
A könyvelőváltás ezért akkor biztonságos, ha tételes átadás-átvétel történik. A dokumentumlista előtt azonban három kérdést érdemes tisztázni: mikor történjen a váltás, hogyan zajlik az átadás a régi és az új könyvelő között, és hol húzódik a felelősségi határ.
Mikor érdemes könyvelőt váltani?
Adminisztratív szempontból általában az üzleti év fordulója a legegyszerűbb váltási pont, vagyis naptári éves vállalkozásnál a január 1-jei indulás. Ilyenkor az új könyvelő már az új év gazdasági eseményeit rögzíti, miközben előre rendezhető, hogy az előző üzleti év zárását és beszámolóját még a korábbi könyvelő készíti-e el, vagy azt is az új iroda veszi át.
Év közben is lehet könyvelőt váltani, és komoly szakmai, kommunikációs vagy bizalmi probléma esetén nem feltétlenül célszerű csak a naptári év vége miatt hónapokat várni. Az évközi átvétel azonban részletesebb egyeztetést igényel, mert az új könyvelőnek ugyanazon üzleti éven belül kell folytatnia a már megkezdett könyvelést. Pontosan rögzíteni kell az átadás fordulónapját, az utolsó lekönyvelt időszakot, a benyújtott bevallásokat, a nyitott tételeket és azt is, mely feladatok maradtak még folyamatban.
Év végi váltásnál az előző lezárt év záró adatai stabilabb kiindulópontot adhatnak. Év közben viszont az aktuális főkönyvi és analitikus egyenlegeket, a bevallásokat, a bérszámfejtést és a pénzügyi nyilvántartásokat is egy adott fordulónapra kell összehangolni. Emiatt az átadás rendszerint több ellenőrzést és szorosabb együttműködést igényel.
Szükséges-e a régi és az új könyvelő közvetlen egyeztetése?
A könyvelőváltásnak nem feltétele, hogy a két szolgáltató hosszú szakmai egyeztetést folytasson egymással, a közvetlen átadás azonban a gyakorlatban sok problémát megelőzhet. Egy rövid egyeztetés során tisztázható például, meddig könyvelt a korábbi iroda, mely bevallások készültek el, milyen függő tételek maradtak, és van-e olyan egyenleg vagy folyamatban lévő ügy, amely külön magyarázatot igényel.
A kommunikáció kereteit a vállalkozásnak célszerű meghatároznia: ki adhat át adatot, mely dokumentumok kerülnek közvetlenül az új könyvelőhöz, és mikorra kell lezárni az átadást. Az új könyvelőnek ugyanakkor az átvett adatokat saját szakmai szempontjai szerint is ellenőriznie kell; a régi könyvelő magyarázata önmagában nem helyettesíti a nyitó állapot egyeztetését.
Konfliktusos távozásnál különösen fontos, hogy a vállalkozás ne kizárólag a két könyvelő közötti együttműködésre építse az átadást. Írásban érdemes rögzíteni az átadandó dokumentumok és adatállományok körét, az átadás határidejét és a hiányzó tételeket. Ha közvetlen szakmai egyeztetés nem lehetséges, az új könyvelőnek a rendelkezésre álló dokumentumokból, a vállalkozás saját nyilvántartásaiból és a hatósági adatokból kell felépítenie az ellenőrizhető nyitó állapotot.
Ki felel a váltás előtti és utáni időszakért?
A könyvelőváltás önmagában nem törli el a korábbi időszak felelősségi kérdéseit. A régi könyvelő által végzett munka megítélésénél a korábbi megbízási szerződés, az általa vállalt feladatok és a szakmai szabályok az irányadók; az új könyvelő felelőssége pedig az általa ténylegesen átvett és elvégzett feladatokhoz kapcsolódik.
Ezért az átadáskor pontosan meg kell határozni a felelősségi fordulónapot és a feladatok határát. Ki készíti el az átadás előtti időszak még esedékes bevallását? Ki zárja le az előző üzleti évet? Ki kezeli az átvételkor már folyamatban lévő NAV-ügyet vagy önellenőrzést? Ezeket nem célszerű hallgatólagos feltételezésekre hagyni.
Az új könyvelő sem tekinthető automatikusan felelősnek a korábbi évek könyvelésének helyességéért pusztán azért, mert átvette a céget. Ha az átvétel során korábbi hibát vagy rendezetlen tételt talál, annak javítása külön feladat lehet. A vállalkozás saját számviteli és adózási kötelezettségei pedig a könyvelési szolgáltatás kiszervezésével sem szűnnek meg, ezért a szükséges információk és dokumentumok teljes körű átadásáért a cégnek is aktívan közre kell működnie.
1. Főkönyv és könyvelési analitikák
Az egyik legfontosabb átadandó dokumentum az utolsó lezárt időszakra vonatkozó főkönyvi kivonat. Önmagában azonban ez sokszor nem elegendő. Az új könyvelőnek azt is látnia kell, milyen tételekből állnak össze az egyes főkönyvi egyenlegek.
Ezért célszerű elkérni a tárgyévi teljes, lehetőség szerint az átadás napjáig aktualizált főkönyvi kivonatot, valamint a részletes főkönyvi kartonokat vagy naplólistát is. Ha a korábbi és az új könyvelő eltérő könyvelőprogramot használ, érdemes a rendelkezésre álló elektronikus exportokat is átadni. Nincs minden könyvelőprogramra egységesen alkalmazható kötelező átadási fájlformátum, ezért az új könyvelővel előre célszerű egyeztetni, milyen formátumban tudja a korábbi adatállományt felhasználni.
A számviteli törvény szerint a könyvvezetés folyamatos nyilvántartást jelent a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetére ható gazdasági eseményekről, és biztosítani kell a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok közötti egyeztethetőséget.
A főkönyvi kivonat mellett az azt alátámasztó analitikákat is egy csomagként érdemes átadni. A főkönyvi egyenlegek csak akkor használhatók biztonságosan nyitóadatként, ha tételesen visszavezethetők a vevő-, szállító-, előleg-, eszköz- és egyéb részletező nyilvántartásokra.
Ne elégedjen meg azzal, hogy a főkönyvben szerepel egy összeg a vevőkövetelések és a szállítói tartozások között. Az új könyvelőnek tételesen tudnia kell, hogy az összeg mely partnerek mely számláiból áll össze.
Kérje el a vevő- és szállítóanalitikát, a még nyitott számlák listáját, a kapott és adott előlegek nyilvántartását, valamint – ha rendelkezésre áll – a lejárati vagy korosított kimutatást is. Ha például a főkönyv szerint 28 millió forint vevőkövetelés van, az új könyvelő számára nem mindegy, hogy ebből 24 millió még határidőn belüli, vagy 15 millió több hónapja lejárt követelés.
Az átadás időpontjában célszerű külön jelölni a vitatott, behajthatatlannak tűnő, részben kiegyenlített vagy más okból speciális kezelést igénylő tételeket.
2. Könyvelési szoftver, adatállomány és ügyféladatbázis
A könyvelőprogram használati joga és a vállalkozás könyvelési adatállománya két külön kérdés. Ha a korábbi iroda a saját szoftverlicencével dolgozott, maga a program vagy a licenc nem kerül automatikusan a vállalkozás vagy az új könyvelő tulajdonába. A cég könyvelését alátámasztó adatoknak és nyilvántartásoknak ugyanakkor a váltás után is hozzáférhetőnek és visszakereshetőnek kell maradniuk.
Ezért még az átadás előtt érdemes tisztázni, milyen formában nyerhető ki az ügyfél teljes könyvelési adatállománya. Ha a program támogatja, célszerű adatbázis-mentést vagy natív exportot is kérni, emellett pedig olyan általánosan használható kimutatásokat és exportokat, amelyeket az új rendszer is fel tud dolgozni. Ilyen lehet például a részletes főkönyv, a naplólista, a partner- és nyitott tételes állomány, a tárgyi eszközök nyilvántartása vagy más XLSX/CSV formátumú export.
Felhőalapú rendszer esetén azt is ellenőrizni kell, hogy ki az előfizetés vagy az ügyfélfiók adminisztrátora, mely felhasználóknak van hozzáférése, és a könyvelőváltás után hogyan marad biztosított a vállalkozás hozzáférése a saját adataihoz. A régi könyvelő jogosultságait csak azután célszerű megszüntetni, hogy minden szükséges adat és mentés rendelkezésre áll.
3. Bank, pénztár és egyéb pénzügyi egyenlegek
Az új könyvelőnek pontosan ugyanarról a bank- és pénztáregyenlegről kell folytatnia a könyvelést, ahol a korábbi szakember abbahagyta.
Ehhez szükség lehet az utolsó könyvelt bankszámlakivonatokra, a devizaszámlák egyenlegeire, a pénztárkönyvre vagy pénztárjelentésre, továbbá a bank- és pénztárfőkönyv egyeztetett állapotára. Ha több bankszámla, hitelkártya, online fizetési szolgáltató vagy például PayPal-, Stripe- vagy más elszámolási számla kapcsolódik a vállalkozáshoz, ezekről sem szabad megfeledkezni.
Különösen fontos tisztázni a magas készpénzállományokat. Ha a könyvelés szerint például 8 millió forint található a házipénztárban, annak a valóságban is rendelkezésre kell állnia, vagy rendezni kell az eltérés okát. Egy könyvelőváltás jó alkalom arra, hogy az ilyen régi, hosszú ideje továbbgörgetett egyenlegek ne kerüljenek automatikusan át az új rendszerbe ellenőrzés nélkül.
4. A korábbi bevallások és az aktuális adófolyószámla
Az új könyvelőnek nemcsak azt kell tudnia, hogyan áll a főkönyv, hanem azt is, hogy mit vallott be korábban a vállalkozás a NAV-nak és az önkormányzatoknak.
Kérje el az érintett időszakok benyújtott bevallásait és lehetőség szerint azok elfogadását, feldolgozását igazoló dokumentumokat is. Ide tartozhatnak többek között az áfabevallások, a társaságiadó- vagy kivabevallások, a havi adó- és járulékbevallások, a közösségi összesítő nyilatkozatok, valamint a vállalkozástól függő egyéb bevallások.
Különösen hasznos egy friss NAV-adószámla-kimutatás. Ebből azonnal látható, van-e tartozás, túlfizetés vagy olyan eltérés, amelyet az új könyvelőnek tovább kell vizsgálnia.
A helyi iparűzési adóról sem érdemes megfeledkezni: legyen meg a korábbi HIPA-bevallás, az esetleges telephelyekhez kapcsolódó információ, az adóelőlegek és minden nyitott önkormányzati adóügy dokumentációja.
5. Az utolsó lezárt év teljes zárási anyaga
A közzétett éves beszámoló önmagában nem elegendő a következő évi könyvelés biztonságos folytatásához. Az új könyvelő számára a beszámolót alátámasztó háttéranyagok is fontosak.
Kérje el az utolsó lezárt év beszámolóját, mérlegét és eredménykimutatását, szükség esetén a kiegészítő mellékletet és üzleti jelentést, továbbá a záró főkönyvi kivonatot, leltárt és a mérlegtételeket alátámasztó analitikákat.
Ez azért fontos, mert az új üzleti év nyitóadatai a korábbi év zárására épülnek. Ha a zárás mögötti analitika hiányzik, később nehéz lehet megállapítani például, miből áll egy többmilliós egyéb követelés, milyen tétel került az időbeli elhatárolások közé, vagy honnan származik egy korábbi tulajdonosi egyenleg.
A számviteli törvény előírja, hogy a mérleg tételeit tételes, ellenőrizhető leltárral kell alátámasztani, és a főkönyvi könyvelést az analitikus nyilvántartásokkal is egyeztetni kell.
6. A teljes korábbi szolgáltatási időszak könyvelési dokumentációja
Habár a könyvelés átadása szempontjából a legutolsó lezárt időszak az elsődleges – hiszen ebből nyit az új könyvelő -, elengedhetetlen, hogy a korábbi könyvelő a teljes szolgáltatási időszakára vonatkozó minden ügyfélreleváns könyvelési, adóbevallási dokumentumot átadjon.
Főkönyvi kivonat, főkönyvi kartonok, könyvelési analitikák, adóbevallások és azok analitikái, illetve az évzárások teljes dokumentált alátámasztása a korábbi évek vonatkozásában is szükségesek.
A hatóságok a későbbiekben az elévülési időn belül bármikor vizsgálhatják a korábbi időszakokat is, amelyre már az új könyvelőnek kell tudnia – az ügyfél közreműködésével – válaszolnia. Az a felek megállapodásának része lehet, hogy ennek kezelését és áttekintését is kéri-e az ügyfél az új könyvelőtől, vagy csak akkor egyeztetnek róla, ha hatósági megkeresés érkezik.
Mindezek mellett nem csupán az adóügyi elévülési időre (5+1 év), hanem ha ennél hosszabb volt, a korábbi szolgáltató teljes szerződéses időszakára vonatkozó elektornikus és esetleges papíralapú iratanyag átadására kötelezett.
7. Tárgyi eszközök és immateriális javak nyilvántartása
Az új könyvelőnek tudnia kell, milyen eszközök vannak még állományban, mikor szerezték be őket, mennyi volt a bekerülési értékük, milyen értékcsökkenési módszer vonatkozik rájuk, mennyi értékcsökkenést számoltak már el és mekkora a nettó könyv szerinti értékük.
Ezért kérje el a teljes tárgyieszköz- és immateriálisjószág-nyilvántartást, különösen az ingatlanok, gépjárművek, gépek, informatikai eszközök és több év alatt leírt szoftverek adataival. Ha valamely eszköz bekerülési értéke, használatbavételi dátuma vagy korábbi értékcsökkenése nem rekonstruálható, az új könyvelő nem tudja megbízhatóan folytatni az elszámolást.
8. Hitelek, lízingek, tagi kölcsönök és egyéb hosszú távú kötelezettségek
Minden olyan pénzügyi ügylet dokumentációját át kell adni, amelynek hatása több könyvelési időszakot érint. Ide tartoznak a bankhitelek, folyószámlahitelek, lízingszerződések, tulajdonosi vagy tagi kölcsönök, adott kölcsönök, részletfizetések és más tartós pénzügyi kötelezettségek.
A főkönyvi egyenleg mellett legyen meg a szerződés, a fennálló tőketartozás, a kamatelszámolás, a törlesztési ütemezés és – devizás ügyletnél – a releváns devizaadat is. Tagi kölcsön esetén különösen fontos, hogy követhető legyen, melyik tulajdonos mikor és milyen összeget bocsátott a társaság rendelkezésére, illetve történt-e már visszafizetés.
9. Bérszámfejtési és munkavállalói dokumentáció
A könyvelés és a bérszámfejtés átvételét nem célszerű két egymástól független folyamatként kezelni. A bérszámfejtésből származó béreknek, levonásoknak, járulékoknak és egyéb kötelezettségeknek a főkönyvben is megfelelően meg kell jelenniük, ezért az átadáskor a két rendszer egyenlegeit is össze kell egyeztetni.
Évközi váltásnál kérje el az aktuális dolgozói törzsadatokat, bérkartonokat, a tárgyévi számfejtéseket, a benyújtott havi járulékbevallások adatait, a levonások és letiltások nyilvántartását, valamint a szabadság-, betegszabadság-, táppénz-, belépő- és kilépőadatokat. Különösen fontos, hogy az év elejétől halmozott béradatok és a főkönyv megfelelő bér- és közteher-egyenlegei egyezzenek, mert az új bérszámfejtő ezekből folytatja az évet.
Ha a könyvelést és a bérszámfejtést az új rendszerben is ugyanaz az iroda végzi, célszerű ugyanarra a fordulónapra átadni mindkét területet. Ha két külön szolgáltató dolgozik, előre meg kell határozni, milyen rendszerességgel és milyen formában adják át egymásnak a bérfeladást és a kapcsolódó könyvelési adatokat. A munkaszerződések, módosítások és más munkajogi dokumentumok eredeti példányait a vállalkozás saját nyilvántartásában is rendezni kell.
10. Számviteli szabályzatok és a vállalkozás saját könyvelési rendje
Kérje el a vállalkozás hatályos számviteli politikáját és a kapcsolódó, rá vonatkozó szabályzatokat, például a számlarendet, pénzkezelési szabályzatot, leltárkészítési és leltározási szabályzatot, illetve értékelési szabályzatot.
Fontos továbbá, hogy az új könyvelő megismerje azokat a korábban alkalmazott számviteli döntéseket, amelyeket következetesen tovább kell vinni: például az értékcsökkenés módszerét, a devizás tételek értékelését vagy a vállalkozás saját számlatükrét. A könyvelőváltás önmagában nem indok a számviteli gyakorlat következetlen megváltoztatására.
11. Kapcsolt vállalkozási és transzferár-dokumentumok, ha relevánsak
Ha a vállalkozás kapcsolt vállalkozásokkal bonyolít ügyleteket, az új könyvelőnek ezekről is teljes képet kell kapnia. Érdemes átadni a kapcsolt vállalkozások listáját, a közöttük fennálló szerződéseket, kölcsönöket, szolgáltatási vagy termékértékesítési megállapodásokat, valamint a meglévő transzferár-nyilvántartásokat és kapcsolódó adatszolgáltatásokat.
Nem minden kapcsolt ügylethez szükséges azonos terjedelmű transzferár-dokumentáció, de az új könyvelőnek tudnia kell arról, hogy mely partnerek minősülnek kapcsoltnak, és milyen elszámolások történnek velük. Így időben felismerhető, ha egy ügylet külön adózási vagy dokumentációs vizsgálatot igényel.
12. NAV-levelezés, önellenőrzések és folyamatban lévő hatósági ügyek
Az új könyvelőnek minden olyan ügyről tudnia kell, amely még nincs lezárva.
Ha folyamatban van NAV-adategyeztetés, jogkövetési vizsgálat, adóellenőrzés, önellenőrzés, fizetési könnyítési ügy, hiánypótlás vagy más hatósági eljárás, annak teljes dokumentációját át kell adni.
Ugyanez vonatkozik arra az esetre, ha már megérkezett egy hatósági levél, de a válaszadási határidő csak a könyvelőváltás után jár le.
Különösen fontos, hogy az ilyen ügyek felelőse és a következő határidő az átadás-átvételi dokumentumban is szerepeljen. Így elkerülhető, hogy egy folyamatban lévő ügy a régi és az új könyvelő között maradjon.
13. Elektronikus hozzáférések és képviseleti jogosultságok
A digitális hozzáféréseknél fontos különbséget tenni az adatátadás és a felhasználói jogosultság átadása között.
Nem jó gyakorlat, ha a régi könyvelő egyszerűen átad egy közösen használt jelszót az új könyvelőnek. Az Online Számla rendszerben például külön felhasználók és jogosultságok kezelhetők, ezért könyvelőváltáskor a korábbi könyvelő szükségtelenné vált hozzáféréseit meg kell szüntetni, az új szakember számára pedig saját, megfelelő terjedelmű jogosultságot kell biztosítani.
Ugyanez igaz a NAV előtti képviseletre is. A képviseleti jogosultságokat külön kell rendezni; nem célszerű abból kiindulni, hogy a könyvelési szerződés megszűnésével minden elektronikus meghatalmazás és hozzáférés automatikusan megszűnik.
A cégkapus jogosultságokat szintén külön érdemes ellenőrizni. A cégkapuhoz kapcsolódó hozzáférés és a NAV-nál nyilvántartott képviseleti meghatalmazás nem ugyanaz, ezért könyvelőváltáskor mindkét területet külön át kell tekinteni.
13+1 Mit kérjen el? – gyakorlati átadás-átvételi lista
A könyvelőváltás lezárása előtt érdemes legalább az alábbiakat tételesen ellenőrizni:
- tárgyévi és utolsó lezárt évi főkönyvi kivonat, főkönyvi kartonok, valamint a vevő-, szállító-, előleg- és egyéb nyitott tételes analitikák;
- a könyvelőprogramból rendelkezésre álló adatbázis-mentés vagy natív export, továbbá az új rendszerben felhasználható adatállományok és kimutatások;
- bank-, pénztár- és egyéb pénzügyi számlák egyeztetett egyenlege;
- korábbi adóbevallások, HIPA-bevallások és friss NAV-adószámla;
- az utolsó lezárt év beszámolója, leltára és zárást alátámasztó analitikái;
- tárgyi eszközök és immateriális javak részletes nyilvántartása;
- készletnyilvántartás és utolsó leltár, ha a vállalkozás készlettel rendelkezik;
- hitelek, lízingek, tagi kölcsönök, adott kölcsönök és más tartós pénzügyi tételek dokumentációja;
- munkavállalói és bérszámfejtési nyilvántartások;
- hatályos számviteli politika és kapcsolódó szabályzatok;
- kapcsolt vállalkozásokra, transzferárra és speciális adózási konstrukciókra vonatkozó dokumentumok, ha relevánsak;
- folyamatban lévő önellenőrzések, NAV-eljárások, adategyeztetések és hatósági levelezések;
- a még el nem számolt vagy függő tételek külön listája, az átadás pontos fordulónapjával és a nyitott feladatok felelősével;
- a bérszámfejtés év elejétől halmozott adatai és a könyvelés megfelelő bér- és közteher-egyenlegeinek egyeztetése;
- a teljes szolgáltatási időszakra vonatkozó könyvelési nyilvántartás, főkönyvi és analitikus dokumentáció.
- a régi könyvelő elektronikus jogosultságainak megszüntetése és az új jogosultságok beállítása.
Készüljön írásos átadás-átvételi jegyzőkönyv is
A legbiztonságosabb megoldás, ha az átadott dokumentumokról és adatokról írásos jegyzék készül. Ezen érdemes feltüntetni az átadás pontos fordulónapját, hogy mely időpontig könyvelt és számfejtett a korábbi iroda, milyen bevallások készültek el, mely időszakok vannak lezárva, milyen dokumentumokat és szoftveres adatállományokat adtak át, illetve mely feladatok maradnak a régi vagy kerülnek az új könyvelőhöz.
Különösen hasznos egy rövid „függő tételek” lista. Például: egy decemberi szállítói számla még nem érkezett meg; egy vevőkövetelés jogi behajtás alatt áll; a tulajdonossal szembeni követelés rendezése folyamatban van; egy NAV-önellenőrzést előkészítettek, de még nem nyújtották be.
Így az új könyvelő nem pusztán egy adatállományt kap, hanem azt is érti, hol tart ténylegesen a vállalkozás könyvelése.
A dokumentumok megőrzéséről könyvelőváltás után is gondoskodni kell
Fontos, hogy a vállalkozás ne tekintse a korábbi könyvelőnél tárolt iratokat „régi, már nem szükséges anyagnak”. A számviteli törvény alapján a beszámolót, az azt alátámasztó leltárt, értékelést és főkönyvi kivonatot, valamint a könyvelést közvetlenül vagy közvetetten alátámasztó bizonylatokat és analitikus nyilvántartásokat legalább nyolc évig kell olvasható és visszakereshető formában megőrizni. A könyvelőváltás ezt a kötelezettséget nem szünteti meg.
Az elektronikusan kiállított bizonylatok megfelelő elektronikus megőrzéséről is gondoskodni kell. Éppen ezért nem elegendő arra hagyatkozni, hogy „a régi könyvelő rendszerében biztosan minden megvan”. A vállalkozásnak saját maga számára is biztosítania kell, hogy a jogszabály szerint megőrzendő dokumentáció a könyvelőváltás után hozzáférhető maradjon.
Könyvelőváltáskor ne csak az iratokat, a nyitó állapotot is ellenőrizze!
A sikeres és előnyös könyvelőváltás nem egyszerű dokumentumköltöztetés. A cél az, hogy az új könyvelő olyan nyitóállapotot vegyen át, amelyből egyértelműen és ellenőrizhetően folytatható a munka. Ez évközi váltásnál különösen fontos: a főkönyvnek, az analitikáknak, a bérszámfejtésnek, a bevallásoknak és a pénzügyi egyenlegeknek ugyanarra a fordulónapra kell összeállniuk. A váltás ezért jó alkalom arra is, hogy egyeztessék a bank- és pénztáregyenlegeket, áttekintsék a nyitott vevőket és szállítókat, rendezzék a tagi kölcsönöket, ellenőrizzék az adószámlát, és feltárják azokat a régi egyenlegeket, amelyek háttere már nem egyértelmű.
A VRG könyvelőváltás esetén nemcsak az új időszak bizonylatainak feldolgozására helyezi a hangsúlyt, hanem a megfelelő nyitóállapot kialakítására és a korábbi időszakból tovább élő kérdések feltárására is. Ha könyvelőváltást tervez, érdemes még a korábbi megbízás lezárása előtt egyeztetni az átadandó dokumentumok és jogosultságok pontos köréről. Így az új együttműködés nem utólagos hiánypótlásokkal és régi problémák rekonstruálásával, hanem rendezett, ellenőrizhető könyvelési alapokról indulhat.