A vállalkozásoknak minden évet követő év 5. hónapjának utolsó napjáig – normál üzleti év esetén ez május 31. – eleget kell tenniük a számviteli beszámoló közzétételi és leltétbe helyezési kötelezettségének.
Felelősség és feladatok
A beszámoló elkészítése, illetve annak közzététele és letétbe helyezése a vállalkozás vezető tisztségviselőjének a felelőssége, függetlenül attól, hogy annak elkészítésével külső szolgáltatót – jellemzően könyvelőt – bíz meg.
Alapesetben az évzárást követően a már januárban, februárban rendelkezésre álló adatokból az első negyedév végére elkészülhet a dokumentum, annak esetleges könyvvizsgálata. Közzétételre és letétbe helyezésre a tulajdonosok általi jóváhagyást követően kerülhet sor. Ezt a cég vezető tisztségviselője, vagy az általa megbízott cégkapu-jogosultsággal rendelkező ügykezelő teheti meg.
A közzétételnek elektronikus úton kell történnie, az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Szolgálatának weboldalán található űrlap kitöltésével.
A határidő szerepe
A beszámoló mihamarabbi megküldése minden vállalkozásnak saját érdeke, sok esetben akár egy hitel meghosszabbítása vagy egy új megrendelés megnyerése is múlhat rajta. A közzététel megtörténte időbélyeg formájában megtalálható a közzétett beszámolón, és azt az IM láthatóvá is teszi, nemcsak a dátum, de az óra és perc is megjelenítésre kerül.
Így a későbbiekben bármely kívülálló számára megállapítható lesz, hogy pontosan mikor tettünk eleget a beszámoló közzétételének. Továbbá még az is, hogy esetleg ezt rendes munkaidőben, kiegyensúlyozott működés mellett tettük, vagy esetleg hektikus leterheltséget sugallva hétvégén, munkaszüneti napon, esetleg éjszaka.
A beszámoló határidőt megelőző időpontban történő közzétételéből a fentiekben említett előnyöket remélhetjük. Ellenben nem biztos, hogy mindenki tisztában van a határidő elmulasztásának következményeivel.
A késedelem szankciói
A legkisebb gond a késedelem esetén az, hogy a kívülállók is látják ezt, hiszen a közzététel dátuma nyilvános. Önmagában ez a késedelem külön hatósági szankciót nem von maga után.
Habár a közzétételt az Igazságügyi Minisztérium felé kell teljesíteni, a jogalkotó a NAV kötelezettségéül írta elő, hogy ellenőrizze ennek megtörténtét. A NAV a közzététel megtörténtének utánkövetése körében – jelenleg még – tartalmi vizsgálatot nem végez a beküldött beszámolókon, mindössze a megküldés tényét vizsgálja. Amennyiben valaki határidőre nem tett eleget a beszámoló közzétételének, többlépcsős eljárás következik:
- Első körben a NAV felszólító levelet küld a Társaság elektronikus tárhelyére, benne 30 napot szabva a pótlásra. Ennek kiküldésére a jelenlegi gyakorlat szerint a májusi határidőt követően, augusztusban-szeptemberben kerít sort az adóhatóság, időt adva ezzel a késve, de csak pár hetet csúszva teljesítő vállalkozásoknak.
- Amennyiben a Társaság ennek a felszólításnak nem tesz eleget, fix 200.000 Ft mulasztási bírság kiszabása mellett ismételten 30 napot szab a NAV a pótlólagos teljesítésre.
- Ha a második 30 nap elteltével sem tesznek eleget a kötelezettségnek, úgy a NAV törli a Társaság adószámát. Az erről szóló határozat a kézbesítéstől számított 15 napon belül jogerős, amennyiben a Társaság ezen a határidőn belül végül pótolja a beszámolót, az adószámtörlő döntés visszavonásra kerül.
A NAV esetében a határidők figyelése automatikus, vagyis, aki felszólító levelet kapott, a NAV rendszere figyeli, hogy a 30. nap leteltekor jött-e be beszámoló. Ha nem, a következő nap automatikusan megy a mulasztási bírságot kiszabó határozat. Az adószám törlésénél hasonló az automatizmus, így szükségtelen abban bíznunk, hogy majd egy NAV ügyintéző nem fog odafigyelni és szerencsénk lesz.
A „semmit tevés” szankciói
Amennyiben nem történt meg a 3. hatósági értesítés után sem a beszámoló megküldése, a következő levél már a Cégbíróságtól érkezik. Ebben a NAV tájékoztatásától számított 20 napon belül a Társaságot megszűntnek nyilvánítják és elrendelik a kényszertörlését. Még ez a végzés is megfellebbezhető, a kézbesítéstől számított 15 napon belül, amennyiben a beszámolót pótolja a vállalkozás. Ezt követően már csak a törölt adószám visszaállításáról kell majd intézkedni.
Ha azonban a kényszertörlést elrendelő végzést követően sem megy be a beszámoló, előállhat az az állapot, hogy a Társaság kényszertörléssel megszűnik – mindez mindössze egy be nem küldött beszámoló miatt.
A beszámoló hiányának súlyos következményei
További súlyosabb következmény, hogy a mulasztás – a Cégtörvényben megállapított esetekben – személyi eltiltást is vonhat maga után. A Cégbíróság meghatározott időtartamra eltilthatja a cégnek a kényszertörlési eljárás megindításának időpontjában vagy az azt megelőző két évben bejegyzett vezető tisztségviselőjét, korlátlan tagi felelősséggel működő cég esetén a cég tagjait (tagját), korlátolt tagi felelősséggel működő gazdasági társaság esetén a társaság többségi befolyással rendelkező tagját. Az eltiltás tartozások hiányában vagy max. 500.000 Ft tartozásig 1 év, de ez a cég adósságállományától függően akár 5 év is lehet.
Ezen időtartamon belül az eltiltott személy az eltiltás hatálya alatt nem szerezhet gazdasági társaságban többségi befolyást, nem válhat gazdasági társaság korlátlanul felelős tagjává, egyéni cég tagjává, továbbá nem lehet cég vezető tisztségviselője, cégvezetője, felügyelőbizottsági tagja.
Az eltiltás ténye ráadásul a céges adatbázisokban is szerepel, nyilvános, bárki számára megtekinthető, aki a cég iránt érdeklődik. Az eltiltott személyeket külön is nyilvántartja a cégbíróság, ahol névre kereshetőek.
A fentiekből látható, hogy egy be nem küldött beszámolónak lehetnek akár hosszú távra is kiható következményei, melyekkel jó már előre tisztában lenni. Mivel egyre tudatosabb a KKV szektor partnerválasztása, a jogkövetkezményeken túl, sokkal komolyabb üzleti következmény is társulhat mindehhez. Az ilyen negatív céginformációval rendelkező kkv-k vezetői, tulajdonosai más cégek égisze alatt már sokkal kevésbé tudnak labdába rúgni adott megrendelések esetében, hosszabb távon az üzleti szektor tisztulását eredményezve.