Ismerős az a történet, ami arról a cégtulajdonosról szól, aki az évzárást felkészülve, nyugodtan, a könyvelőnek idejében, rendben, teljeskörűen leadott anyagokkal várta? Ha nem, akkor célszerű tovább olvasni és a részese lenni, mert ez a sztori – az átlagos évzárásokkal ellentétben – pozitív fordulatokkal is kecsegtethet és happy end-del zárulhat.
Az idő és az ellenőrző szervek pallosa
Az év végének közeledtével kisebb gondunk is nagyobb annál, hogy a céges ügyekkel foglalkozzunk. A karácsonyi ajándékok beszerzése, a szilveszteri összejövetel megszervezése és a saját, valamint partnerek céges rendezvényinek meghívói is azt sugallják, hogy idén már csak a kikapcsolódással és az év mentális lezárásával kell foglalkoznunk. Bár, ha teljes szívvel átadjuk ennek magunkat, akkor jövőre az évzárás során könnyen felpöröghetnek az események és nem úgy, ahogy szeretnénk. Ilyenkor persze legyint az ember, hiszen a május 31. hihetetlenül messze van. De máris emlékeztetünk mindenkit arra, hogy ez a közzététel és letétbehelyezés legvégső, és nem a leadásra való felkészülés megkezdésének a törvényi határideje.
Tegyük még idén rendbe a dolgokat
Egy felkészült cégvezető számára több szempontból is fontos, hogy a könyvelési adatokat még a naptári év lezárása előtt tisztázza. Az egyik ilyen szempont a könyvelőtől kapott átlátható és valós pénzügyi mérleg, amiből már év közben, előre megtudhatjuk, hogyan is áll vállalkozásunk. Ehhez hozzáillesztve az év végi terveinket megtudhatjuk, várhatóan hogyan is zárjuk az évet.
Hogy erről minél teljesebb képet kapjunk, minden pénzügyi adatnak a könyvelőnk rendelkezésére kell állnia: az összes számlánknak, banki kivonatnak, bérjellegű információnak, tervezett beruházásnak és olyan egyéb ráfordításoknak, amikről számlák ugyan nincsenek, de számolni kell velük. Fontos tehát, hogy a hiányzó bizonylatokat adjuk le, a korábban elküldött könyvelői kérdéseket válaszoljuk meg, még pont van idő ezek megnyugtató időben történő rendezésére.
Ha már időközben kiderül, hogy cégünk veszteséges, akkor az idejében elkezdett évzárási felkészülésnek köszönhetően ezt beazonosítva tudjuk az üzleti tevékenységünket olyan irányba terelni, hogy ez már az évzáráskor ne érjen felkészületlenül. Esetlegesen az év végére sikerülhet a forgalmunk növelésével mégis profitot elérnünk, vagy a veszteség fedezetéről a tulajdonos részéről addigra már megoldással rendelkezünk.
A naprakészség az év végi adótervezés szempontjából is fontos. Így fogjuk megtudni, hogy mennyi iparűzési, illetve társasági adót kell fizetnünk. A TAO támogatások esetében is tisztában kell lennünk azzal, hogy mennyit tudunk felajánlani, de ez is csak az idejében elkészült év végi zárásból fog kiderülni. Ha valaki előre rendelkezett az adóelőleg összegéről és korábban felajánlotta azt, elképzelhető, hogy az év végi zárás során derül ki, hogy mégsem lesz annyi adója, mint amennyi adóelőleget felajánlott, ami kellemetlen következményekkel járhat. Ha a zárás nem az utolsó pillanatban történik, akkor talán még ez is korrigálható, így a jövőben sem esünk el a felajánlás lehetőségétől.
Miért fontos a pozitív mérleg?
A nyereséges cégeknek több előnye is van: a leendő partnerek első döntési pontja mindig a cégadatok körüli kutakodással kezdődik. Egy nyereséges céggel szívesen kötnek üzletet a megrendelők/beszállítók, míg egy látványosan veszteséges cégben csak az üzleti kockázatot fogják látni. A pályázati lehetőségek és hitelbírálati szempontok alapján sem árt, ha a mutatóink pozitív irányba konvergálnak és bár nem mindig készülünk tudatosan a hitelekre és a pályázatokra, mégis ésszerű cél, hogy ezek a források is bármikor elérhetőek legyenek és ne egy árvaként magára hagyott mérleg álljon majd az útjukba.
További fontos tényező a cégforma megtartása, amit egy negatív saját tőkéjű mérleg könnyen átírhat. Ha akkora a veszteség, hogy a saját tőke a társasági forma számára előírt tőkeminimum alá csökken, vagy eleve negatív, elkerülhetetlenné válik egy taggyűlés összehívása és a tőke pótlása. Ha ez nem történik meg, akkor a tagsági forma változtatására kerülhet sor, így a kft-ből hirtelen betéti társaság vagy közkereseti társaság is lehet. Ha a PTK-nak ellentmondva elkerüljük a taggyűlést és a tőke pótlását, akkor a legrosszabb eshetőséggel is számolnunk kell – a cégbíróság törvényességi felügyeleti eljárásával, illetve negatív kimenetel esetén akár a cég kényszertörlésével.
Az évzárás során a házipénztárról se feledkezzünk meg
Több cégvezető számára az egyik legszebb része a napnak a beérkező utalásokat jelző SMS-ek hangja, amelyre reflexből megindulnak az ATM-ek felé, hogy a pénzt a lehető legbiztosabb helyen: a zsebében tudják. Könyvelési szempontból ez már-már egy horrorfilmbe illő megoldás, hiszen az így levett összegeknek a házipénztárba kellene vándorolniuk. Ha rendszeresen elfelejtjük a pénztári elszámolások vezetését, figyelemmel kísérését, akkor az év végére soha nem látott összegek állhatnak a pénztárban – mindenféle fedezet nélkül. Rossz hír, hogy ezt utólag nagyon nehéz rendezni és az egyetlen könyvelési eszköz, amit segítségül hívhatunk az a különböző költségek házipénztárból való elszámolása.
Hogyan könnyíthetjük meg a könyvelő munkáját?
A válasz egyszerű: adjunk át minden könyvelési adatot időben. A megvalósítás ennél nehezebb, hiszen a könyvelési adatokat alapvetően valós időben a legcélszerűbb átadni, de erre nem mindenkinek van lehetősége. Mégis próbáljunk meg törekedni arra, hogy az információk a lehető legrövidebb időn belül a könyvelőnkhöz kerülhessenek. Ennek nem csak az évzárás szempontjából van fontos szerepe, hanem a flott és naprakész üzletmenet miatt is. Ha egész évben képesek vagyunk arra, hogy szinten tartsuk a könyvelésünket, akkor az év végi zárásnál sem fognak minket meglepetések érni. A könyvelőnk is idejében össze tudja majd állítani az éves beszámolót, aminek ugyan május 31. a törvényi határideje, ennél akár jóval hamarabb is leadható.
Ahhoz, hogy ez kivitelezhető legyen már most egyeztessünk a könyvelővel, pótoljuk az általa kért, hiányzó adatokat (melyeknek már januárban a rendelkezésünkre kell állniuk) és nézzük át az általa készített összesítéseket is.
A beszámoló idejében legyen a birtokunkban
További kérdés, hogy mikortól igényelhetjük a beszámolót a könyvelőtől. Ha mi mindent megtettünk azért, hogy a szükséges adatok a rendelkezésére álljanak, akkor nem ördögtől való, ha január végén már megkezdjük az ezzel kapcsolatos érdeklődést. Jó esetben úgy szerződtünk a könyvelővel, hogy az elkészített beszámolóra vonatkozó határidőben is megállapodtunk. Ha nincs információnk arról, hogy a könyvelésünkkel bármi probléma lenne, legkésőbb a következő év március 31-ig minden esetben kapnunk kell egy olyan lezárt, alátámasztott beszámolót, amely a tulajdonosok elé terjeszthető, jóváhagyható, közzétehető és letétbe helyezhető.
Arról se feledkezzünk meg, hogy a beszámoló leadását egy taggyűlésnek is meg kell előznie, melynek keretében elfogadjuk az év végi zárást. Ez csak akkor kivitelezhető, ha a könyvelő még jóval május 31-e előtt pontot tud rakni a beszámoló végére. Ha könyvvizsgálatra kötelezett a cégünk, akkor a könyvvizsgálóknak a beszámolónkkal eltöltött idejét is bele kell kalkulálnunk a menetrendbe.
A helyzetet ilyen esetben nehezíti, hogy a könyvvizsgálók feszített tempóban dolgoznak és csak abban az időintervallumban érnek ránk, amit előre (akár egy évvel a leadás előtt) meghatároztak. Ha nem készülünk el időben, akkor hitelesíteni sem tudják a könyvelésünket, ami nem sok jóval fog kecsegtetni. A naprakészséggel tehát nem csak a saját, a könyvelőnk és a felügyeleti szervek munkáját könnyítjük meg, de a könyvvizsgálókét is.
Kell egy jó terv
Hogy biztosra menjünk, érdemes egy külön projektet szentelni az alábbi ütemezéssel az év végi leadásra:
- Év közben folyamatosan: a könyvelési adatok napi vagy legalább havi szintű, pontos átadása a könyvelőnek, kérjünk havi vagy legalább negyedéves könyvelési riportokat és nézzük át azokat.
- November eleje: érdeklődés a könyvelőnél az évzáráshoz kapcsolódó adatok esetleges hiánypótlásáról és az év végi zárás elkészülésének lehetséges időpontjáról.
- November vége: hiánypótlással kért adatok átadása a könyvelőnek.
- December közepe: újabb egyeztetés az esetlegesen hiányzó adatokról.
- Január eleje: decemberi adatok leadása.
- Január vége: esetleges nyitott kérdések tisztázó lezárása.
- Február: a beszámoló és az évzárási adóbevallások elkészítése.
- Március: könyvvizsgálat, taggyűlés összehívása, a beszámoló elfogadása.
- Április: intézkedés a beszámoló közzététele, letétbe helyezése kapcsán.
Minden jó, ha jó a vége
Sose feledjük: a beszámoló a vállalkozás tükre, amiben nem csak mi fogjuk látni a saját eredményeinket, de a partnereink, a bankok, a pályázatokat kiíró cégek vagy közületek, és a felügyeleti szervek is. Tisztában vagyunk azzal, hogy az adminisztráció a cégvezetés egyik legfájóbb és legunalmasabb pontja, de mégis igyekezzünk – főleg a könyvelési részét – napi szinten aktualizálni. Ha jól végeztük el a feladatunkat, az év végi zárás csak egy egyszerű rutin lesz, amire már akár március végén pezsgőt bonthatunk, májusban pedig – miközben a KKV-k nagy része a hiányzó adatok pótlásával vív szélmalomharcot – nekünk már csak a nyaralás megszervezésével kell foglalkoznunk.