Mi várható el minimálisan egy könyvelőtől? A válasz összetett, és mint általában, itt sem a fekete-fehér gondolkodás lesz a célravezető! A könyvelővel való együttműködés során sokkal inkább az “árnyalatok”, vagyis az apró részletek azok, amikre érdemes odafigyelni, és ami jelezheti számunkra, hogy megfelelő partnerrel dolgozunk-e jelenleg, vagy sem. A következő blogposztunkban bemutatjuk, hogy mi az az 5 kritérium, amit minimálisan érdemes megkövetelni jelenlegi vagy jövőbeni könyvelődtől! Kezdjük is el!
1. Legyen benne maradéktalan bizalmad!
Ahogy azt már sokszor hangsúlyoztuk, a könyvelő és a megbízó közötti munkakapcsolat elsősorban a töretlen bizalomra épül, és csakis ebből az alapvetésből következhet minden további technikai részlet.
A bizalom fontos, hogy ne csak személyes kapcsolaton alapuljon, hanem a könyvelő szakmai teljesítményén is. A bizalom egy olyan kritérium, amely szerződésben nem nevesíthető feltétel. Könyvelőnktől fontos kérdésekben kérünk tanácsot, sokszor legféltettebb üzleti titkainkat mondjuk el neki, amelyet elvárunk hogy megóv, illetve ennek megfelelően kezel.
A bizalom természetesen nem jön magától, viszont könnyen elveszhet, ha a könyvelő nem teljes odaadással végzi munkáját. Ne várjunk soha addig, hogy a probléma bekövetkezik, vagy hogy a könyvelő kezdeményez valamilyen kommunikációt. Legyenek rendszeres elvárásaink (információ, kimutatás, stb.), amely alkalmas arra, hogy ügyfélként kézben tarthassuk ügyeinket és ne legyünk az információk tekintetében teljeskörűen kiszolgáltatottak egy külső szolgáltatónak.
A könyvelő leterheltségéből, figyelmetlenségéből, szakmai hanyagságából adódó hiba vagy tévedés jelentős negatív hatással lehet a bizalomra. Amennyiben kisebb hibák egyre rendszeresebben fordulnak elő, vagy ügyfélként arra kényszerülünk, hogy ellenőriznünk kell a könyvelő munkáját, akkor mindenképp szükséges először megbeszélést kezdeményezni és jelezni a problémánkat a könyvelő felé – akár úgy, hogy írásos nyoma is legyen.
Ezen túlmenően, amikor olyan helyzetekben, mint az adóellenőrzések, nem várt eseti információigények, adatszolgálattások, év végi zárások vagy könyvvizsgálatok a könyvelőnk proaktívan mellettünk áll és segíti a folyamatokat, az egyértelmű jele annak, hogy a bizalom kiérdemelt és jogos.
2. Legyen elérhető, ha szükség van rá
A jó könyvelő elérhető akkor, amikor szükség van rá. Ez nem jelenti azt, hogy minden telefonhívásra és e-mailre azonnal reagálnia kell, de ha határidős kérdés merül fel vagy sürgős tanácsra van szükség, a könyvelőnek ott kell lennie a partnere mellett, vagyis melletted.
Bár a könyvelő cégek gyakran túlterheltek, az ügyfélkapcsolatokat úgy kell kialakítaniuk, hogy bizonyos ügyfelek ne kerüljenek háttérbe vagy kapjanak alacsonyabb prioritást másoknál. Ha a könyvelőd általában elérhető, amikor szükséged van rá, az egy pozitív jel, ami nem mindig adott napjainkban.
3. Legyen vele olyan szerződésed, ami kiterjed a felelősség kérdésére is
A könyvelői munkakapcsolatban a felelősségi körök pontos definiálása nélkülözhetetlen, mivel a döntések és cselekedetek pénzügyi és jogi következményekkel járhatnak.
A szolgáltatási szerződésnek részletesen tisztáznia kell, hogy milyen feladatokra terjed ki, és milyen feladatokra nem terjed ki a szolgáltatás, illetve pontosan milyen anyagi vagy egyéb felelőssége van a könyvelőnek.
Emellett a szerződésnek ki kell térnie az eljárási szabályokra is, például az iratanyag megőrzésére, a bizonylatok átadásának időbeli, formai és tartalmi követelményeire, az információátadás és igénylés módjára, valamint a könyvelő utasíthatóságának korlátaira.
A felelősségi kérdéseket is világosan rögzíteni kell a szerződésben, mivel ezek fontossá válhatnak, ha az ügyfél jogi eljárást kezdeményez a könyvelő mulasztása miatt.
4. Értsen ahhoz, amit csinál
A könyvelőnek szükséges szakmai tudással és tapasztalattal kell rendelkeznie a feladatok ellátásához. Ahhoz, hogy hatékonyan támogassa a cégedet, rendelkeznie kell a szükséges ismeretekkel és készségekkel a számvitel minden fontos területén.
Kritikus fontosságú, hogy az ügyfélközpontú szemlélettel kombinálva a könyvelő ne csak a feladatokat végezze el rutinszerűen, hanem képes legyen megérteni a vállalkozásodat és az egyedi igényeidet is. Hiszen csakis így lesz képes hatékonyan segíteni a növekedésben és a pénzügyi stabilitás megőrzésében.
Ha könyvelőt keresünk, győződjünk meg esetleges speciális iparági tapasztalatáról is. Amennyiben olyan könyvelő vállalja el könyvelésünket „olcsóbban”, akinél az adott szakterületi tapasztalat nincs meg, könnyen megbukhat az együttműködés.
Célszerű ragaszkodni ahhoz is, hogy vállalkozásunkkal a Pénzügyminisztériumnál regisztrál mérlegképes könyvelő foglalkozzon, amennyiben pedig jellemzően és sűrűen fordulnak elő a működésünk során adózási kérdések, várjuk el az adótanácsadói szolgáltatást is. Az ideális könyvelővállalkozásnál mindezek mellett nem alvállalkozók a könyvelők, hanem alkalmazottak.
5. Szenteljen elegendő figyelmet rád és a cégedre!
Végül, de nem utolsó sorban, a könyvelőnek kellő figyelmet kell szentelnie rád és a cégedre. Ez azt jelenti, hogy megfelelő időt és erőforrásokat kell áldoznia arra, hogy megfelelően teljesítse a könyvelői feladatokat.
Amellett, hogy a szakmai részletekre koncentrál, a könyvelődnek támogató és tanácsadó szerepet is kell betöltenie adott esetben. Ezen kívül a jó könyvelő képben van vállalkozásod ügyeivel, segíti az üzleti döntéshozatalt, valamint proaktív módon felhívja a figyelmedet a pénzügyi lehetőségekre és kihívásokra. Ezt egy végletekig leterhelt könyvelő nem fogja tudni megtenni, mivel a folyamatos tűzoltással van elfoglalva.
Ne feledd, cégvezetőként rendkívül nagy felelősség hárul rád, és a könyvelést sosem szabad félvállról venni. Ha valami nem működik a könyvelőddel, érdemes váltani, mert hosszú távon kifizetődik a nehéz döntés!
Bízz abban, hogy megtalálod az igényeidnek és elvárásaidnak megfelelő könyvelőt, aki segít a vállalkozásod növekedésében és stabilitásának megőrzésében!
Ha ebben segíthetünk,