Ha csak egyetlen jó üzleti döntést kell cégvezetőként meghoznod még idén, van egy egyértelmű tippünk! Ugyanis a hagyományos, papír alapú könyvelésről a digitális könyvelésre való átállás már nagyon időszerű. A jutalom pedig egy sokkal modernebb, olcsóbb, fenntarthatóbb és átláthatóbb könyvelés lesz. A következő cikkünkben részletesebben is megpróbáljuk alátámasztani ezeket az állításokat, és bemutatni mindent, amit a digitális könyvelésről 2024 végén érdemes tudni.
Mi az a digitális könyvelés, és miért egyre népszerűbb?
’A papír a múlté’, vallják ma már egyre többen az üzleti világban is. Mégis, ha megnézzük a hazai gyakorlatot, a magyar cégek jelentős része még mindig teljesen (vagy részben) kötve van a papírhoz, a festékhez és az örökké poros tárolók polcrendszereihez, mint adathordozó, rendszerező és tároló formátumokhoz. Ez alól természetesen a könyvelési folyamatok sem jelentenek kivételt.
Sok cégvezető még csak most, 2024 végén kezd el ismerkedni a digitális iratkezelés és könyvelés lehetőségeivel, annak számos előnyéről nem is beszélve. Sajnos, a szolgáltatók nagyobb része sem követte még le a digitális forradalom elvárásait, és mivel ők is hagyományosan (sokszor kizárólag) papír alapon dolgoznak, így ügyfeleiknek is kevés esélyük van átállni a sokkal hatékonyabb digitális könyvelési módszerre.
A fény azonban már jól látszik az alagút végén, hiszen a vállalkozások egy másik, haladóbb szellemű részénél, akik felismerték a „digitalizálódás” előnyeit, egyre nagyobb igény mutatkozik a távoli eléréssel is működő, online könyvelésre.
Ezt az igényt a NAV által 2020 előtt már bevezetett online adatszolgáltatási kötelezettség jócskán felerősítette, melynek nyomán a számlák jelentős része (néhány ritka kivételtől eltekintve) ma már csak digitális formában készül el, amihez immáron minden technikai feltétel adott, hiszen a NAV adatai is valós időben rendelkezésre állnak, így a digitális könyvelés előtt ma már nincs semmilyen akadály. De nézzük meg egy kicsit a dolog technikai oldalát is!
A digitális könyvelés lényege, hogy a pénzügyi és adóügyi bizonylatok elektronikusan kerülnek feldolgozásra, tárolásra és rendszerezésre. A könyvelő oldaláról az ügyfelek, a számlák, a bevételek és kiadások mind egyetlen, biztonságos platformon kerülnek rögzítésre, ahol a szakember könnyedén hozzáférhet és kezelhetik az éppen szükséges adatokat. Mivel minden adatot egy digitális rendszer rögzít, nincs szükség a papíralapú számlákra és nyugtákra sem.
A felhőalapú technológia segítségével bárhonnan, bármikor hozzáférhetünk könyvelési adatainkhoz, legyen szó irodáról, home office-ról vagy akár egy kávézóról, nincs földrajzi megkötés, így a könyvelő akár egy másik városban is lehet. De ez még csak a kezdet, lássuk, mit mindent rejt még ez a könyvelési forma.
Milyen előnyei vannak a digitális könyvelésnek a hagyományossal szemben?
A nem papír alapú könyvelés közvetlen előnyeit még számba venni is kihívás, nem beszélve azokról a pozitív hatásokról, amiket ez a fajta ügyvitel közvetve gyakorol a cégre és annak munkavállalóira. Mint tudjuk, első a biztonság, így kezdjük adatbiztonság kérdésével!
A XXI. század digitális korában az egyik legnagyobb kihívás (és egyben a digitális megoldásokkal szemben felhozott egyik leggyakoribb érv is) a különböző adathalász és egyéb hackertámadások elszaporodása és ennek negatív következményei. Bár ez a jelenség valós kockázatot jelent, mégis érdemes összevetni a fizikai adattárolás kockázataival, és ennek fényében meghúzni a mérleget.
A felhőben tárolt adatokat folyamatosan biztonsági mentések védik, míg a fizikai térben raktározott „eredeti” dokumentumok ki vannak téve a költözéseknek, átrendezéseknek, a könyvelőváltással járó leltárcseréknek, a természeti károknak (mint a tűzeset, a beázás stb.) valamint a betöréseknek és persze az idő vasfogának is, mely köztudottan sem a papírt, sem a tintát nem kíméli.
Mivel az iratanyagok tárolására szigorú szabályok vonatkoznak, és hosszú éveken keresztül kell megőrizni az anyagokat, belátható, hogy az adatvesztés kockázata (ahogy az idő telik) sokkal nagyobb a fizikai térben, mint az egyébként folyamatosan fejlődő és egyre biztonságosabbá váló digitális platformokon. (Az iratanyag tárolásról és annak szabályairól egy korábbi cikkünkben, itt olvashatsz)
Egy másik rendkívül fontos kérdés a hatékonyság. A hagyományos könyvelésnél a gyakorlat úgy néz ki, hogy a vállalkozó a hónap elején gondosan összegyűjti a számlákat, majd azokat papír alapon átadja a könyvelőjének. A könyvelő ezután a beérkezett bizonylatok alapján könyveli le azokat.
Azonban az ügyfél gyakran késve juttatja el a könyvelési anyagot a könyvelőhöz, vagy adatrögzítés közben derül ki, hogy egyes számlák hiányoznak, az ilyen folyamatos fennakadások pedig nemcsak a hatékony munkavégzést akadályozzák, de még felesleges idegeskedést is okoznak, ami végül az ügyfél és a könyvelő közötti kapcsolatot is megterhelheti.
A digitális könyvelés során viszont a fenti problémák előzetes kontrollokkal, automatikus riportokkal szinte nullára redukálhatók. Emellett pedig a mesterséges intelligencia és az automatizáció is egyre fontosabb szerepet kap a folyamatokban, így ezek az eszközök nemcsak gyorsabbá teszik a könyvelést, de képesek felismerni a hibákat is, és figyelmeztetni a könyvelőt, amint valami rendellenesség történik. (Ez a jelenlegi egyre szigorodó adminisztrációs jogszabályok és adóügyi bírságok korában kifejezetten előnyös és költségcsökkentő tényező lehet, nem beszélve a stresszről, amit a cégvezető spórolhat meg a figyelmetlenségből adódó hibák elkerülésével).
A papírforma kizárása a könyvelési folyamatokból egy olyan „versenyelőnyt” is hordoz, ami azonnali erőforrásokat szabadíthat fel a cégnél. Ez pedig az iratanyag fizikai tárolásának kérdése. A számlák és bizonylatok tömkelege rengeteg helyet foglal el az iroda egy-egy erre dedikált részén, legyen az szekrény, polcrendszer vagy akár egy külön helyiség.
A digitális tér ezzel szemben szinte korlátlan helyet biztosít, ráadásul ezt egy sokkal rendszerezettebb, gyorsabban kereshető és bárhonnan elérhető formában teszi. Mivel még nem beszéltünk az anyagiakról, így érdemes erről is egy pár szót ejteni, ugyanis a digitális könyvelésnek súlyos forintokban mérhető haszna is van a cég számára.
Érdemes kiszámolni, hogy egy-egy hónapban mennyi pénzt költ a vállalkozás papírra, nyomtató festékre, a nyomtatók karbantartására, valamint minden olyan fizikai eszközre, melyek az iratkezeléshez és tároláshoz szükségesek.
Mivel ezek az irodai termékek rendkívül drágák, és vagy fogyóeszközök, vagy egyre több kell belőlük, ahogyan a papíranyag halmozódik, könnyen belátható, hogy ezek teljes elhagyása havi szinten már egy látható összeget spórol a cégnek.
Végül, de nem utolsó sorban érdemes a fenntarthatóságot is megemlíteni, mint a modern és felelős irodai működés egyik kiemelt ismérvét. A papír nélküli iroda nem csupán vonzó, mind a munkavállalók, mind pedig az ügyfelek számára, de a fenntarthatósághoz is hathatósan hozzájárul.
Egy átlagos magyar cég évente több ezer oldalt nyomtat pénzügyi és számviteli dokumentáció miatt, nem beszélve a beszerzés, hulladékképzés stb. okozta ökológiai lábnyomról. Ezek a digitális könyveléssel szinte teljesen kiküszöbölhetőek, így egy tisztább és környezetbarátabb irodai működéssel büszkélkedhet a cég és annak vezetője.
Ha az eddigiek alapján sikerült felkeltenünk az érdeklődést, akkor már csak egy kérdéskör maradt hátra.
Ki válthat digitális könyvelésre 2024-ben és hogyan?
Miután mélyebben megvizsgáltuk a digitális könyvelés működését, előnyeit és praktikáit, nézzük meg, hogy ki válthat digitális könyvelésre, akár már idén.
A válasz elegánsan egyszerű, ugyanakkor felszabadító is. Bárki, aki szeretne egy hatékonyabb, olcsóbb, fenntarthatóbb, és a XXI. század kihívásaihoz sokkal jobban illeszkedő könyvelést cégének, akár már ma eldöntheti, hogy rálép a digitalizáció útjára.
Ehhez természetesen, első körben meg kell találni azt a partnert, aki pontosan ismeri a szükséges lépéseket és azokat az elengedhetetlen eszközöket is, melyek kelleni fognak a folyamathoz, valamint, aki rendelkezik ilyen szolgáltatással.
Cégünk évek óta élen jár a digitális könyvelés gyakorlatában, és hatalmas tapasztalattal segít átállni azon ügyfeleinek, akik szeretnék a jövőben digitális alapon folytatni a könyvelési munkát.
A VRG digitális könyvelésének részletes technikai bemutatását egy másik cikkünkben olvashatod el, javasoljuk, hogy amennyiben felkeltettük érdeklődésedet a téma iránt, vesd bele magad a részletekben, majd keress meg minket, és kezdjük el együtt a folyamatot. Ehhez kapcsolódóan, a könyvelőváltásról is írtunk már részletesebben, ezért figyelmedbe ajánljuk ezt az írásunkat is. Várjuk megkeresésed!