Már jócskán beléptünk a negyedik negyedévbe, és bár 2025. május 31. (vagyis a 2024-es üzleti évről szóló beszámoló közzétételének törvényi legvégső határideje) még messzinek tűnik, az éves zárásra már most érdemes aktívan felkészülni. A beszámoló közzétételét számos fontos lépés előzi meg, melyeknek egy részét már 2024-ben célszerű betervezni és elkezdeni. A következő blogcikkben végig vesszük a fontosabb kérdéseket, hogy semmi ne maradjon ki idén sem, ami a hibamentes és határidőre kész záráshoz szükséges. Kezdjük a sürgető tényekkel!
„Nem lehet eléggé korán elkezdni”
Igaz, a mérleg közzétételének határideje csak az üzleti évet követő év május 31-e, ez korántsem jelenti azt, hogy 2025-ben még öt teljes hónapunk áll rendelkezésre az összes járulékos feladat elvégzésére. Az éves zárás ezért nem a negyedik negyedéves áfabevallás után kezdődik, hanem ideális esetben már a vizsgált (idei) üzleti év novemberében Mégjobb esetben pedig eleve úgy szervezettek a számviteli folyamatok, hogy a zárás csak a leltár és a beszámoló összeállításával jelent több feladatot.
Valójában 2025 májusáig már minden feladatnak készen kell lennie, tehát minden dokumentumnak jóváhagyott formában, közzé tehető állapotban rendelkezésre kell állnia.
Egy felkészült cégvezető számára éppen ezért elengedhetetlen, hogy a könyvelési adatokat még a naptári év vége előtt tisztába tegye, így az év közben (időben) megkapott mérlegből, főkönyvi adatokból már előre láthatja a vállalkozás pénzügyi helyzetét.
Amennyiben év közben kiderülne, hogy a cég veszteséges, a megfelelő felkészüléssel még éppen időben lehetőséget teremtünk arra, hogy az év végére (például a forgalom növelésével) profitot érjünk el, vagy a veszteség fedezetéről gondoskodjunk. Ehhez azonban minden pénzügyi adatnak – számláknak, banki kivonatoknak, bérjellegű információknak és a tervezett beruházásokról szóló információknak – elérhetőnek kell lenniük a könyvelő számára. Így ha bizonylati hiányok vannak, elengedhetetlen, hogy azok is még év közben rendezésre kerüljenek.
Amennyiben a zárással kapcsolatos aktív előkészületek nincsenek terítéken már most ősszel, netán még a jövő év legelején sem kerülnek elő a januári bevallások előtt a könyvelő részéről, akkor érdemes elgondolkodni, hogy biztosan megfelelő kezekben van-e a könyvelés (erről az egyik gondolatébresztő cikkünket itt olvashatja el).
Ki felel az iratanyagok rendelkezésre állásáért?
A dokumentumok hiánytalan rendelkezésre állásának fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni, hiszen a könyvelés kizárólag ezekre a papíralapú vagy digitális anyagokra támaszkodik, és nem az ügyfél becsléseire.
Ennek a felelőssége elsősorban a vállalkozás vezetőinek a vállán nyugszik, akiknek időben gondoskodniuk kell arról, hogy a szükséges bizonylatok időben megérkezzenek a könyveléshez.
Gyakori tévhit, hogy a vállalkozó azt gondolja, ha csak belföldi ügyletei vannak, a könyvelő „önkiszolgáló” módon minden adatot beszerez a NAV online számlaadatok letöltése útján, illetve ha olvasási jogot kap a bankhoz, letölti a kivonatokat és kész a könyvelés.A bizonylatokat egyrészt eredetiben változatlanul meg kell őrizni, másrészt a könyvelni kizárólag bizonylat alapján lehet. A bizonylat nélküli könyvelés jogszabályellenes, így a szolgáltató sem vállalhat úgy számviteli szolgáltatást, hogy ő csak az online adatokból dolgozik. Ha ilyet vállal mégis egy szolgáltató, az nem számviteli szolgálatás, és a vállalkozó megnézheti magát, ha egyszer adóellenőrzést kap.
A könyvelő természetesen az előzetes „zárással” segíthet abban, hogy feltáruljanak az esetleges hiányosságok, így az ügyféllel együttműködve biztosítható, hogy az évzárás átlátható és teljes legyen, elkerülve a hiányzó tételek miatti utólagos korrekciókat.
A pénzügyi kérdések mellett az adótervezés szempontjából is kulcsfontosságú a naprakészség, hiszen csakis így derülhetnek ki még időben olyan húsbavágó kérdések, minthogy pl. mennyi iparűzési vagy társasági adót kell fizetnie a társaságnak, illetve milyen mértékű TAO-támogatás ajánlható fel anélkül, hogy váratlan következményekkel kellene szembenézni az év végi zárás során.
Hogyan készül a mérlegleltár?
Az évzárás egyik alapkövetelménye, hogy mérlegleltárral támasszuk alá a vállalkozás pénzügyi helyzetét, ami kétféle leltározási módszert is magában foglal.
Az első a hagyományos, tételes leltár, amely során az ügyfél végzi el az eszköz- és készletállomány, valamint a pénzkészlet teljes körű felmérését. Ebbe beleértendő a házipénztár leltározása is, amit szintén meg kell osztania a könyvelőkkel, hogy a mérlegben szereplő adatok teljes képet adjanak.
A második módszer az egyeztetésen alapuló leltározás, amely során a könyvelésben szereplő követeléseket, kötelezettségeket összevetik a valós adatokkal (mint például a banki kivonatokkal igazolt bankszámlaegyenleg).
A követelések és kötelezettségek egyeztetéséhez szükséges, hogy a külső, megbízható forrásokból származó információkat összehasonlítsa a könyvelő a vállalkozás belső nyilvántartásaival. Például a kintlévőségek leltározásához az ügyfél partnereitől informálisan visszaigazolt tartozáslistákat használunk, hogy megbizonyosodjunk a nyilvántartások pontosságáról.
A zárás könyvelő oldali, technikai lépéseiről egy korábbi cikkünkben részletesen beszámolunk, itt. Érdemes ezt a cikket is elolvasni, hogy teljes képet kapjunk arról, milyen feladatai vannak a könyvelőnek.
Mikor kell a könyvvizsgálót kinevezni?
A könyvvizsgáló kinevezésének időpontja kritikus lépés a zárási folyamatban.
Magyarországon a könyvvizsgálat szükségességét törvényi előírások szabályozzák, és általánosan elmondható, hogy minden olyan vállalkozásnak, amelyik a törvényben meghatározott bevételi vagy foglalkoztatási küszöbérték fölé emelkedik, kötelessége könyvvizsgálót alkalmazni, de ez vonatkozhat speciális tevékenységet végző cégekre is, függetlenül a bevételtől. (Ennek a témának egy teljes cikket szüneteltünk korábban, amely itt olvasható)
A könyvvizsgálót már azon beszámolót követően, ami alapján látható, hogy a következő év könyvvizsgálatra kötelezett, de legkésőbb az év második felének kezdetén érdemes kinevezni, hogy biztosítsuk a pénzügyi tranzakciók folyamatos ellenőrzését, és a felmerülő kérdések esetén tanácsot kaphassunk tőle is. A könyvvizsgálót a társaság legfőbb szerve választja meg, „nevezi ki”. Ezt követően a társaságoknak fontos gondoskodni arról is, hogy a választott könyvvizsgáló a cégbíróságon is bejegyzésre kerüljön.
Az időben kinevezett könyvvizsgáló előnye, hogy még év közben segíthet az esetleges szabálytalanságok feltárásában és javításában, így elkerülhetjük, hogy az évzárás során jöjjenek felszínre olyan problémák, amelyek megoldása késedelmet okozhat.
A kinevezési határidőt bizonyos mértékben megszabja az a követelmény is, miszerint a könyvvizsgálónak független, a vállalkozás érdekeitől mentes személyként kell eljárnia, ezért a választás folyamatát átlátható módon, az igazgatóság vagy tulajdonosok bevonásával szükséges lebonyolítani, amihez idő kell.
A könyvvizsgálónak elegendő időt kell biztosítanunk, hogy részletesen át tudja tekinteni az éves pénzügyi beszámolót a mérlegkészítési fordulónapot követő 150 napon belül, de ideáli esetben március elejéig bezárólag.
Az időben történőkinevezés tehát segít abban, hogy a könyvvizsgáló munkájához szükséges dokumentumok és adatok időben rendelkezésre álljanak, elkerülve ezzel a pénzügyi záráskor felmerülő utolsó pillanatos hibákat.
Milyen hátrányokkal jár, ha Ön vagy könyvelője halogatja a feladatokat?
A feladatok halogatása, akár a vállalkozás vezetősége, akár a könyvelő részéről, súlyos következményekkel járhat az év végi zárás folyamatára, éppen úgy, mint a vállalkozás általános pénzügyi helyzetére és az átláthatóságára.
A kisebb-nagyobb elmaradások nem csupán a jogszabályi megfelelés szempontjából jelenthetnek problémát (extrém esetben akár az adószám törlésével is járhatnak, erről itt írunk bővebben), hanem a vállalkozás hitelességét is veszélyeztethetik.
A feladatok elhúzása megnehezíti az adóügyi tervezést, ami miatt elmaradhatnak az adókedvezmények kihasználására irányuló intézkedések, valamint amennyiben szükséges valamilyen célból (pl. hitelfelvétel) az egyeztetett „tiszta” főkönyvi kivonat és annak csatolása, arra sem lesz lehetőség. Ez nem csupán anyagi veszteséggel jár, hanem csorbítja a cég megítélését, akár a partnerek, a befektetők vagy akár a munkavállalók szemében is.
Mindemellett az elmaradt feladatok miatt az év végi zárás időszaka rendkívül feszültté és stresszessé válhat, a kapkodás pedig gyakran további hibákat eredményez, ami ismét visszahat a pénzügyi adatok pontosságára és megbízhatóságára.
A feladataival „úszó” könyvelővel való közös munka során a könyvvizsgálónak sincs elegendő ideje átnézni az éves beszámolót, és előfordulhat, hogy sürgős hiánypótlásokat kell kérnie az utolsó pillanatban. Ez nemcsak az auditot nehezíti meg, hanem a könyvvizsgálóval való kapcsolatot is rontja, ami a jövőbeli együttműködésre is óhatatlanul negatív hatással lesz.
Most, hogy a cikk végére értünk, érdemes feltennie a kérdést, hogy amikor ezeket a sorokat olvassa, Ön benne van-e már a zárás aktív teendőiben, és ha nem, sürgősen érdemes lépni. Ha ebben egy megbízható partnerre van szüksége a jövőben, állunk rendelkezésére.